Prowadzenie firmy we własnym mieszkaniu – sprawy podatkowe i rozliczenia

Zakładając własną firmę, nie musisz koniecznie szukać nowego lokalu na jej siedzibę. Jednoosobowa działalność gospodarcza – zwłaszcza o charakterze usługowym – może być z powodzeniem prowadzona także we własnym mieszkaniu. Dotyczy to zwłaszcza mikroprzedsiębiorców, którzy zlecone im przez klientów zadania realizują przez Internet za pomocą komputera. Nie każdy z nich zdaje sobie jednak sprawę z tego, że takie rozwiązanie pozwala na wliczenie w koszty uzyskiwania przychodów części wydatków wynikających z użytkowania własnego lokalu mieszkalnego w celach biznesowych. W związku z tym pojawia się też problem właściwego rozliczenia tych wydatków tak, aby rzeczywiście zgadzały się one ze stanem faktycznym. Warto dowiedzieć się, jak to zrobić.

Rozdzielanie kosztów prywatnych od firmowych

Wbrew pozorom oddzielenie od siebie wydatków poniesionych na bieżącą działalność podmiotu gospodarczego oraz w celach prywatnych nie jest wcale łatwe. Do takiego stanu rzeczy przyczynia się fakt braku w obowiązujących aktach prawnych jakichkolwiek jednoznacznych wskazówek, jak efektywnie (i zgodnie z aktualnymi uregulowaniami) przeprowadzić ten proces.

Ponieważ wydatki te odnoszą się zwykle do standardowo opłacanych rachunków, takich jak prąd czy gaz, warto na bieżąco sprawdzać odczyty z licznika lub bilingi rozmów telefonicznych przeprowadzanych za pomocą stacjonarnego aparatu. W ten sposób jednak określenie, ile faktycznie mediów zostało zużytych w celach biznesowych, w większości wypadków nie jest możliwe.

Przedsiębiorcom w tej sytuacji nie pozostaje zatem nic innego, jak sięgnięcie po odpowiednio wyliczony współczynnik, którego wartość określa się w oparciu o ustalony wcześniej procentowy udział w całości lokum części, w której dana osoba prowadzi działalność zarobkową. Współczynnik zazwyczaj wylicza się na bazie całościowego metrażu domu lub mieszkania.

Rodzaje wydatków zaliczanych do kosztów uzyskania przychodów

Oczywiście, nie wszystkie wydatki związane z funkcjonowaniem lokum mieszkalnego można uznać za koszt przychodu działającego tam mikroprzedsiębiorstwa. Warto jednak wiedzieć, co do których z nich istnieje taka możliwość. Dotyczy to przede wszystkim czynszu w części, którą obliczono w oparciu o odpowiednie proporcje. Ponadto wlicza się do nich także media, takie jak woda, energia elektryczna, gaz, wywóz śmieci itp. Jeśli tylko jest to możliwe, wysokość tych wydatków ustala się na bazie odrębnych liczników. Można również w tym celu wykorzystać współczynnik, którego wysokość ustala się w oparciu o metraż lokalu. Co istotne jednak, wysokość tego współczynnika niekiedy może ulec modyfikacjom. Odnosi się to do sytuacji, gdy wykorzystywane w celach prywatnych sprzęty zużywają więcej prądu niż ma to miejsce w przypadku urządzeń wykorzystywanych w celach biznesowych. Do rozliczeń mediów mogą również posłużyć faktury albo rozliczenia ze spółdzielnią mieszkaniową.

Możliwość odliczenia od podatku kosztów uzyskania przychodów dotyczy także opłat za telefon i internet. Do rozliczania rozmów telefonicznych wykorzystuje się zazwyczaj dołączone do faktury bilingi, zwracając przy tym uwagę na to, które połączenia były rzeczywiście powiązane z działalnością firmy. Trzeba pamiętać o tym, że abonament na prywatny numer nie może być kosztem uzyskania przychodu, gdyż wszelkie opłaty z tym związane nie mają nic wspólnego z funkcjonowaniem w mieszkaniu podmiotu gospodarczego. Jeśli natomiast chodzi o internet, najlepszym rozwiązaniem jest założenie na firmę osobnego łącza. Wówczas zniknie problem z określaniem części usługi przeznaczonej na prowadzenie działalności, zostanie ona bowiem rozliczona całościowo w oparciu o przesłaną fakturę.

Przedsiębiorcom prowadzącym działalność w domowych pieleszach przysługuje także prawo do odliczenia części kosztów remontu wykonanego w mieszkaniu, pod warunkiem, że był on zrealizowany w części przeznaczonej na domowe biuro. Podobnie jeśli doszło do zakupu wyposażenia wykorzystywanego w celach biznesowych, także można wszelkie związane z tym wydatki zaliczyć do kosztów prowadzenia działalności. Koszty dokumentuje się w standardowy sposób, wykorzystując do tego rachunki oraz faktury.

Do kosztów uzyskania przychodu z tytułu prowadzenia działalności gospodarczej w mieszkaniu zalicza się również koszty ponoszone na amortyzację mieszkania w całości lub w części. Dokonuje się tego na podstawie dokonywanych comiesięcznie odpisów amortyzacyjnych. Z kolei odsetki od kredytu zaciągniętego na mieszkanie w kontekście kosztów uzyskania przychodów ustala się na podstawie wyciągów bankowych albo obliczonego współczynnika. Co istotne, aby móc dokonać odliczenia, niezbędne jest faktyczne zapłacenie bankowi wspomnianych odsetek.

Kwestie księgowe

Wydatki związane z prowadzeniem działalności gospodarczej w mieszkaniu księguje się w kolumnie 13 podatkowej księgi przychodów i rozchodów. Na podstawie wystawionych na podatnika faktur VAT można sporządzić dokument wewnętrzny, do którego dołącza się zwykle dokument potwierdzający poniesiony wydatek.

Autor: Łukasz Stachurski