1--------------406 2--------------332 3--------------776

Czy karta ewidencji czasu pracy jest obowiązkowa?

Opublikowano:

Ewidencja czasu pracy jest jedną z obowiązkowych dokumentacji prowadzonych dla każdego pracownika w zakładzie pracy. Jaką formę powinna przybrać? Czy karta ewidencji czasu pracy jest obowiązkowa? Na te i wiele innych wątpliwości odpowiedziano w niniejszej publikacji.

 

 

Spis treści:

  1. Ewidencja czasu pracy
  2. Obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy
  3. Obowiązek prowadzenia dokumentacji w postaci karty ewidencji czasu pracy
  4. Kiedy nie występuje obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy
  5. Kary za brak ewidencji czasu pracy

 

 

Ewidencja czasu pracy

Ewidencja czasu pracy to dokumentacja dotycząca pracy i absencji pracownika na podstawie, której pracodawca jest w stanie obliczyć ilość godzin pracy, ilość dodatkowych godzin pracy a ponadto ustalić różnego rodzaju absencje a przez to obliczyć ich wpływ na wysokość wynagrodzenia.

 

Obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy

Zgodnie z tym co mówi art. 128 § 1ustawy z dnia 26.06.1974 r. Kodeks pracy (Dz. U. z 2023 r. poz. 1465 zwana dalej Kodeksem Pracy) Czasem pracy jest czas, w którym pracownik pozostaje w dyspozycji pracodawcy w zakładzie pracy lub w innym miejscu wyznaczonym do wykonywania pracy. Ponadto w art. 130 § 1 ustawy Kodeks Pracy obowiązujący pracownika wymiar czasu pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym, ustalany zgodnie z art. 129 § 1 Kodeku Pracy.

Powyższe oznacza, że pracownik przyjęty do pracy pozostaje do dyspozycji w zakładzie pracy przez określony okres czasu zwany czasem pracy a ponadto w stosunku do niego zostaje przyjęty odpowiedni dla niego wymiar czasu pracy. Skoro wymiar czasu pracy zostaje przyjęty dla pracownika to pracodawca musi mieć możliwość rozliczenia tego czasu pracy. Mówi o tym choćby art. 149 Kodeku Pracy.

 

 

UWAGA!

Pracodawca prowadzi ewidencję czasu pracy pracownika do celów prawidłowego ustalenia jego wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą.

Pracodawca udostępnia tę ewidencję pracownikowi, na jego żądanie.

 

 

Tak więc pracodawca jest zobligowany do prowadzenia ewidencji czasu pracy.

 

Obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy odrębnie dla każdego pracownika

§ 6 pkt 1 Rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10.12.2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej mówi o obowiązkach pracodawcy związanych z ustalaniem czasu pracy pracowników.

Pracodawca prowadzi oddzielnie dla każdego pracownika dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy obejmującą:

  1. dokumenty dotyczące ewidencjonowania czasu pracy,
  2. dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem z urlopu wypoczynkowego,
  3. kartę (listę) wypłaconego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą oraz wniosek pracownika o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych,
  4. kartę ewidencji przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, a także dokumenty związane z wypłatą ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i konserwację.

 

Obowiązek prowadzenia dokumentacji w postaci karty ewidencji czasu pracy

Kolejne pytanie jakie powstaje w powyższej materii to czy pracodawca ma obowiązek prowadzić konkretnie kartę ewidencji czasu pracy?

Nie ma tam wprost napisane o obowiązku stosowania karty ewidencji czasu pracy. Są natomiast zapisy zaprezentowane powyżej przedstawione o obowiązku prowadzenia ewidencji czasu pracy oddzielnie dla każdego pracownika.

 

 

UWAGA!

Należy mieć jednak na uwadze jedną rzecz a mianowicie ww. rozporządzenie stosuje się do dokumentacji pracowniczej pracowników, których stosunek pracy został nawiązany począwszy od dnia 1 stycznia 2019 r.

Do dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników, pozostających w dniu 1 stycznia 2019r. w stosunku pracy, stosuje się przepisy ww. rozporządzenia, z wyjątkiem § 2-6 tego rozporządzenia.

To oznacza, że do zakresu kart ewidencji czasu pracy pracowników już zatrudnionych dnia 1 stycznia 2019r. na podstawie umowy o pracę, czyli już prowadzonych w dniu wejścia w życie ww. rozporządzenia, stosuje się przepisy obowiązujące przed tym dniem.

 

 

Powyższe oznacza, że dla pracowników pozostających w zatrudnieniu na dzień 1 stycznia 2019r. obowiązuje - Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28.05.1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz.U. 2017 poz. 894).

Mówi ono w § 8, iż pracodawca zakłada i prowadzi odrębnie dla każdego pracownika m.in. kartę ewidencji czasu pracy w zakresie obejmującym:

  1. pracę w poszczególnych dobach, w tym pracę w niedziele i święta, w porze nocnej, w godzinach nadliczbowych,
  2. w dni wolne od pracy wynikające z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy,
  3. dyżury, urlopy, zwolnienia od pracy oraz inne usprawiedliwione i nieusprawiedliwione nieobecności w pracy,
  4. w stosunku do pracowników młodocianych pracodawca uwzględnia w ewidencji także czas ich pracy przy pracach wzbronionych młodocianym, których wykonywanie jest dozwolone w celu odbycia przez nich przygotowania zawodowego.

 

Dla pracowników zatrudnionych po dniu 1 stycznia 2019r. obowiązują przepisy Rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10.12.2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej.

Nie ma tam wprost napisane, że te informacje muszą być prowadzone w formie karty jednak muszą być gromadzone odrębnie dla każdego pracownika. Zatem najwygodniej, aby przybrały formę karty ewidencji czasu pracy, czyli taką jaka obowiązkowo była ustalona dla osób zatrudnionych na dzień 1 stycznia 2019r. Karta czasu pracy (ewidencja) musi zawierać następujące informacje o:

  • liczbie przepracowanych godzin oraz godzinie rozpoczęcia i zakończenia pracy,
  • liczbie godzin przepracowanych w porze nocnej,
  • liczbie godzin nadliczbowych,
  • dniach wolnych od pracy, z oznaczeniem tytułu ich udzielenia,
  • liczbie godzin dyżuru oraz godzinie rozpoczęcia i zakończenia dyżuru, ze wskazaniem miejsca jego pełnienia,
  • rodzaju i wymiarze zwolnień od pracy,
  • rodzaju i wymiarze innych usprawiedliwionych nieobecności w pracy,
  • wymiarze nieusprawiedliwionych nieobecności w pracy,
  • czasie pracy pracownika młodocianego przy pracach wzbronionych młodocianym, których wykonywanie jest dozwolone w celu odbycia przez nich przygotowania zawodowego.

 

Analizując powyższe obowiązkowe informacja zawarte w ewidencji czasu pracy do tej ewidencji należy dołączyć dokumenty potwierdzające rodzaj absencji:

  1. wnioski urlopowe,
  2. zwolnienia lekarskie,
  3. wszelkie inne dokumenty i oświadczenia dotyczące absencji.

Warto dodać, iż karta czasu pracy może być prowadzona w formie elektronicznej jak i papierowej.

 

Kiedy nie występuje obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy

Na mocy art. 149 § 2 Kodeksu Pracy pracodawca nie ma obowiązku ewidencjonować godzin pracy w odniesieniu do pracowników:

  1. objętych systemem zadaniowego czasu pracy z wyjątkiem obowiązku ewidencji absencji w ewidencji czasu pracy,
  2. zarządzających w imieniu pracodawcy zakładem pracy,
  3. otrzymujących ryczałt za godziny nadliczbowe lub za pracę w porze nocnej.

 

Kary za brak ewidencji czasu pracy

Zgodnie z tym co mówi art. 286 § 1 pkt 6 Kodeksu Pracy - kto, będąc pracodawcą lub działając w jego imieniu nie prowadzi dokumentacji pracowniczej - podlega karze grzywny od 1.000 zł do 30.000 zł.

Zatem zdecydowanie podlega karze pracodawca lub osoba działająca w jego imieniu, która nie prowadzi ewidencji czasu pracy wchodzącej w skład dokumentacji pracowniczej co już przedstawiono w niniejszej publikacji.

 

 

 

 

Autor:

Krzysztof Ulicki

Podobne artykuły
Inne artykuły
Wersja DEMO - przetestuj za darmo! Załóż konto Systim w 15 sekund!