Kto musi prowadzić ewidencję czasu pracy?

Firmy zatrudniające pracowników powinny na bieżąco prowadzić dokumentację związaną z wykonywaniem przez nich różnych obowiązków i zadań. W szczególności odnosi się to do liczby faktycznie przepracowanych przez daną osobę godzin w ciągu dnia lub w systemie tygodniowym.

Obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy odnosi się do wszystkich pracodawców, którzy powinni tego rodzaju dokumentację prowadzić osobno dla każdego pracownika, niezależnie od tego, ile osób pracuje w danej firmie oraz jakimi umowami są one związane z przedsiębiorstwem. Co więcej, jeśli pracownik zażąda udostępnienia takiej ewidencji, nie można mu tego pod żadnym pozorem odmówić.

Wymogi dla pracodawców

Wraz z nastaniem 2019 roku zmieniły się nieco zasady ewidencjonowania czasu pracy w firmach. Od tej pory każdy pracownik z osobna ma prowadzoną własną ewidencję czasu pracy, przy czym za główny cel prowadzenia tego rodzaju ewidencji uznaje się głównie prawidłowe ustalenie wysokości wynagrodzenia pracownika, a także różnych dodatków do pensji w postaci premii, podwyżek oraz rozmaitych jednorazowych nagród.

Z obowiązku prowadzenia tego rodzaju ewidencji są jednak zwolnieni pracodawcy, którzy zatrudniają pracowników w oparciu o tzw. zadaniowy system pracy. Odnosi się to także do pracowników pełniących w imieniu właściciela funkcje kierownicze, a także do tych podwładnych, którym przysługuje prawo do pobierania ryczałtu za wykonywanie pracy w godzinach nadliczbowych albo w porze nocnej.

Pracodawca powinien założyć oraz prowadzić osobno dla każdego pracownika kartę ewidencji czasu pracy w poszczególnych dniach, uwzględniając również sytuację wykonywania obowiązków służbowych w weekendy, niedziele i święta, w porze nocnej, a także w godzinach nadliczbowych. Odnosi się to również do dni wolnych od pracy w ciągu pięciodniowego tygodnia pracy, a także do zwolnień z pracy, dyżurów, urlopów oraz ewentualnych nieobecności, bez względu na to, czy były one usprawiedliwione, czy też nie.

Wygląd ewidencji czasu pracy

Ewidencję czasu pracy podwładnego nie można uznać za integralną część pracowniczej dokumentacji, co jest zgodne z odpowiednimi wytycznymi zawartymi w Rozporządzeniu Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 roku dotyczącej dokumentacji pracowniczej.

Zgodnie z aktualnie obowiązującymi przepisami w takiej ewidencji należy zawrzeć kilka obligatoryjnych elementów. Wśród nich wskazuje się głównie na liczbę faktycznie przepracowanych godzin, jak również na godziny rozpoczęcia oraz zakończenia pracy. Oprócz tego w tego rodzaju ewidencjach należy również wskazać na to, ile godzin nadliczbowych zostało przepracowanych w danym okresie czasowym; to samo odnosi się również do godzin pozostawania pracy w porze nocnej.

W ewidencji czasu pracy należy również uwzględnić dni wolne od pracy, wskazując na powód zwolnienia. Jeśli pracownik w określonym przedziale czasowym pełnił dyżur trzeba wskazać, gdzie się to odbywało oraz kiedy taki dyżur się rozpoczął oraz kiedy skończył. Należy także określić, ile dni wolnych od pracy pracownik miał w danym tygodniu lub miesiącu oraz czym było to spowodowane. Warto określić również rodzaj oraz wymiar usprawiedliwionych i nieusprawiedliwionych nieobecności pracownika w firmie.

Co istotne, ewidencję czasu pracy prowadzi się także w odniesieniu do osób młodocianych, które w ramach swojego przygotowania do wykonywania w przyszłości określonego zawodu wykonują pracę, która w normalnych okolicznościach byłaby im zabroniona przez prawo.

Dodatkowe informacje zawarte w ewidencji czasu pracy

W ewidencji czasu pracy można także zawrzeć inne niż wymienione dane. Chodzi tutaj przede wszystkim o wnioski pracownika odnośnie udzielonych mu zwolnień, a także prośby o ustalenie indywidualnego rozkładu czasu pracy w ramach obowiązującego systemu. Jeśli pracownik w danym momencie złożył wniosek o przyznanie mu skróconego tygodnia pracy, powinno się to także zawrzeć w ewidencji czasu pracy, podobnie jak wszystkie indywidualne ustalenia między przełożonym a podwładnym w tym zakresie.

W określonych sytuacjach ewidencję czasu pracy należy również wzbogacić o dokumentację odnoszącą się do zadaniowego czasu pracy, uzgadniając na przykład wyszczególnienie dni wolnych od pracy w zamian za te, w których pracownik był w pracy, choć powinien wtedy teoretycznie mieć wolne. Odnosi się to również do dokumentów związanych z wykonywaniem pracy w godzinach nadliczbowych oraz czasu pozostawania w gotowości do podjęcia pracy poza standardowymi jej godzinami.

W sytuacji, gdy pracownik opiekuje się dzieckiem do lat 4, musi w razie konieczności udzielić zgody na zatrudnienie w godzinach nadliczbowych, a także w nocy. To samo dotyczy również ewentualnych podróży służbowych nie tylko młodych matek, ale także pracownic w ciąży, które muszą w formie pisemnej zgodzić się na wyjazd poza miejscowość, gdzie funkcjonuje ich macierzysta firma. Tyczy się to także zatrudniania tych osób w tzw. systemie przerywanym czasu pracy.