Ulga na innowacyjnych pracowników – rozliczenie w CIT

Podatnicy CIT mogą korzystać z preferencyjnego sposobu rozliczenia kosztów nieodliczonych w ramach ulgi B+R. Tzw. "ulga na innowacyjnych pracowników" została uregulowana w art. 18db ustawy o CIT i umożliwia pomniejszenie zaliczek na PIT od wynagrodzeń pracowników zaangażowanych w działalność B+R.

Kto może skorzystać z ulgi

Ulga została wprowadzona w 2022 r. i przysługuje podatnikom CIT, którzy:

• mają prawo do odliczenia kosztów w ramach ulgi B+R (art. 18d ustawy o CIT),
• ponieśli stratę lub ich dochód jest niższy niż przysługujące odliczenie,
• osiągają przychody inne niż z zysków kapitałowych,
• są płatnikami PIT (art. 18db ust. 1 ustawy o CIT).

Mechanizm działania ulgi

Podatnik może pomniejszyć wpłacane do urzędu skarbowego zaliczki na PIT (od wynagrodzeń) o część nieodliczonych kosztów B+R. Kwotę pomniejszenia zgodnie z art. 18db ust. 1 ustawy o CIT oblicza się jako:

nieodliczona kwota ulgi B+R x stawka podatku PIT

Przykład:

 Spółka X w lipcu zatrudniała 10 pracowników, z których 6 było bezpośrednio zaangażowanych w projekty badawczo-rozwojowe. Dla pięciu z nich udział czasu pracy przeznaczonego na działalność B+R przekroczył 50% w skali miesiąca. Spółka za 2024 rok wykazała nieodliczoną kwotę kosztów kwalifikowanych w wysokości 100 000 zł, której nie mogła uwzględnić z powodu poniesionej straty. W lipcu 2025 r., po złożeniu CIT-8 za 2024 r., spółka postanowiła skorzystać z ulgi na innowacyjnych pracowników i pomniejszyła zaliczki na PIT od wynagrodzeń pięciu spełniających warunek B+R pracowników. Stawka CIT wynosiła 19%, więc miesięczne pomniejszenie wyniosło 19 000 zł (100 000 zł × 19%).

Od kogo zaliczki mogą być pomniejszane

Zaliczki muszą dotyczyć przychodów:

• z umowy o pracę,
• umowy zlecenia lub o dzieło,
• z praw autorskich,

jeśli uzyskują je osoby, które w danym miesiącu przeznaczyły co najmniej 50% czasu pracy lub wykonania usługi na działalność B+R (art. 18db ust. 2 i 3 ustawy o CIT).

Kwestia nieobecności w czasie pracy – sporne interpretacje

Kwestia tego, co wchodzi w skład „ogólnego czasu pracy” pracownika B+R, była przedmiotem licznych sporów pomiędzy podatnikiem a fiskusem. Spory te dotyczyły w tym zakresie zarówno ulgi B+R, jak i ulgi na innowacyjnych pracowników. W jednej z interpretacji (Dyrektor KIS w interpretacji z 8 września 2023 r., sygn. 0111-KDIB1-3.4010.357.2023.2.JKU) wskazano, że np. urlopy nie powinny być wliczane do ogólnego czasu pracy. Jednak stanowisko to nie jest powszechnie akceptowane. Odrzuciły je m.in. w swoich wyrokach sądy administracyjne.

W wyroku WSA w Gdańsku z 8 stycznia 2025 r., sygn. akt I SA/Gd 863/24 sąd uznał, że urlop wypoczynkowy, zwolnienie lekarskie oraz inne ustawowe nieobecności (np. na mocy art. 188 Kodeksu pracy) powinny być wliczane do ogólnego czasu pracy przy wyliczaniu proporcji potrzebnej do ulgi. Sąd podkreślił, że pojęcie to należy rozumieć jako nominalny czas pracy, czyli taki, który obejmuje również okresy nieobecności usprawiedliwionej i płatnej. Taki sam sposób liczenia „ogólnego czasu pracy” przyjmuje się przy obliczaniu proporcji kosztów kwalifikowanych w ramach klasycznej ulgi B+R, o czym świadczy orzecznictwo Naczelnego Sądu Administracyjnego (m.in. wyrok z 8 lutego 2023 r., sygn. akt II FSK 1537/20).

Kiedy przysługuje prawo do ulgi

Zgodnie z art. 18db ust. 4 ustawy o CIT:

• odliczenia można dokonać od miesiąca następującego po złożeniu zeznania rocznego CIT-8 (dla podatników o kalendarzowym miesiącu podatkowym jest to kwiecień),
• pomniejszenia można stosować tylko do końca roku podatkowego.

Interpretacja indywidualna Dyrektora KIS z 26 października 2023 r (sygn. 0114-KDIP2-1.4010.460.2023.4.MR1) potwierdza, że np. zeznanie CIT-8 złożone w marcu daje prawo do ulgi od kwietnia. Jak stwierdzono w tej interpretacji:

MF

(…) jeżeli złożą Państwo zeznanie CIT-8 np. w marcu, to uprawnienie do pomniejszenia zaliczek, o których mowa w art. 18db ust. 1, będzie Państwa Spółce przysługiwało od miesiąca kwietnia (tj. od miesiąca następującego bezpośrednio po miesiącu, w którym Spółka złożyła CIT-8 – zbieżnego z miesiącem, w którym nastąpiła wypłata wynagrodzenia i pobór zaliczek na PIT).

Sądy administracyjne wypowiedziały się, już co do przypadku, w którym podatnik wykaże koszty kwalifikowane z tytułu ulgi B+R dopiero w korekcie zeznania CIT-8. Nawet w takim wypadku prawo do ulgi na innowacyjnych pracowników przysługuje mu już od następnego miesiąca po miesiącu, w którym złożył zeznanie, a nie korektę. Jak stwierdzono w wyroku WSA w Krakowie z 14 lutego 2025 r., sygn. akt I SA/Kr 987/24

WSA

„(…) art. 18db ust. 4 u.p.d.o.p. wymaga jedynie złożenia zeznania rocznego. W powołanym przepisie nie ma podstawy do twierdzenia, że w zeznaniu tym podatnik powinien wykazać koszty kwalifikowane w formularzu CIT-BR.”

Po złożeniu zeznania ulga może być rozliczana w każdym miesiącu, w którym pracownicy spełniają warunek zaangażowania w B+R w miesiącu, w którym zaliczki są pomniejszane.

Przykład:

 Spółka ma trzech programistów zatrudnionych na umowy o pracę, którzy przez wszystkie miesiące 2025 roku po złożeniu CIT-8 poświęcają ponad 60% czasu na projekty B+R. W takim przypadku zaliczki od ich wynagrodzeń mogą być pomniejszane co miesiąc przez resztę 2025 roku.

Warto zaznaczyć, że błędne obliczenie proporcji czasu pracy pracownika B+R może skutkować koniecznością korekty całej ulgi za dany miesiąc. Dlatego należy podkreślić obowiązek szczegółowej dokumentacji czasu pracy osób objętych ulgą.

Przykład:

Spółka nieprawidłowo zinterpretowała czas pracy jednego z konstruktorów, uznając całość jego obecności w biurze za czas B+R. W wyniku kontroli okazało się, że pracownik przez część miesiąca wykonywał zadania administracyjne. Spółka musiała dokonać korekty pomniejszenia zaliczek PIT za ten miesiąc.

Rozliczanie kosztów z lat ubiegłych

Zgodnie z art. 18d ust. 8 ustawy o CIT, jeśli podatnik nie mógł w pełni skorzystać z ulgi B+R z uwagi na stratę lub zbyt niski dochód, może odliczyć jej pozostałą część przez kolejne 6 lat. Kwoty te mogą być także podstawą do zastosowania ulgi na innowacyjnych pracowników z art. 18db ustawy o CIT. Takie stanowisko potwierdza interpretacja indywidualna Dyrektora KIS z 27 października 2023 r. (sygn. 0114-KDIP2-1.4010.498.2023.2.MR1). W interpretacji tej przyznano podatnikowi możliwość wykorzystania ulgi na innowacyjnych pracowników w odniesieniu do kosztów skumulowanych od 2020 r.

Ulga B+R, gotówkowy zwrot i ulga na innowacyjnych pracowników

Ulga z art. 18db nie wyklucza:

• odliczenia kosztów B+R zgodnie z art. 18d,
• ubiegania się o zwrot gotówkowy na podstawie art. 18da CIT,

ale dotyczy jedynie części, która nie została odliczona ani zwrócona.

Podsumowanie:

• prawo do ulgi przysługuje tylko po złożeniu rocznego CIT-8.
• ulga obejmuje tylko pracowników rzeczywiście zaangażowanych w działalność B+R.
• obowiązuje limit czasowy (do końca roku podatkowego).

Autor:

Sławomir Biliński

Źródła:

Podstawa prawna:

• art. 18d i art. 18db ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (t.j. Dz.U. z 2025 r. poz. 278 ze zm.)

Powołane interpretacje i orzeczenia

• Interpretacja indywidualna Dyrektora KIS z 8 września 2023 r., sygn. 0111-KDIB1-3.4010.357.2023.2.JKU
• Interpretacja indywidualna Dyrektora KIS z 26 października 2023 r., sygn. 0114-KDIP2-1.4010.460.2023.4.MR1
• Interpretacja indywidualna Dyrektora KIS z 27 października 2023 r., sygn. 0114-KDIP2-1.4010.498.2023.2.MR1

Powołane orzeczenia

• wyroku WSA w Gdańsku z 8 stycznia 2025 r., sygn. akt I SA/Gd 863/24
• wyrok WSA w Krakowie z 14 lutego 2025 r., sygn. akt I SA/Kr 987/24
• wyrok NSA z 8 lutego 2023 r., sygn. akt II FSK 1537/20