Czy karta ewidencji czasu pracy jest obowiązkowa?

Ewidencja czasu pracy jest jedną z obowiązkowych dokumentacji prowadzonych dla każdego pracownika w zakładzie pracy. Jaką formę powinna przybrać? Czy karta ewidencji czasu pracy jest obowiązkowa? Na te i wiele innych wątpliwości odpowiedziano w niniejszej publikacji.

Ewidencja czasu pracy

Ewidencja czasu pracy to dokumentacja dotycząca pracy i absencji pracownika na podstawie, której pracodawca jest w stanie obliczyć ilość godzin pracy, ilość dodatkowych godzin pracy a ponadto ustalić różnego rodzaju absencje a przez to obliczyć ich wpływ na wysokość wynagrodzenia.

Obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy

Zgodnie z tym co mówi art. 128 § 1ustawy z dnia 26.06.1974 r. Kodeks pracy (Dz. U. z 2023 r. poz. 1465 zwana dalej Kodeksem Pracy) Czasem pracy jest czas, w którym pracownik pozostaje w dyspozycji pracodawcy w zakładzie pracy lub w innym miejscu wyznaczonym do wykonywania pracy. Ponadto w art. 130 § 1 ustawy Kodeks Pracy obowiązujący pracownika wymiar czasu pracy w przyjętym okresie rozliczeniowym, ustalany zgodnie z art. 129 § 1 Kodeku Pracy.

Powyższe oznacza, że pracownik przyjęty do pracy pozostaje do dyspozycji w zakładzie pracy przez określony okres czasu zwany czasem pracy a ponadto w stosunku do niego zostaje przyjęty odpowiedni dla niego wymiar czasu pracy. Skoro wymiar czasu pracy zostaje przyjęty dla pracownika to pracodawca musi mieć możliwość rozliczenia tego czasu pracy. Mówi o tym choćby art. 149 Kodeku Pracy.

Tak więc pracodawca jest zobligowany do prowadzenia ewidencji czasu pracy.

Obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy odrębnie dla każdego pracownika

§ 6 pkt 1 Rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10.12.2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej mówi o obowiązkach pracodawcy związanych z ustalaniem czasu pracy pracowników.

Pracodawca prowadzi oddzielnie dla każdego pracownika dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy obejmującą:

1. dokumenty dotyczące ewidencjonowania czasu pracy,
2. dokumenty związane z ubieganiem się i korzystaniem z urlopu wypoczynkowego,
3. kartę (listę) wypłaconego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą oraz wniosek pracownika o wypłatę wynagrodzenia do rąk własnych,
4. kartę ewidencji przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej, a także dokumenty związane z wypłatą ekwiwalentu pieniężnego za używanie własnej odzieży i obuwia oraz ich pranie i konserwację.

Obowiązek prowadzenia dokumentacji w postaci karty ewidencji czasu pracy

Kolejne pytanie jakie powstaje w powyższej materii to czy pracodawca ma obowiązek prowadzić konkretnie kartę ewidencji czasu pracy?

Nie ma tam wprost napisane o obowiązku stosowania karty ewidencji czasu pracy. Są natomiast zapisy zaprezentowane powyżej przedstawione o obowiązku prowadzenia ewidencji czasu pracy oddzielnie dla każdego pracownika.

Powyższe oznacza, że dla pracowników pozostających w zatrudnieniu na dzień 1 stycznia 2019r. obowiązuje - Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 28.05.1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz.U. 2017 poz. 894).

Mówi ono w § 8, iż pracodawca zakłada i prowadzi odrębnie dla każdego pracownika m.in. kartę ewidencji czasu pracy w zakresie obejmującym:

1. pracę w poszczególnych dobach, w tym pracę w niedziele i święta, w porze nocnej, w godzinach nadliczbowych,
2. w dni wolne od pracy wynikające z rozkładu czasu pracy w przeciętnie pięciodniowym tygodniu pracy,
3. dyżury, urlopy, zwolnienia od pracy oraz inne usprawiedliwione i nieusprawiedliwione nieobecności w pracy,
4. w stosunku do pracowników młodocianych pracodawca uwzględnia w ewidencji także czas ich pracy przy pracach wzbronionych młodocianym, których wykonywanie jest dozwolone w celu odbycia przez nich przygotowania zawodowego.

Dla pracowników zatrudnionych po dniu 1 stycznia 2019r. obowiązują przepisy Rozporządzenia Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10.12.2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej.

Nie ma tam wprost napisane, że te informacje muszą być prowadzone w formie karty jednak muszą być gromadzone odrębnie dla każdego pracownika. Zatem najwygodniej, aby przybrały formę karty ewidencji czasu pracy, czyli taką jaka obowiązkowo była ustalona dla osób zatrudnionych na dzień 1 stycznia 2019r. Karta czasu pracy (ewidencja) musi zawierać następujące informacje o:

• liczbie przepracowanych godzin oraz godzinie rozpoczęcia i zakończenia pracy,
• liczbie godzin przepracowanych w porze nocnej,
• liczbie godzin nadliczbowych,
• dniach wolnych od pracy, z oznaczeniem tytułu ich udzielenia,
• liczbie godzin dyżuru oraz godzinie rozpoczęcia i zakończenia dyżuru, ze wskazaniem miejsca jego pełnienia,
• rodzaju i wymiarze zwolnień od pracy,
• rodzaju i wymiarze innych usprawiedliwionych nieobecności w pracy,
• wymiarze nieusprawiedliwionych nieobecności w pracy,
• czasie pracy pracownika młodocianego przy pracach wzbronionych młodocianym, których wykonywanie jest dozwolone w celu odbycia przez nich przygotowania zawodowego.

Analizując powyższe obowiązkowe informacja zawarte w ewidencji czasu pracy do tej ewidencji należy dołączyć dokumenty potwierdzające rodzaj absencji:

1. wnioski urlopowe,
2. zwolnienia lekarskie,
3. wszelkie inne dokumenty i oświadczenia dotyczące absencji.

Warto dodać, iż karta czasu pracy może być prowadzona w formie elektronicznej jak i papierowej.

Kiedy nie występuje obowiązek prowadzenia ewidencji czasu pracy

Na mocy art. 149 § 2 Kodeksu Pracy pracodawca nie ma obowiązku ewidencjonować godzin pracy w odniesieniu do pracowników:

1. objętych systemem zadaniowego czasu pracy z wyjątkiem obowiązku ewidencji absencji w ewidencji czasu pracy,
2. zarządzających w imieniu pracodawcy zakładem pracy,
3. otrzymujących ryczałt za godziny nadliczbowe lub za pracę w porze nocnej.

Kary za brak ewidencji czasu pracy

Zgodnie z tym co mówi art. 286 § 1 pkt 6 Kodeksu Pracy - kto, będąc pracodawcą lub działając w jego imieniu nie prowadzi dokumentacji pracowniczej - podlega karze grzywny od 1.000 zł do 30.000 zł.

Zatem zdecydowanie podlega karze pracodawca lub osoba działająca w jego imieniu, która nie prowadzi ewidencji czasu pracy wchodzącej w skład dokumentacji pracowniczej co już przedstawiono w niniejszej publikacji.

Autor:

Krzysztof Ulicki