Wszystko, co musisz wiedzieć o fakturach elektronicznych

W obecnych czasach coraz więcej dokumentów występuje w formie elektronicznej. Dotyczy to również faktur. Wiele firm decyduje się na ich tworzenie za pomocą wybranych programów komputerowych, trafiają one do klientów także za pośrednictwem poczty elektronicznej. Równocześnie razem z nimi współistnieją także tradycyjne faktury w postaci papierowej. W związku z tym pojawia się pytanie o kwestię ważności obu typów faktur. Czy są one względem siebie równoważne? Czy można je zastępować sobą nawzajem? Jakie są zalety i wady stosowania faktur elektronicznych? Warto rozważyć te zagadnienia, aby wybrać dla siebie najlepszą formę faktury.

Czym jest faktura elektroniczna?

E-fakturą nazywamy dokument elektroniczny, który stał się pełnoprawnym dokumentem urzędowym w wyniku stosownego rozporządzenia ministra finansów wydanego w 2005 roku. Wszelkie kwestie związane z tego rodzaju dokumentacją zostały uregulowane natomiast na mocy ogłoszonego kilka lat później rozporządzenia, zgodnie z którym tylko i wyłącznie od podatnika zależy, w jaki sposób zagwarantuje on wystawionej przez siebie fakturze integralność oraz autentyczność. E-fakturę można traktować na równi z fakturą papierową. Trzeba mieć świadomość, że dokument przesłany w formie elektronicznej, który został przesłany do odbiorcy pocztą mailową, a następnie wydrukowany jest równoważny z fakturą papierową. Nie musi on zatem spełniać wymogów przypisywanych e-fakturom.

Zalety wykorzystywania faktur elektronicznych

Stosowanie dokumentów elektronicznych jest bardzo wygodne zarówno dla sprzedawców, jak i dla kupujących. W porównaniu do faktur papierowych są one tańsze, nie ma bowiem konieczności ich drukowania ani przesyłania tradycyjną pocztą. Wystawienie faktury elektronicznej trwa zaledwie kilka minut, do odbiorcy dociera ona jeszcze tego samego dnia, w przeciągu paru chwil. Za wykorzystywaniem dokumentacji elektronicznej przemawiają również względy ergonomiczne. Przechowywanie tego rodzaju dokumentów w dłuższej perspektywie czasowej jest bardzo wygodne, może ono bowiem odbywać się na nośnikach danych, takich jak płyty CD oraz pendrive’y. Nie ma potrzeby drukowania faktur. Wystarczy je umieścić w odpowiednich folderach na dysku oraz skatalogować tak, aby w razie potrzeby uzyskać do nich łatwy dostęp. W ten sposób można je bardzo łatwo odszukać, na przykład na wypadek kontroli ze strony organów skarbowych. Warto pamiętać o tym, aby zgromadzone w formie elektronicznej faktury miały dokładnie ten sam format, w którym zostały przesłane do odbiorcy. Obowiązkowy czas ich przechowywania trwa (podobnie jak w przypadku faktur papierowych) pięć lat, czyli do czasu, gdy zobowiązania podatkowe ulegają przedawnieniu. Za umowną datę, od której liczy się okres przechowywania faktur, przyjmuje się koniec roku kalendarzowego, w którym doszło do udokumentowanej daną fakturą transakcji. Jeśli zajdzie taka potrzeba, można wystawić fakturę korygującą w formie elektronicznej. Możliwe jest również wystawianie duplikatów.

Co powinno znaleźć się na fakturze elektronicznej?

Faktura elektroniczna, tak jak papierowa, musi zawierać odpowiednie dane, których wykaz zawarto w obowiązującym ustawodawstwie. Są to kolejno: data wystawienia, numer identyfikacyjny faktury, dane osobowe oraz adres podatnika i nabywcy towarów, a także ich NIP-y. Ponadto należy wyszczególnić datę realizacji usługi, nazwę i rodzaj towarów lub usług, które były przedmiotem transakcji, wskazując na ich miarę i ilość. Należy także podać cenę jednostkową netto oraz całościową kwotę zapłaconą za towar lub usługę. Jeśli klientowi został udzielony jakiś rabat przy sprzedaży, faktura powinna zawierać stosowną informację. Jeśli fakturę wystawia czynny podatnik VAT, musi na fakturze wyszczególnić także obowiązujące stawki podatku, podliczając sumę należnego VAT oraz podając całościową kwotę transakcji, będącą sumą sprzedaży brutto. Podatnicy zwolnieni z VAT ze zrozumiałych względów nie muszą natomiast wyszczególniać informacji o stawkach podatku od towarów i usług. W odróżnieniu od faktur papierowych, które winny być opatrzone podpisem osoby wystawiającej, faktury elektroniczne nie muszą spełniać tego rodzaju wymogów.

Akceptacja faktur elektronicznych

Ważność faktury elektronicznej zależy od tego, czy kontrahent wyrazi zgodę na otrzymywanie faktur właśnie w tej formie. Jeśli taka zgoda nie zostanie wydana, wystawiający fakturę musi przekazać ją odbiorcy w formie elektronicznej. Nawet jeśli w trakcie stałej współpracy klient rozmyśli się i zażąda wystawienia faktury w postaci papierowej, należy uszanować jego decyzję i postąpić zgodnie z jego życzeniem. Fakturę elektroniczną zwykle wysyła się w formacie CSV lub PDF, a wszystko dlatego, aby zagwarantować jej integralność treści. Elektroniczną fakturą nazywa się także dokument wystawiony w formie papierowej, który został później zeskanowany i przesłany do odbiorcy. Nie może ona jednak funkcjonować wcześniej w obiegu jako faktura papierowa.

Autor: Łukasz Stachurski