Niejednokrotnie zdarza się, że pracodawcy, chcąc zachęcić pracowników do podjęcia pracy w swoim przedsiębiorstwie, oferują im dodatkowe benefity. Należą do nich między innymi karnety uprawniające do korzystania z klubów fitness czy dodatkowe pakiety medyczne. Sposób rozliczania tych świadczeń może być różny – czasami pracodawca ponosi cały koszt, a czasami tylko jego część, natomiast pozostała wartość pokrywana jest przez pracownika poprzez potrącenie z wynagrodzenia.
Jak zatem rozliczyć przekazanie kart pracownikom na gruncie podatku dochodowego i składek ZUS?
|
Spis treści:
- Podstawa naliczania składek społecznych
- Podstawa naliczania podatku dochodowego
|
Podstawa naliczania składek społecznych
Świadczenia oferowane pracownikom mogą być w całości finansowane ze środków obrotowych pracodawcy lub tylko częściowo. To z kolei wpływa na obowiązek naliczania i pobierania składek ZUS od wartości tych świadczeń.
Zasadą ogólną jest, że od przychodów pracownika powinny być naliczane i pobierane składki ZUS. Punktem wyjścia do oceny takiego obowiązku jest weryfikacja, czy dane świadczenie stanowi przychód podlegający opodatkowaniu.
Jeśli pracodawca ma obowiązek uwzględnić wartość świadczenia w podstawie opodatkowania, wówczas świadczenie to – co do zasady – podlega również składkom ZUS. Dotyczy to w szczególności nieodpłatnych świadczeń. Choć ustawa nie zawiera definicji tego pojęcia, można odwołać się do uzasadnienia wyroku Trybunału Konstytucyjnego z 8 lipca 2014 r. (sygn. akt K 7/13), w którym czytamy:
„Przychodem pracownika jest tylko takie nieodpłatne świadczenie pracodawcy, na które pracownik wyraził zgodę, które zostało spełnione w jego interesie i oznacza realne przysporzenie mu korzyści.”
Zatem jeśli cała wartość świadczenia pokrywana jest ze środków pracodawcy, świadczenie to podlega oskładkowaniu. Warto jednak pamiętać o wyjątku przewidzianym w § 2 ust. 1 pkt 26 rozporządzenia składkowego. Czytamy tam, że podstawy wymiaru składek nie stanowią korzyści materialne wynikające z układów zbiorowych pracy, regulaminów wynagradzania lub przepisów o wynagradzaniu, polegające na uprawnieniu do zakupu po cenach niższych niż detaliczne niektórych artykułów, przedmiotów lub usług oraz korzystaniu z bezpłatnych lub częściowo odpłatnych przejazdów środkami lokomocji.
Aby zastosować ten wyjątek, prawo pracownika do częściowej odpłatności za dodatkowe benefity musi wynikać z przepisów obowiązujących w danym zakładzie pracy. W zależności od wielkości firmy, system wynagradzania powinien być odpowiednio zapisany w układzie zbiorowym pracy lub – w przypadku braku obowiązku jego tworzenia – w regulaminie wynagradzania. Nieskuteczna w tym przypadku będzie informacja zawarta wyłącznie w umowie, bez odniesienia do konkretnego dokumentu źródłowego.
|
UWAGA!
Świadczenia nie stanowią podstawy wymiaru składek, jeśli:
- mają charakter niepieniężny,
- stanowią korzyść materialną w postaci możliwości nabycia towarów lub usług po cenie niższej niż detaliczna,
- wynikają z układów zbiorowych pracy lub regulaminów wynagradzania.
|
Jeśli pracownik ponosi częściową odpłatność za dodatkowe świadczenia przekazywane przez pracodawcę, składki ZUS nie powinny być pobierane od wartości świadczenia finansowanego przez pracodawcę. Jeżeli od świadczenia nie są naliczane składki społeczne, wówczas składka zdrowotna również nie jest obowiązkowa.
Przykład:
Firma X wykupiła dla swoich pracowników pakiety medyczne w różnych opcjach, o wartości od 100,00 zł do 200,00 zł. Pracownicy ponoszą ryczałtową odpłatność za pakiet w wysokości 20,00 zł (potrącaną z wynagrodzenia), natomiast pozostała kwota opłacana jest ze środków obrotowych pracodawcy.
W takim przypadku składki ZUS nie będą pobierane od kwoty dofinansowania ponoszonej przez pracodawcę.
Powyżej była mowa o świadczeniach finansowanych ze środków obrotowych pracodawcy. Większe firmy są jednak często zobowiązane do tworzenia Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych (ZFŚS). Czy w takim przypadku możliwa jest refundacja kosztów z ZFŚS?
Tak — w takim przypadku pracownik korzysta ze zwolnienia określonego w § 2 ust. 1 pkt 19 rozporządzenia składkowego. Otrzymanie przez pracownika dodatkowych świadczeń, nawet jeśli były one całkowicie nieodpłatne, korzysta ze zwolnienia na mocy przytoczonego rozporządzenia. Świadczenia finansowane ze środków przeznaczonych na cele socjalne, w ramach ZFŚS, należą do kategorii przychodów niestanowiących podstawy wymiaru składek ZUS.
Podstawa naliczania podatku dochodowego
Podstawa opodatkowania podatkiem dochodowym w przypadku pracowników określona jest w art. 12 ustawy. Zgodnie z przepisem, za przychody ze stosunku służbowego, stosunku pracy, pracy nakładczej oraz spółdzielczego stosunku pracy uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, a w szczególności:
- wynagrodzenia zasadnicze,
- wynagrodzenia za godziny nadliczbowe,
- różnego rodzaju dodatki, nagrody,
- ekwiwalenty za niewykorzystany urlop,
- wszelkie inne kwoty, niezależnie od tego, czy ich wysokość została z góry ustalona,
- świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych.
Powyższe wskazuje na obowiązek naliczenia podatku od dodatkowych świadczeń dla pracowników. Jeśli świadczenie jest częściowo finansowane przez pracodawcę, a częściowo przez pracownika, podstawą opodatkowania będzie kwota odpowiadająca udziałowi pracodawcy w finansowaniu tego świadczenia. Stawka podatku (12% lub 32%) zależy od kwoty dochodu danego pracownika.
W szczególnych przypadkach podatek nie będzie pobierany. Dotyczy to sytuacji, gdy dochód korzysta ze zwolnienia w ramach ulgi podatkowej do kwoty 85 528,00 zł, która przysługuje:
- osobom do 26. roku życia,
- powracającym z zagranicy,
- seniorom,
- rodzinom wielodzietnym.
Podatek nie zostanie również naliczony, jeśli pracownik osiąga dochody nieprzekraczające kwoty wolnej od podatku, tj. 30 000,00 zł – np. w przypadku zatrudnienia na niepełny etat.
|
UWAGA!
Świadczenie przekazane pracownikowi podlega opodatkowaniu w zakresie, w jakim zostało sfinansowane przez pracodawcę.
|
Przykład:
Firma Z wykupiła dla swoich pracowników karnety do klubu sportowego o wartości od 100,00 zł do 250,00 zł. Pracownicy ponoszą ryczałtową odpłatność za pakiet w wysokości 50,00 zł (potrącaną z wynagrodzenia), natomiast pozostała kwota opłacana jest ze środków obrotowych pracodawcy.
W tym przypadku w podstawie naliczenia podatku dochodowego zostanie uwzględniona kwota 200,00 zł — czyli część sfinansowana przez pracodawcę.
Tak jak w przypadku składek ZUS, również w odniesieniu do podatku dochodowego obowiązują szczególne zasady dotyczące świadczeń finansowanych z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych (ZFŚS). W takim przypadku nie podlega opodatkowaniu świadczenie nieodpłatne, jeżeli łączna roczna wartość wszystkich świadczeń otrzymanych przez pracownika z ZFŚS nie przekroczyła kwoty 1000 zł.
W przypadku przekroczenia tego limitu w ciągu roku, nadwyżka podlega opodatkowaniu na ogólnych zasadach. Postanowienia te zawarte są w art. 21 ust. 1 pkt 67 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych.
Autor:
Beata Tęgowska
Źródła:
Artykuł 12 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych [z dnia 09.05.2025].
Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 18.12.1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe [z dnia 09.05.2025].
