Przewodnik po deklaracjach ZUS

Założenie działalności wiąże się z koniecznością zapoznania się z formularzami ZUS. Kiedy i jakie deklaracje składać?

REJESTRACJA NOWEJ FIRMY W ZUS

Każda firma rozpoczynająca działalność gospodarczą musi zarejestrować się jako płatnik składek na ZUS. Nie musimy w tym celu jednak wypełniać żadnych deklaracji, wystarczy jedynie złożenie wniosku o wpis do ewidencji działalności gospodarczej CEIDG-1. W takim przypadku automatycznie zostaniemy zarejestrowani jako płatnicy ZUS. Jeśli natomiast zakładamy spółkę i rejestrujemy się w KRS, to również automatycznie zostaniemy zarejestrowani do ZUS jako płatnik składek.

Następnie należy zarejestrować również właściciela/właścicieli firmy do ubezpieczenia społecznego i zdrowotnego. Nie jest to wymagane w niektórych formach działalności – np. jeśli zakładamy spółkę z o.o., w której jest więcej niż jeden wspólnik. Aby zarejestrować się do ubezpieczenia społecznego i zdrowotnego składamy w ZUS formularz ZUS ZUA.

W przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej złożenie deklaracji konieczne jest:
 

• w przypadku założenia działalności gospodarczej, przy opłacaniu wszystkich składek,

• w przypadku zmiany danych przedsiębiorcy,

• po utraceniu „ulgi na start” (ulga dotyczy pierwszych 6 miesięcy działalności),

• po utraceniu opłacania składek na zasadach preferencyjnych (po 2 latach działalności konieczne jest przejście na ZUS pełny).

Dodatkowo, jeżeli posiadamy już ubezpieczenie społeczne z innego źródła – np. jesteśmy zatrudnieni na umowę o pracę w innym miejscu - wtedy z działalności opłacana jest jedynie składka zdrowotna. W takim wypadku zamiast ZUS ZUA konieczne złożenie jest formularza ZUS ZZA.

W przypadku gdy likwidujemy działalność, lub gdy przechodzimy z ubezpieczenia preferencyjnego na pełne konieczne jest wyrejestrowanie się poprzez złożenie formularza ZUS ZWUA.
 

ZATRUDNIENIE PRACOWNIKA

Jeżeli zatrudnimy pracowników, jeśli podlegają oni pod ubezpieczenia ZUS, to ich również musimy zgłosić do ubezpieczeń zdrowotnych i społecznych. W tym celu również składamy formularz ZUS ZUA . Taki formularz złożymy więc gdy:

• zatrudniamy pracownika na podstawie umowy o pracę,

• zatrudniamy pracownika na umowę zlecenie, wraz ze wszystkimi składkami ZUS,

• w przypadku zmiany danych pracownika.

Jeżeli któryś z naszych pracowników posiada już ubezpieczenie społeczne, np. zatrudniony jest dodatkowo w innym miejscu, gdzie opłacane są jego składki, to musimy go zarejestrować wyłącznie do ubezpieczenia zdrowotnego, w tym celu składamy deklarację ZUS ZZA.

W przypadku gdy któryś z naszych pracowników musi zostać wyrejestrowany z ZUS lub występuje zakończenie stosunku pracy pracownika ubezpieczanego konieczne jest złożenie formularza ZUS ZWUA.
 

KOREKTA BŁĘDNYCH DANYCH IDENTYFIKUJĄCYCH

W przypadku konieczności złożenia korekt lub zmian danych identyfikujących (PESEL, nazwisko, nr dowodu osobistego/paszportu itd.) osoby ubezpieczonej formularzem ZUS ZUA lub ZUS ZZA (dotyczy zarówno przedsiębiorcy, jak i pracowników), musimy złożyć formularz ZUS ZIUA w terminie 7 dni od zaistnienia zmiany.

REJESTRACJA CZŁONKÓW RODZINY DO ZUS

Jeśli chcemy aby członkowie naszej rodziny byli zgłoszeni do ubezpieczeń zdrowotnych, np. gdy są to jeszcze niepracujące osoby małoletnie, to możemy tego dokonać formularzem ZUS ZCNA. Formularz ten służy nie tylko do rejestracji, ale też do wyrejestrowania oraz zmiany danych (w terminie 7 dni od zaistnienia zmiany) członka rodziny.

COMIESIĘCZNE ROZLICZENIE Z ZUS

Jeśli jesteśmy już zgłoszeni jako płatnik do ZUS, to co miesiąc musimy informować ZUS o wysokości składek jakie za dany miesiąc zapłacimy. Taką informację przekazujemy do ZUS na formularzu ZUS DRA.

Termin na składanie deklaracji ZUS DRA zależny jest od rodzaju działalności:
 

• jednostki budżetowe - do 5 dnia każdego miesiąca,

• osoby fizyczne opłacające składkę wyłącznie za siebie - do 10 dnia każdego miesiąca,

• reszta płatników do - 15 dnia każdego miesiąca.

W takich samych terminach musimy nie tylko złożyć deklarację DRA, ale też wpłacić wynikające z niej składki do ZUS.

Każdego miesiąca składamy więc deklarację ZUS DRA, na której znajdzie się łączna kwota składek, które musimy wpłacić do ZUS za właścicieli i wszystkich pracowników. Oprócz sumarycznej deklaracji ZUS DRA musimy jednocześnie złożyć również za każdego z pracowników i właścicieli oddzielną deklarację ZUS RCA bądź ZUS RZA (zależnie od tego, czy dany pracownik jest ubezpieczony tylko w zakresie ubezpieczenia zdrowotnego, czy również społecznego). Jeśli pracownik miał przerwy w opłacaniu składek lub wypłaciliśmy mu np. chorobowe to musimy złożyć również deklarację ZUS RSA.

W przypadku przedsiębiorstwa niezatrudniającego pracowników, ZUS DRA składa się jedynie jednorazowo w pierwszym miesiącu działalności. Nie załączamy też do niego ZUS RCA ani ZUS RZA. W takiej sytuacji ZUS DRA składa się również w momencie, gdy chce się zmienić wysokość składek- np. płacić większy ZUS. Nie składamy jednak tej deklaracji w sytuacji, gdy zmiana wynika z rocznego podwyższenia kwoty płaconych przez przedsiębiorcę składek.

SKŁADNIKI DEKLARACJI ZUS DRA:
 

• ZA PRACOWNIKÓW i WŁAŚCICIELI OBJĘTYCH UBEZPIECZENIEM SPOŁECZNYM I ZDROWOTNYM DLA PRZEDSIĘBIORSTW ZATRUDNIAJĄCYCH PRACOWNIKÓW- ZUS RCA

W celu wykazania wszystkich należnych składek i wypłaconych świadczeń w danym miesiącu za konkretnego pracownika (oraz samego przedsiębiorcę) należy złożyć deklarację ZUS RCA.
 

• ZA PRACOWNIKÓW I WŁAŚCICIELI OBJĘTYCH JEDYNIE UBEZPIECZENIEM ZDROWOTNYM- ZUS RZA

Jeżeli dany pracownik jest objęty jedynie ubezpieczeniem zdrowotnym, wykazujemy wszystkie należne składki na ubezpieczenie zdrowotne w deklaracji ZUS RZA.
 

• OŚWIADCZENIE O WYPŁACONYCH ŚWIADCZENIACH - ZUS RSA

Aby wykazać wypłacone świadczenia (zasiłek chorobowy, macierzyński, opiekuńczy; wynagrodzenie chorobowe itd.) i informację o przerwach w opłacaniu składek (np. urlop bezpłatny) za każdego zatrudnianego pracownika konieczne jest złożenie deklaracji ZUS RSA.

UBEZPIECZENIE WYPADKOWE - ZUS IWA

W przypadku konieczności poinformowania ZUS o danych do wystawienia ubezpieczenia wypadkowego konieczne jest przekazanie deklaracji ZUS IWA. Zobowiązani do złożenia formularza za dany rok są płatnicy, którzy przez cały, pełen rok (i jeden dzień kolejnego roku) opłacali składki ubezpieczenia wypadkowego za przynajmniej (średnio) 10 osób miesięcznie oraz 31 grudnia, w roku, którego dotyczy zeznanie, płatnik był wpisany do rejestru REGON.

OKRESY PRACY W WARUNKACH SZCZEGÓLNYCH (DLA ZATRUDNIAJĄCYCH PRACOWNIKÓW)- ZUS ZSWA

Aby określić okresy pracy w szczególnych warunkach określonych w art. 3 ust. 1 i 3 ustawy z dnia 19 grudnia 2008 r. o emeryturach pomostowych (dla każdego pracownika) należy złożyć deklarację ZUS ZSWA.
Deklaracja musi być złożona przez płatnika do 31 marca każdego roku (za rok poprzedni).