Ulgi podatkowe jakie przedsiębiorcy mogą wykorzystać w rocznym zeznaniu PIT

Rozliczenie PIT za 2025 r. to dla przedsiębiorcy coś więcej niż coroczna formalność. To okazja do odzyskania realnych pieniędzy dzięki preferencjom podatkowym. W zeznaniach składanych do 30 kwietnia 2026 r. dostępne są zarówno sprawdzone instrumenty, jak ulga B+R, IP Box czy rozliczenie na ekspansję, jak i nowsze preferencje, m.in. ulga dla pracodawców zatrudniających żołnierzy. Warunek jest jeden: odpowiednia dokumentacja.

IP Box – 5 proc. od dochodów z oprogramowania

Ulga IP Box pozwala opodatkować dochód z kwalifikowanych praw własności intelektualnej stawką 5 proc. zamiast standardowych 19 proc. (podatek liniowy) lub 12 proc. i 32 proc. (skala podatkowa). Autorskie prawo do programu komputerowego jest wprost wymienione w ustawie o PIT jako jedno z ośmiu kwalifikowanych IP. Dla rozliczeń za 2025 r. ulga obowiązuje na dotychczasowych zasadach. Na dzień przygotowania tekstu nie uchwalono jeszcze zmian, które wyłączałyby tę preferencję dla jednoosobowych działalności gospodarczych, ale projekt UD116 pozostaje procedowany, dlatego co do rozliczeń za 2026 r. warto zachować ostrożność.

Trzy kryteria kwalifikujące do ulgi to: twórczość (kod oryginalny, odznaczający się chociażby minimalnym piętnem twórcy), systematyczność (wystarczy jeden zaplanowany projekt z określonymi celami i harmonogramem) oraz cel w postaci zwiększenia zasobów wiedzy lub ich nowych zastosowań. Warunkiem jest prowadzenie ewidencji w sposób umożliwiający wyodrębnienie dochodów z kwalifikowanego IP.

Objaśnienia podatkowe Ministerstwa Finansów z 15 lipca 2019 r. zalecają wnioskowanie o interpretację indywidualną (opłata 40 zł) w przypadku autorskiego prawa do programu komputerowego ze względu na złożoność technologiczną przedmiotu ochrony. Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej wydaje pozytywne interpretacje w przeważającej większości spraw programistów.

Przykład:

Programista na JDG (podatek liniowy), roczny dochód 200 tys. zł z oprogramowania i pełny wskaźnik nexus: podatek liniowy daje 38 tys. zł, IP Box – 10 tys. zł. Oszczędność wynosi 28 tys. zł rocznie, bez dodatkowych kosztów poza ewidencją.

Podstawa prawna:
art. 30ca i art. 30cb ustawy o PIT.

Źródło: Objaśnienia podatkowe MF z 15 lipca 2019 r. dot. IP Box.

Ulga B+R i ulga na innowacyjnych pracowników

Ulga B+R umożliwia odliczenie od podstawy opodatkowania kosztów kwalifikowanych, które wcześniej zostały zaliczone do kosztów uzyskania przychodów. W 2025 r. obowiązują stawki: 200 proc. dla kosztów pracowniczych (wynagrodzenia i składki ZUS) oraz 100 proc. dla pozostałych (materiały, ekspertyzy, aparatura naukowo-badawcza). Przy podatku liniowym przekłada się to na realną oszczędność rzucającą się w rozliczeniu: 19 proc. od kwoty dodatkowego odliczenia.

Firmy nieosiągające w danym roku dochodu pozwalającego na pełne skonsumowanie ulgi B+R mogą skorzystać z ulgi na innowacyjnych pracowników. Mechanizm pozwala na pomniejszenie zaliczek na PIT odprowadzanych od wynagrodzeń pracowników zaangażowanych w prace B+R o kwotę niewykorzystanej ulgi z poprzedniego roku. Warunek: pracownik poświęca co najmniej 50 proc. ogólnego czasu pracy w danym miesiącu na działalność B+R, a podstawą zatrudnienia jest umowa o pracę, zlecenie lub o dzieło (formuła B2B jest wykluczona).

Najnowsza praktyka interpretacyjna potwierdziła, że kwoty zaliczek na PIT, które nie zostały odprowadzone do urzędu skarbowego w związku z zastosowaniem ulgi na innowacyjnych pracowników, nadal mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów przez firmę. Nieodliczoną część ulgi B+R można przenosić na kolejnych sześć lat podatkowych.

Główna pułapka: organy skarbowe coraz surowiej oceniają dokumentację. Zbyt ogólne opisy projektów, np. „tworzenie oprogramowania”, są głównym powodem kwestionowania odliczeń podczas kontroli. Zaleca się prowadzenie bieżących notatek projektowych z udokumentowaniem nawet nieudanych prób technologicznych.

Przykład:

Przedsiębiorca prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą wykazał za 2024 r. stratę, mimo że poniósł 500 tys. zł kwalifikowanych kosztów wynagrodzeń pracowników zaangażowanych w działalność B+R. Odliczenie 200 proc. dałoby 1 mln zł, ale z powodu braku dochodu nie może zostać w pełni wykorzystane w zeznaniu rocznym. Od miesiąca następującego po złożeniu zeznania przedsiębiorca może pomniejszać zaliczki na PIT od wynagrodzeń pracowników o kwotę wynikającą z niewykorzystanej ulgi.

Podstawa prawna:

art. 26e i art. 26eb ustawy o PIT.

Ulga na robotyzację – przełom orzeczniczy w 2025 r.

Ulga na robotyzację, obowiązująca dla kosztów poniesionych w latach 2022–2026, pozwala na dodatkowe odliczenie 50 proc. kosztów związanych z nabyciem fabrycznie nowych robotów przemysłowych, maszyn peryferyjnych i dedykowanego oprogramowania. Warto jednak odnotować, że w Sejmie trwają prace nad projektem przedłużenia tej preferencji i podwyższenia poziomu odliczenia, ale na dziś obowiązujące przepisy nadal przewidują jej wygaśnięcie z końcem 2026 r. Przez długi czas KIS stał na stanowisku, że ulga przysługuje wyłącznie od odpisów amortyzacyjnych dokonywanych w danym roku, co drastycznie ograniczało jej wartość przy długim okresie amortyzacji drogich maszyn.

W 2025 r. w orzecznictwie pojawiła się korzystna dla podatników linia. Wyrok WSA w Poznaniu (sygn. akt I SA/Po 167/25) – wsparty następnie analogicznymi wyrokami WSA w Warszawie (sygn. akt III SA/Wa 1993/23) i WSA w Łodzi (sygn. akt I SA/Łd 713/24) wskazuje, że kosztem kwalifikowanym może być cena nabycia robota, a nie wyłącznie roczny odpis amortyzacyjny. Dla przedsiębiorcy rozliczającego PIT za 2025 r. otwiera to argumentację za jednorazowym odliczeniem 50 proc. całej wartości inwestycji od dochodu, choć podejście organów nie musi jeszcze być jednolite.

Uwaga: fiskus nadal często wydaje interpretacje negatywne. Przed rozliczeniem ulgi rekomendowane jest wystąpienie o własną interpretację indywidualną, z powołaniem się na powyższe wyroki. Sądy doprecyzowały również, że „robotem przemysłowym” jest zespół maszyn, a nie każde pojedyncze urządzenie sterowane cyfrowo weryfikacja specyfikacji technicznej sprzętu jest zatem niezbędna.

Przykład:

Firma produkcyjna nabyła w 2025 r. robot spawalniczy za 1,2 mln zł. Według wykładni popieranej przez sądy administracyjne odliczenie wynosi 600 tys. zł (50 proc.) jednorazowo od dochodu, a nie 600 tys. zł rozkładane na cały okres amortyzacji. Przy podatku liniowym generuje to oszczędność podatkową do 114 tys. zł.

Podstawa prawna: art. 52jb ustawy o PIT.

Źródło: wyroki: WSA w Poznaniu z 10 czerwca 2025 r., sygn. akt I SA/Po 167/25; WSA w Warszawie z 21 grudnia 2023 r., sygn. akt III SA/Wa 1993/23; WSA w Łodzi z 9 stycznia 2025 r., sygn. akt I SA/Łd 713/24.

Ulga na ekspansję i ulga na prototyp

Ulga na ekspansję pozwala na dwukrotne rozliczenie kosztów poniesionych w celu zwiększenia przychodów ze sprzedaży produktów, z limitem 1 mln zł rocznie. Koszty kwalifikowane to m.in. udział w targach, przygotowanie dokumentacji przetargowej i działania marketingowe służące wejściu na nowe rynki lub dotarciu do nowych segmentów klientów. Ulga na prototyp, odrębna preferencja, obejmuje 30 proc. kosztów wytworzenia nowego produktu (nie więcej niż 10 proc. dochodu).

Dla rozliczeń za 2025 r. kluczowe jest orzeczenie WSA w Gliwicach z 3 września 2025 r., sygn. akt I SA/Gl 1356/24, które poszerzyło rozumienie pojęcia „produktu dotychczas nieoferowanego”. Sąd odrzucił profiskalne stanowisko Dyrektora KIS i uznał, że produktem nowym może być również istotnie zmodyfikowany wyrób (np. zmieniona receptura, technologia lub opakowanie), jeśli modyfikacja ta umożliwia wejście w nowy segment rynku. Wyrok otwiera drogę do ulgi tysiącom firm z branży spożywczej, kosmetycznej i odzieżowej.

Przykład:

Producent żywności rozszerzył linię produkcyjną o wariant wegański dotychczasowego wyrobu, wchodząc na nowy segment rynku. Wydał 200 tys. zł na targi branżowe i materiały marketingowe. Ulga na ekspansję pozwoli odliczyć dodatkowe 200 tys. zł (ponad ujęte już koszty), zmniejszając podstawę opodatkowania o łączną kwotę 400 tys. zł.

Podstawa prawna: art. 26gb ustawy o PIT;

Źródło: wyrok WSA w Gliwicach z 3 września 2025 r., sygn. akt I SA/Gl 1356/24

Ulga dla pracodawców zatrudniających żołnierzy WOT i Aktywnej Rezerwy

Rok 2025 jest pierwszym pełnym rokiem stosowania nowej preferencji dla pracodawców zatrudniających żołnierzy Wojsk Obrony Terytorialnej (WOT) oraz żołnierzy Aktywnej Rezerwy (AR). Ulga przysługuje jako pracodawcom podatnikom PIT opodatkowanym na zasadach ogólnych lub podatkiem liniowym, zatrudniającym pracownika-żołnierza, któremu zgodnie z umową przysługuje co najmniej minimalne wynagrodzenie za pracę. Wysokość odliczenia zależy od nieprzerwanego stażu służby pracownika, ustalonego na 31 grudnia 2025 r.

Bazowe kwoty odliczenia wynoszą od 12 tys. zł (staż od roku do dwóch lat) do 24 tys. zł rocznie (staż powyżej pięciu lat). Dla mikro i małych przedsiębiorców kwoty są mnożone przez współczynnik 1,5 maksymalne odliczenie wynosi więc 36 tys. zł za żołnierza ze stażem powyżej pięciu lat. Pozostałe podmioty zatrudniające co najmniej pięciu pracowników przez cały rok mogą stosować współczynnik 1,2.

Nowe przepisy zdejmują z pracodawcy obowiązek wypłaty odprawy - świadczenie to wypłaca bezpośrednio jednostka wojskowa. Niewykorzystane odliczenie można rozliczać przez kolejnych pięć lat podatkowych. Warunkiem jest dysponowanie zaświadczeniem o stażu służby pracownika oraz wypełnienie załącznika PIT/WOT do zeznania rocznego z podaniem numeru PESEL żołnierza. Z ulgi wykluczone są osoby (pracodawcy) na ryczałcie ewidencjonowanym.

Przykład:

Mały przedsiębiorca (podatek liniowy) zatrudnia pracownika będącego żołnierzem WOT ze stażem czterech lat. Bazowa kwota odliczenia wynosi 21 tys. zł, po zastosowaniu współczynnika 1,5 odliczenie wynosi 31 500 zł. Przy 19-proc. podatku liniowym oszczędność podatkowa to prawie 6 tys. zł.

Podstawa prawna:

art. 26he ustawy o PIT;

Ulga termomodernizacyjna – nowe ograniczenia od 2025 r.

Ulga termomodernizacyjna pozostaje jedną z najpopularniejszych preferencji dostępnych dla właścicieli domów jednorodzinnych. Mogą z niej korzystać także przedsiębiorcy, ale nie dlatego, że prowadzą firmę, lecz dlatego, że jako osoby fizyczne są właścicielami lub współwłaścicielami budynku mieszkalnego jednorodzinnego. W przypadku przedsiębiorców opodatkowanych skalą albo podatkiem liniowym odliczenie następuje od dochodu, a w przypadku ryczałtu od przychodu. Zakres ulgi jest jednak ograniczony do wydatków na przedsięwzięcie termomodernizacyjne w takim budynku i do limitu 53 tys. zł na podatnika (małżonkowie łącznie do 106 tys. zł). Rok 2025 przynosi jednak istotną zmianę katalogu kwalifikowanych wydatków, wynikającą z objaśnień Ministerstwa Finansów z 30 czerwca 2025 r. (sygn. DD3.8203.1.2025).

Z listy wydatków kwalifikowanych wykluczone zostały: kotły gazowe i olejowe kondensacyjne, zbiorniki na gaz lub olej oraz wymiana samych szyb bez ram. Jednocześnie dodano lub doprecyzowano następujące kategorie: magazyny energii i ciepła, mikroinstalacje wiatrowe, systemy ociepleń płyt balkonowych i dachów oraz przyłącza do sieci ciepłowniczej lub gazowej zasilanej biometanem.

Kluczowa pułapka: prawo do ulgi przysługuje wyłącznie, jeśli podatnik jest właścicielem nieruchomości w momencie składania zeznania rocznego. Poniesienie wydatków na termomodernizację, a następnie sprzedaż domu przed złożeniem PIT skutkuje utratą prawa do odliczenia. Brak zaś minimalnej kwoty wymaganych wydatków i formalne pozwolenie na użytkowanie budynku nie są konieczne.

Ulga może być rozliczana przez sześć kolejnych lat, jeśli w 2025 r. podatnik wykazał stratę lub dochód był zbyt niski do pełnego odliczenia.

Przykład:

Przedsiębiorca zainstalował w 2025 r. magazyn energii przy domu jednorodzinnym, którego jest właścicielem, aby gromadzić nadwyżki energii i zwiększyć efektywność energetyczną budynku. Koszt magazynu wyniósł 40 tys. zł, a wymiana instalacji grzewczej na pompę ciepła – 35 tys. zł. Łącznie dało to 75 tys. zł wydatków, ale odliczeniu podlega tylko 53 tys. zł, bo taki jest limit dla jednego podatnika. Przy podatku liniowym 19 proc. daje to oszczędność podatkową w wysokości 10 070 zł.

Podstawa prawna: art. 26h ustawy o PIT;

Źródło: Objaśnienia podatkowe z 30 czerwca 2025 r. – Formy wsparcia przedsięwzięcia termomodernizacyjnego w podatku dochodowym od osób fizycznych (DD3.8203.1.2025).

Ulga sponsoringowa (CSR) – odliczenie 150 proc. kosztów

Ulga sponsoringowa (CSR) pozwala odliczyć od podstawy opodatkowania dodatkowe 50 proc. kosztów, które zostały już ujęte jako koszty uzyskania przychodów. Efektem jest odliczenie łączne wynoszące równowartość 150 proc. poniesionego wydatku. Dostępna jest dla podatników na skali podatkowej i podatku liniowym, nie przysługuje natomiast ryczałtowcom.

Podstawowy warunek kwalifikacji: umowa sponsoringu musi mieć charakter odpłatny. Oznacza to, że finansując np. sprzęt dla klubu sportowego, przedsiębiorca musi otrzymać w zamian świadczenie wzajemne (promocję logo, ekspozycję marki). Umowy z jednostronnymi świadczeniami na rzecz obdarowanego - bez świadczenia zwrotnego - nie kwalifikują się do preferencji, tracąc zarazem status kosztu uzyskania przychodów.

Przykład:

Firma wydała 20 tys. zł na umowę sponsorską z lokalnym klubem sportowym (logo na strojach i na stronie www klubu). Kwota 20 tys. zł została już ujęta w KUP. Ulga daje dodatkowe odliczenie 10 tys. zł (50 proc.), obniżając podstawę opodatkowania o łączne 30 tys. zł. Przy podatku liniowym dodatkowa oszczędność wynikająca z samej ulgi wynosi 1 900 zł.

Podstawa prawna:
art. 26ha ustawy o PIT.

Przypadki przeoczenia ulgi

Warto pamiętać, że przeoczona ulga nie przepada automatycznie. Jeżeli przedsiębiorca zorientuje się po czasie, że miał prawo do odliczenia, może złożyć korektę zeznania i odzyskać nadpłacony podatek. Co do zasady jest na to pięć lat, licząc od końca roku, w którym upłynął termin złożenia zeznania. Dla rozliczenia PIT za 2025 r. oznacza to możliwość skorygowania deklaracji najpóźniej do 31 grudnia 2031 r. W praktyce trzeba złożyć ten sam formularz co pierwotnie, zaznaczając, że jest to korekta, oraz dołączyć brakujące załączniki, np. PIT/O albo PIT/BR. Choć uzasadnienie korekty nie jest dziś obowiązkowe, krótki opis przyczyny zmiany może ułatwić sprawę. Jeżeli korekta zostanie złożona elektronicznie i wykaże nadpłatę, urząd co do zasady ma 45 dni na jej zwrot.

Nie każda przeoczona preferencja wymaga jednak cofania się do już złożonego zeznania. Część ulg można rozliczać również w kolejnych latach, gdy w roku poniesienia wydatku zabrakło dochodu. Dotyczy to m.in. ulgi termomodernizacyjnej, którą można rozliczać przez kolejne sześć lat, ulgi B+R, gdzie niewykorzystane odliczenie także przechodzi na sześć kolejnych lat lub może być wykorzystane przez ulgę na innowacyjnych pracowników, a także ulgi dla pracodawców zatrudniających żołnierzy WOT i aktywnej rezerwy, którą można rozliczać przez pięć kolejnych lat. Inaczej jest np. przy uldze sponsoringowej: jeśli podatnik o niej zapomni, jedyną drogą pozostaje korekta zeznania za właściwy rok.

Podsumowanie

Polski system ulg podatkowych dla przedsiębiorców składa się dziś z kilku nawzajem uzupełniających się instrumentów, które można w granicach prawa stosować jednocześnie. Programista na JDG może korzystać z IP Box i jednocześnie odliczać wydatki termomodernizacyjne we własnym domu. Firma produkcyjna może łączyć ulgę na robotyzację, ulgę B+R i ulgę na ekspansję, o ile spełni wymogi każdej z nich odrębnie. Klucz do sukcesu pozostaje niezmiennie ten sam: kompletna, szczegółowa dokumentacja.

Rok 2025 przynosi również wyraźne sygnały ze strony orzecznictwa sądowego, zwłaszcza w zakresie ulgi na robotyzację i ulgi na ekspansję, że wykładnia przepisów ewoluuje na korzyść podatników. Wyroki sądów administracyjnych mogą stanowić skuteczną tarczę w sporze z fiskusem, pod warunkiem, że przedsiębiorca wcześniej wystąpił o interpretację indywidualną lub przygotował solidne zaplecze dokumentacyjne.

W zakresie IP Box przedsiębiorcy powinni zachować czujność. Projekt UD116 nie został uchwalony, zeznania za 2025 r. składane są zatem na starych zasadach – ale prace legislacyjne trwają. Monitoring strony legislacja.gov.pl i wczesne planowanie alternatyw podatkowych (np. ryczałt 12 proc) powinny być elementem strategii każdego samozatrudnionego informatyka.

Autor:

Sławomir Biliński

 Źródła:

• art. 26e, art. 26eb, art. 26gb, art. 26h, art. 26ha, art. 26he, art. 30ca, art. 30cb, art. 52jb oraz art. 5a pkt 38–40 ustawy z 26 lipca 1991 roku o podatku dochodowym od osób fizycznych – j.t., Dz.U. z 2025 r. poz. 163 ze zm.