Co musi zawierać lista obecności

Pracodawca jest zobowiązany do prowadzenia i gromadzenia niezbędnych dokumentów składających się na tzw. dokumentacją pracowniczą. Dokumentacja ta ma zawierać konkretne dane i informacje niezbędne w zakresie prowadzenia akt osobowych i dokumentacji rozliczeń wynagrodzeń. Czy obowiązkowym dokumentem wchodzącym w skład dokumentacji pracowniczej jest lista obecności? Co powinna zawierać?

Lista obecności

Lista obecności to dokument występujący w zakładzie pracy, który wypełniają pracownicy w celu potwierdzenia swojej obecności w danym dniu w pracy. Listę obecności wypełnia także i pracodawca w przypadku uzupełnienia nieobecności i powodu (rodzaju) tej nieobecności wobec danego pracownika. Lista obecności jak sama nazwa wskazuje to lista wskazująca o obecności lub nieobecności danego pracownika.

Obowiązek prowadzenia listy obecności

Lista obecności nie jest dokumentem obowiązkowym. Żadne przepisy nie wymuszają na pracodawcy stosowania listy obecności jako dokumentu potwierdzającego obecność albo nieobecność danego pracownika. Żadne przepisy nie obligują pracodawcy do postaci jaką ma przybrać dokument potwierdzający obecność lub nieobecność danego pracownika w pracy.

W tym miejscu należałoby wspomnieć o art. 149 Kodeksu Pracy, który mówi, iż pracodawca prowadzi ewidencję czasu pracy pracownika do celów prawidłowego ustalenia jego wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą. Co więcej pracodawca udostępnia tę ewidencję pracownikowi, na jego żądanie. Zatem pracodawca ma obowiązek prowadzić ewidencję czasu pracy a jednym z dokumentów potwierdzających pracę i godziny pracy jak i absencje jest lista płac. Ponadto jak wskazuje powyższy przepis pracodawca ma także obowiązek udostępnić ewidencję czasu pracy na każde żądanie pracownika.

Na podstawie powyższego pracodawca może wywnioskować, iż dla celów dowodowych zdecydowanie warto prowadzić listę obecności czy to w formie papierowej czy elektronicznej, gdyż w przypadku jej braku będzie niezwykle trudno udowodnić pracodawcy obecność lub nieobecność pracownika w pracy. Niemniej potwierdzenie obecności w pracy, nieobecności i godzin pracy pracodawca może przeprowadzać według innego dokumentu lub sposobu.

Należałoby wspomnieć też o art. 104 Kodeksu Pracy który mówi, iż to regulamin pracy ustala organizację i porządek w pracy oraz związane z tym prawa i obowiązki pracodawcy i pracowników. Z kolei regulamin pracy musi zawierać m.in. przyjęty u danego pracodawcy sposób potwierdzania przez pracowników przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy.

Funkcja listy obecności

Lista obecności to dokument, który ma za zadanie potwierdzać obecność pracownika każdego dnia pracy. Jednak samo potwierdzanie obecności to nie jedyna funkcja listy obecności.

Dzięki liście obecności pracownik ewidencjonuje obecność nie tylko w dni robocze, ale także w dni wolne do pracy, jeżeli pracodawca wymaga przyjście do pracy także w takie dni.Lista obecności może zawierać także informacje o godzinach rozpoczęcia pracy i godzinie zakończenia pracy. To powoduje, że w dni robocze, ale w dni wole pracodawca jest w stanie stwierdzić, czy występują u danego pracownika nadgodziny, czy występują godziny nocne, dyżury nocne, inne rodzaje godzin ponadwymiarowych.

Lista obecności stwierdza wreszcie ile tak naprawdę pracownik w danym miesiącu miał dni wolnych od pracy, godzin wolnych od pracy i czy ta wielkość jest ustawowo minimalną, wystarczającą wielkością.

Co powinno się znaleźć w liście obecności?

Warto w tym miejscu przypomnieć niektóre zapisy Rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10.12.2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej (Dz. U. z 2018 r. poz. 2369).

Rozporządzenie to w § 6 zobowiązuje pracodawcę do prowadzenia oddzielnie dla każdego pracownika dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy obejmującą dokumenty dotyczące ewidencjonowania czasu pracy, w skład których wchodzą ewidencja czasu pracy, zawierająca informacje zaprezentowane w poniższej tabeli.

Powyżej wymienione dane obowiązują jednak ewidencję czasu pracy a nie listę obecności. Pamiętając, iż lista obecności nie może zawierać rodzajów absencji – dane które powinny znaleźć się na liście płac (uzupełnianej na bieżąco) to:

1. oznaczenie podstawowych danych firmy pracodawcy,
2. imię i nazwisko pracownika,
3. rok, miesiąc pracy,
4. dni miesiąca pracy,
5. godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy w dni robocze i w dni wolne,
6. sumy godzin pracy w danym dniu,
7. suma godzin pracy w miesiącu,
8. ogólna adnotacja o wystąpieniu absencji (bez szczegółowych informacji),
9. adnotacje o liczbie nadgodzinach, godzinach nocnych, innych typach godzin dodatkowych,
10. podpis pracownika w każdym dniu pracy.

Problem z systematycznym wypełnianiem listy obecności

Pracodawcy mają nieraz nie lada problem z bieżącym uzyskaniem uzupełnień danych przez swoich pracowników na liście obecności. O obowiązku przestrzegania i ewentualnych karach jakie może nałożyć pracodawca wobec nieprzestrzegania przez pracownika przyjętego sposobu potwierdzania przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy mówi rozdział VI Kodeksu Pracy.

Zgodnie z art. 108 § 1 Kodeksu Pracy za nieprzestrzeganie przez pracownika ustalonej organizacji i porządku w procesie pracy, przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy, przepisów przeciwpożarowych, a także przyjętego sposobu potwierdzania przybycia i obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności w pracy, pracodawca może stosować:

• karę upomnienia;
• karę nagany.

Na mocy art. 108 § 2, § 3 oraz § 4 Kodeksu Pracy za nieprzestrzeganie przez pracownika przepisów bezpieczeństwa i higieny pracy lub przepisów przeciwpożarowych, opuszczenie pracy bez usprawiedliwienia, stawienie się do pracy w stanie nietrzeźwości albo w stanie po użyciu alkoholu lub środka działającego podobnie do alkoholu lub spożywanie alkoholu lub zażywanie środka działającego podobnie do alkoholu w czasie pracy - pracodawca może również stosować karę pieniężną.

Kara pieniężna za jedno przekroczenie, jak i za każdy dzień nieusprawiedliwionej nieobecności, nie może być wyższa od jednodniowego wynagrodzenia pracownika, a łącznie kary pieniężne nie mogą przewyższać dziesiątej części wynagrodzenia przypadającego pracownikowi do wypłaty. Co więcej wpływy z kar pieniężnych przeznacza się na poprawę warunków bezpieczeństwa i higieny pracy.

Ile przechowywać listę obecności?

Pomimo, iż nie ma takiego wymogu to warto przechowywać listę obecności przez taki sam okres czasu jak listę płac czy akta osobowe. Dokumentację pracowniczą pracownika, który został zatrudniony:

1. przed 1999r. – pracodawca ma obowiązek przechowywać przez okres 50 lat,
2. między 1998r. a 2018r. – pracodawca ma obowiązek przechowywać przez 50 lat, ale może skrócić ten okres do 10 lat składając raport informacyjny ZUS RIA oraz oświadczenie ZUS OSW to ZUS,
3. od 2019r. – pracodawca ma obowiązek przechowywać przez okres 10 lat.

Autor:

Krzysztof Ulicki