1--------------644 2--------------570 3--------------1155

Czy trzeba prowadzić ewidencję środków trwałych?

Opublikowano:

Niemal wszyscy podatnicy są zobowiązani do zaprowadzenia i uzupełniania ewidencji środków trwałych. Ewidencja ta zawiera istotne dane z punktu widzenia zakup, sprzedaży środków trwałych, ale i możliwych kosztów do ujęcia w prowadzonej działalności.  Ustawodawca zaskoczył jednak w kwestii kto powinien a kto nie prowadzić ewidencję środków trwałych. Są też wyjątki zwolnione z prowadzenia owej ewidencji. O tym i o wielu innych kwestiach towarzyszących powiedziano w niniejszej publikacji.

 

 

Spis treści:

  1. Co to jest ewidencja środków trwałych
  2. Jakie dane zawiera ewidencja środków trwałych?
  3. Kto ma obowiązek prowadzić ewidencję środków trwałych?
  4. Co z podatnikami stosującymi ryczałt jako formę opodatkowania przychodów?
  5. Podatnicy na karcie podatkowej
  6. Czynni podatnicy VAT nieprowadzący działalności gospodarczej a prowadzący tylko działalność rolniczą

 

 

Co to jest ewidencja środków trwałych

Ewidencja środków trwałych to wykaz (spis) wszystkich składników majątku uznanych przez podatnika za środki trwałe (także nisko cenne poniżej 10 000 zł, jeżeli tak zdecyduje podatnik). Ewidencja środków trwałych zawiera wiele elementów, które dostarczają różnych informacji o zawartych tam składnikach majątku. Podstawowa informacja to określenie metody amortyzacji dla nabytego środka trwałego oraz prowadzenie amortyzacji (odpisów umorzeniowych) zgodnie z zasadami tej metody.

Metody amortyzacji to:

  • metoda liniowa (w tym także indywidualne stawki amortyzacyjne),
  • metoda degresywna (współczynnikowa),
  • jednorazowa amortyzacja środków trwałych (do 50 000 EUR albo do 100 000 zł).

Ewidencja środków trwałych spełnia więc różne zadania ewidencyjne oraz informacyjne.

 

 

UWAGA!

Ewidencja środków trwałych dostarcza danych m.in. na temat:

  1. daty oraz wartości nabytych, zbytych środków trwałych a także sposobie nabycia oraz przyczynie rozchodu,
  2. rodzaju środka trwałego (zgodnie z klasyfikacją KŚT),
  3. wysokości rocznej, miesięcznej, jednorazowej (lub za inny okres) amortyzacji,
  4. miesięcznych (okresowych) jak i rocznych odpisów amortyzacyjnych,
  5. łącznej wartości umorzeń w danym roku oraz od początku użytkowania składnika majątku w działalności jako środka trwałego,
  6. wartości netto a więc po pomniejszeniu o łączne odpisy umorzeniowe oraz po pomniejszeniu jedynie o roczne odpisy umorzeniowe w danym roku oraz od początku użytkowania składnika majątku w działalności jako środka trwałego,
  7. korekty wartości początkowej środków trwałych,
  8. korekty umorzenia środków trwałych.

 

 

Jakie dane zawiera ewidencja środków trwałych?

Minimalny zakres danych jakie powinna zawierać ewidencja środków trwałych określono w art. 22n ust. 2 ustawy z dnia 26.07.1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2024 r. poz. 226 zwanej dalej ustawą o PDOF).

Poniżej przedstawiono bardziej rozwiniętą ewidencję środków trwałych (zawierającą dane, które nie są obowiązkowe a mają praktyczne zastosowanie).

 

 

Elementy ewidencji środków trwałych
Lp. Elementy Zakres danych
1. Liczba porządkowa
2. Nr inwentarzowy składnika majątku (nr konta księgowego w pełnej księgowości)
3. Nazwa (opis) składnika majątku
4. Symbol składnika majątku w KŚT
5. Roczna stawka amortyzacyjna
6. Data przyjęcia do używania
Wartość środków trwałych na pierwszy dzień roku obrotowego z uwzględnieniem korekt w ciągu roku
7. Data nabycia środka trwałego Zmiany wynikające z nabycia albo rozchodu składnika majątku w trakcie roku obrotowego
8. Nr dowodu nabycia
9. Wartość początkowa
10. Data rozchodu środka trwałego
11. Nr dowodu rozchodu
12. Wartość rozchodu
13. Wartość środków trwałych na koniec roku obrotowego
14. Planowany łączny odpis amortyzacyjny na cały rok obrotowy
Wartość umorzeń środków trwałych na pierwszy dzień roku obrotowego z uwzględnieniem korekt w ciągu roku
15. Zmniejszenia umorzenia Wartość umorzeń oraz korekt umorzeń a także nieplanowanych odpisów amortyzacyjnych przypadających na cały rok obrotowy
16. Zwiększenia umorzenia
17. Data zakończenia umorzenia
18. Konto kosztów odpisów amortyzacyjnych
19.

Kwoty miesięcznych odpisów amortyzacyjnych środków trwałych przypadających na dany rok obrotowy z podziałem na:

  • miesiące,
  • kwartały,
  • półrocza,
  • rok.
- wraz z sumą tych odpisów za cały dany rok obrotowy przypadających na każdy środek trwały z osobna.
20. Wartość umorzeń środków trwałych na ostatni dzień roku obrotowego
21. Wartość netto środków trwałych na ostatni dzień roku obrotowego

 

 

Kto ma obowiązek prowadzić ewidencję środków trwałych?

Nawiązując do art. 22m ust. 1 oraz 2 ustawy o PDOF ewidencję środków trwałych zobowiązani są stosować podatnicy prowadzący:

  • księgi rachunkowe,
  • podatkową księgę przychodów i rozchodów (stosujący skalę podatkową albo podatek liniowy jako formę opodatkowania dochodów z działalności).

Co więcej trzeba też wspomnieć, że w ogóle nie podlegają ujęciu w ewidencji środków trwałych:

  1. budynki mieszkalne, lokale mieszkalne stanowiące odrębną nieruchomość, grunty lub prawo użytkowania wieczystego gruntu, związane z tym budynkiem lub lokalem, spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu mieszkalnego oraz prawo do domu jednorodzinnego w spółdzielni mieszkaniowej,
  2. spółdzielcze prawo do lokalu użytkowego.

 

Co z podatnikami stosującymi ryczałt jako formę opodatkowania przychodów?

Podatnicy spółki, których wspólnicy stosują ryczałt jako formę opodatkowania przychodów z działalności, ale też są obowiązani posiadać oraz:

  • przechowywać dowody zakupu towarów,
  • prowadzić wykaz środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych,
  • prowadzić ewidencję przychodów za każdy rok podatkowy.

Mówi o tym art. 15 ustawy z dnia 20.11.1998 r. o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne (Dz. U. z 2024 r. poz. 776 zwanej dalej ustawą o ryczałcie). Z kolei o tym w jaki sposób podatnicy na ryczałcie powinni prowadzić ewidencję środków trwałych mówi Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 17.12.2021 r. w sprawie prowadzenia ewidencji przychodów i wykazu środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych (Dz. U. z 2021 r. poz. 2414). Zasady prowadzenia ewidencji środków trwałych są podobne do tych jakie są zobowiązani stosować podatnicy opodatkowujący swoje dochody skalą podatkową albo podatkiem liniowym.

Warto podkreślić, iż w ryczałcie nie można w ogóle ujmować kosztów uzyskania przychodów. Opodatkowaniu podlega przychód pomniejszony o zapłacone składki ZUS społeczne oraz 50% zapłaconej składki ZUS zdrowotnej. Niemniej podatnicy stosujący ryczałt są zobligowaniu do prowadzenia ewidencji środków trwałych.

 

Podatnicy na karcie podatkowej

Osoby fizyczne prowadzące działalność, które wybrały niedostępne dla nowych firm opodatkowania w formie karty podatkowej nie mają obowiązku prowadzenia ewidencji środków trwałych. Niemniej dobrowolnie mogą prowadzić tę ewidencję. Czy jednak warto to robić?

Zdecydowanie tak. Nie chodzi tu nawet o możliwość ustalenia aktualnej wartości netto środka trwałego czy szybkiej identyfikacji momentów, kwot i dokumentów związanych z nabyciem czy rozchodem środka trwałego. Prowadzenie ewidencji środków trwałych przez podatników stosujących kartę podatkową ma duże znaczenie, gdy dojdzie do zmiany formy opodatkowania czy to na ryczałt czy to na zasady ogólne. W takim wypadku ważność zachowuje prowadzona już ewidencja środków trwałych. Co więcej podatnik nie musi dopiero co jej tworzyć na nowo.

 

Czynni podatnicy VAT nieprowadzący działalności gospodarczej a prowadzący tylko działalność rolniczą

Jedną z ciekawszych przypadków odnośnie obowiązku prowadzenia ewidencji środków trwałych są rolnicy prowadzący wyłącznie działalność rolniczą.

Rolnicy, którzy prowadzą działalność rolniczą oraz:

  1. korzystają ze zwolnienia z opodatkowania podatkiem VAT albo
  2. są czynnymi podatnikami VAT

- nie mają obowiązku prowadzenia ewidencji środków trwałych. Mogą oczywiście prowadzić ją dobrowolnie niemniej ani przepisy ustawy o PDOF ani ustawy o ryczałcie ani też ustawy o VAT nie odnoszą się w ogóle do działalności rolniczej.

 

 

UWAGA!

Zgodnie z art. 2 ustawy z dnia 29.09.1994 r. o rachunkowości (z dnia 29.09.1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2023 r. poz. 120) m.in. osoby fizyczne są zobowiązane do prowadzenia pełnych ksiąg rachunkowych jeżeli ich przychody netto ze sprzedaży towarów, produktów i operacji finansowych za poprzedni rok obrotowy wyniosły co najmniej równowartość w walucie polskiej 2 000 000 euro (w 2024 r. jest to kwota 9 218 200 zł).

Jeżeli rolnik prowadzący działalność rolniczą przekroczy ww. poziom przychodów wówczas będzie zobligowany do zaprowadzenia pełnych ksiąg rachunkowych.

 

 

Co za tym idzie są zobligowani do stosowania zasad rachunkowości m.in. do okresowego ustalania lub sprawdzania drogą inwentaryzacji rzeczywistego stanu aktywów i pasywów czy do wyceny aktywów i pasywów oraz ustalanie wyniku finansowego. Ustalenie wartości składników majątku odbywa się z wykorzystaniem prowadzonej ewidencji środków trwałych.

 

 

 

 

 

Autor:

Krzysztof Ulicki

Wersja DEMO - przetestuj za darmo! Załóż konto Systim w 15 sekund!