Jak wykazać nieobecności w deklaracji ZUS?

Prowadzenie firmy wiąże się zarówno z potrzebą dokonywania odpowiednich rozliczeń z urzędem skarbowym jak również z odpowiednim rozliczeniem składek społecznych z Zakładem Ubezpieczeń Społecznych. W celu prawidłowego rozliczenia składek należy odpowiednio wypełnić i przesłać do ZUS-u właściwe deklaracje.

Jednoosobowa działalność gospodarcza bez pracowników (jdg)

W przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej sprawa jest dosyć prosta, gdyż w tej sytuacji nie składa się imiennych raportów a jedynie deklarację rozliczeniową ZUS DRA. Co się jednak zmieni w sytuacji gdy przedsiębiorca zachoruje? Jeżeli taki przedsiębiorca opłacał składkę na ubezpieczenie chorobowe i jest ubezpieczony co najmniej 90 dni, nabywa prawo do zasiłku chorobowego wypłacanego przez ZUS. Czy w tej sytuacji jest zobowiązany wypełniać i przesyłać do ZUS-u dodatkowe deklaracje, w których wykaże okres choroby?

NIE. W takiej sytuacji przedsiębiorca składa ZUS DRA standardowo jak w każdym miesiącu. Równocześnie wnioskuje do ZUS o zasiłek chorobowy. Dopiero po przyznaniu zasiłku chorobowego przedsiębiorca powinien skorygować deklarację ZUS DRA za okres, za jaki przyznano mu zasiłek. W przypadku takiej korekty pomniejsza się podstawę wymiaru składek o ilość dni, za które został przyznany zasiłek. Warto przypomnieć, że podstawa i wysokość składki zdrowotnej pozostaje bez zmian w takim przypadku, gdyż składka ta jest niepodzielna.

Firma, która zatrudnia pracowników i jest płatnikiem składek

W jaki sposób należy wykazywać w deklaracjach ZUS nieobecności osób, za które firma odprowadza składki? W tym przypadku nie ma jednej odpowiedzi. Przede wszystkim z tego względu, że powody nieobecności mogą być różne. Nieobecności powodujące przerwę w opłacaniu składek powinny być wykazywane w imiennym raporcie ZUS RSA. W przypadku udzielenia pracownikowi urlopu bezpłatnego taką nieobecność zawsze wykażemy w deklaracji za miesiąc, w którym ta nieobecność wystąpiła. Jeżeli pracownik był na urlopie bezpłatnym w listopadzie, to nieobecność tę wykażemy w raporcie RSA za listopad z kodem przerwy 111. Jeżeli zdarzy się, że pracownik będzie miał nieusprawiedliwioną nieobecność w pracy, naturalne jest, że nie otrzyma zapłaty za te dni. Nieobecność taka będzie także traktowana jako przerwa w opłacaniu składek i będzie musiała być to wykazana w deklaracji ZUS RSA z kodem 152.

Nieusprawiedliwiona nieobecność powinna być wykazana w deklaracji za miesiąc, w którym ta nieobecność wystąpiła. Natomiast w przypadku wystąpienia choroby pracownika istotne jest czy jest należne wynagrodzenie chorobowe, czy zasiłek chorobowy. W tym przypadku, mimo że okres nieobecności będzie wynikał ze zwolnienia lekarskiego, także należy taką nieobecność wykazać w deklaracji ZUS RSA. Wynagrodzenie chorobowe i związaną z tym nieobecność wykażemy z kodem 331. Natomiast nieobecność spowodowaną chorobą, za którą należy, będzie zasiłek wykażemy z kodem 313.

Ogólna zasada jest taka, że w raporcie ZUS RSA wykazujemy przerwy w opłacaniu składek lub okres wypłaconych świadczeń/wynagrodzeń za czas absencji chorobowej. Okres ten nie może wykraczać poza ostatni dzień kalendarzowy miesiąca, za który jest sporządzany raport ZUS RSA (oznacza to, że „Data od” i „Data do” mogą być wcześniejsze niż pierwszy dzień kalendarzowy miesiąca, za który jest sporządzany raport, i nie mogą być późniejsze niż ostatni dzień miesiąca kalendarzowego, za który jest sporządzany raport).

Wynagrodzenie za okres choroby i inne świadczenia chorobowe należy wykazywać i rozliczać w dokumentach składanych za miesiąc, w którym zostały wypłacone. Nieco inaczej wygląda wykazywanie nieobecności w przypadku zasiłku chorobowego. W zależności od tego kto wypłaca zasiłek ta nieobecność za cały miesiąc, może być wykazana:

• w deklaracji za miesiąc, w którym wystąpiła choroba - płatnikiem jest ZUS (nieobecność w październiku - deklaracja za październik)
• w deklaracji za miesiąc, w którym była wypłata zasiłku - płatnikiem jest pracodawca (wypłata zasiłku w październiku - deklaracja za październik)

Autor: Teresa Warska

Źródła:

- Rozporządzenie Ministra rodziny, pracy i polityki społecznej z dnia 20 grudnia 2018 r. w sprawie określenia wzorów zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego, imiennych raportów miesięcznych i imiennych raportów miesięcznych korygujących, zgłoszeń płatnika składek, deklaracji rozliczeniowych i deklaracji rozliczeniowych korygujących, zgłoszeń danych o pracy w szczególnych warunkach lub o szczególnym charakterze, raportów informacyjnych, oświadczeń o zamiarze przekazania raportów informacyjnych oraz innych dokumentów

- Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 21 września 2017 r. w sprawie szczegółowych zasad i trybu postępowania w sprawach rozliczania składek, do których poboru jest zobowiązany Zakład Ubezpieczeń Społecznych

- strona www.zus.pl