Obowiązek wystawiania jak i odbierania faktur ustrukturyzowanych przy pomocy Krajowego Systemu e-Faktur wszedł już w życie. Wraz z nim powstało jednak wiele wątpliwości. Jedną z nich jest to czy podatnicy, którzy nie posiadają numeru NIP a takimi są podatnicy prowadzący wyłącznie najem prywatny, będą zobowiązani do stosowania KSEF.
|
Spis treści:
- Najem na gruncie podatku dochodowego
- Najem prywatny na gruncie VAT
- Najem prywatny a KSEF
- Najem prywatny i działalność a KSEF
|
Najem na gruncie podatku dochodowego
Na mocy art. 659 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 r. - Kodeks cywilny (Dz.U. z 2020 r. poz. 1740 zwanej dalej ustawą Kodeks Cywilny) umowa najmu to umowa o charakterze odpłatnym, to umowa, która wiąże obydwie strony na czas określony albo nieokreślony. Umowa najmu przewiduje oddanie do używania określonej rzeczy ruchomej lub nieruchomej (przedmiotu najmu) za określoną kwotę czynszu i na określony w umowie czas.
Umowa najmu musi zawierać przynajmniej takie dane jak:
- przedmiot najmu,
- okres czasu trwania,
- czynsz, czyli wynagrodzenie za najem przedmiotu najmu,
- obowiązki najemcy i wynajmującego,
- pozostałe kwestie.
Zgodnie z art. 10 ust. 1 pkt 3 oraz 6 ustawy z dnia 26.07.1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2025 r. poz. 163 zwanej dalej ustawą o PDOF) – jednym ze źródeł przychodów w podatku dochodowym od osób fizycznych jest:
- działalność gospodarcza lub
- najem, podnajem, dzierżawa, poddzierżawa oraz inne umowy o podobnym charakterze, w tym również dzierżawa, poddzierżawa działów specjalnych produkcji rolnej oraz gospodarstwa rolnego lub jego składników na cele nierolnicze albo na prowadzenie działów specjalnych produkcji rolnej, z wyjątkiem składników majątku związanych z działalnością gospodarczą.
Wobec tego trzeba podkreślić, iż podatnik może świadczyć usługi najmu:
- w ramach prowadzonej działalności gospodarczej – sposób opodatkowania zależy wówczas od stosowanej formy opodatkowania dla dochodów (przychodów z tej działalności) – skala podatkowa albo podatek liniowy albo ryczałt ewidencjonowany,
- prywatnego, a więc wynajmować można składniki majątku należące do jego prywatnych zasobów, a więc poza prowadzoną działalnością gospodarczą – w takim wypadku dozwolony jest jedynie ryczałt jako forma opodatkowania dla najmu prywatnego.
Oczywiście podatnik może prowadzić działalność gospodarczą i jednocześnie świadczyć usługi najmu prywatnego. I tutaj pojawia się problem. Czy podatnik prowadzący najem prywatny jest zobowiązany wystawiać i odbierać faktury ustrukturyzowane przy pomocy KSEF?
Najem prywatny na gruncie VAT
Zgodnie z art. 15 ust. 2 ustawy z dnia 11.03.2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2025 r. poz. 775 zwanej dalej ustawą o VAT) działalność gospodarcza obejmuje wszelką działalność producentów, handlowców lub usługodawców, w tym podmiotów pozyskujących zasoby naturalne oraz rolników, a także działalność osób wykonujących wolne zawody. Działalność gospodarcza obejmuje w szczególności czynności polegające na wykorzystywaniu towarów lub wartości niematerialnych i prawnych w sposób ciągły dla celów zarobkowych.
Powyższe oznacza, że najem prywatny jak i najem realizowany w ramach prowadzonej działalności na gruncie ustawy o VAT stanowi działalność gospodarczą. Nie ma tutaj rozróżnienia, że podatnik wynajmuje prywatne składniki majątku a firmowe. Każdy najem na gruncie ustawy o VAT to prowadzenie działalności gospodarczej.
Niemniej najem może korzystać z dwóch rodzajów zwolnień z opodatkowania VAT.
|
UWAGA!
Najem na gruncie ustawy o VAT (prowadzony w ramach zarejestrowanej działalności lub najem prywatny) może korzystać z dwóch typów zwolnień z VAT:
- podmiotowego – do limitu wartości rocznej sprzedaży – 200 tys. zł,
- przedmiotowego – niezależnie od wysokości wartości sprzedaży a dotyczy świadczenia usług w zakresie wynajmowania lub wydzierżawiania nieruchomości o charakterze mieszkalnym lub części nieruchomości, na własny rachunek, wyłącznie na cele mieszkaniowe lub na rzecz społecznych agencji najmu.
|
Ponownie powstają wątpliwości - czy podatnik prowadzący najem prywatny jest zobowiązany wystawiać i odbierać faktury ustrukturyzowane przy pomocy KSEF?
Najem prywatny a KSEF
Podatnik, który prowadzi wyłącznie najem prywatny, a więc nie posiada zarejestrowanej działalności gospodarczej a świadczy usługi najmu prywatnych składników majątku ma obowiązek:
- posługiwania się numerem PESEL jako identyfikatorem podatkowym, jeżeli najem prywatny świadczony jest wyłącznie na rzecz konsumentów,
- posługiwania się numerem NIP jako identyfikatorem podatkowym, jeżeli najem prywatny świadczony jest na rzecz firm.
W pierwszym przypadku podatnik nie ma obowiązku wystawiania i odbierania faktur ustrukturyzowanych przy pomocy KSEF. Tu jednak pojawia się pewien problem. Zgodnie z art. 106b ust. 3 pkt 2 ustawy o VAT podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą sprzedaż zwolnioną z VAT, ale tylko na żądanie nabywcy towaru lub usługi, jeżeli żądanie jej wystawienia zostało zgłoszone w terminie 3 miesięcy, licząc od końca miesiąca, w którym dostarczono towar lub wykonano usługę bądź otrzymano całość lub część zapłaty.
Aktualnie brak jest jednolitego rozstrzygnięcia w tej kwestii. Pracuje nad nim Resort Finansów. Są bowiem dwie drogi:
- uznanie, ze podatnik prowadzący jedynie najem prywatny na rzecz konsumentów jest podatnikiem niezobligowanym do stosowania KSEF, w takim wypadku wystawia na żądanie fakturę w postaci elektronicznej albo papierowej, ponieważ nie dotyczą go obowiązki względem KSEF (nie jest podatnikiem zobowiązanym do wnioskowania o numer NIP, jego właściwym numerem identyfikacyjnym jest PESEL), albo
- uznanie, że podatnik prowadzący jedynie najem prywatny na rzecz konsumentów jest podatnikiem zobowiązanym do stosowania KSEF, w takim wypadku wystawia na żądanie fakturę w postaci elektronicznej albo papierowej, ponieważ może skorzystać ze zwolnienia z obowiązku stosowania KSEF na mocy art. 106ga ust. 2 pkt 4 ustawy o VAT (sprzedaż na rzecz konsumentów korzysta ze zwolnienia z KSEF).
|
UWAGA!
Zgodnie z art. 106ga ust. 2 pkt 4 ustawy o VAT obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur nie dotyczy wystawiania faktur na rzecz nabywcy towarów lub usług będącego osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej. |
W drugim przypadku, a więc gdy podatnik świadczy usługi najmu prywatnego na rzecz konsumentów i na rzecz firm to w przypadku dokumentowania usług najmu na rzecz firm ma obowiązek stosowania numeru NIP.
Jeżeli go jeszcze nie posiadają wtedy muszą złożyć formularz NIP-7 służący do ubiegania się o nadanie numeru NIP. Następnie będą musiały złożyć formularz VAT-R służący rejestracji ich, jako podatnika zwolnionego z VAT.
W takiej sytuacji, gdy wystawią fakturę za najem prywatny na rzecz firmy to będą mieli obowiązek jej wystawienia już w postaci ustrukturyzowanej przy pomocy KSEF.
Wszystkie powyższe przypadki dotyczyły podatnika zwolnionego z VAT, bowiem czynny podatnik VAT prowadzący najem prywatny:
- ma obowiązek stosowania KSEF, gdy wystawia faktury na rzecz firm oraz
- nie ma obowiązku stosowania KSEF, gdy najem prywatny świadczony jest na rzecz konsumentów.
Najem prywatny i działalność a KSEF
Na gruncie ustawy o VAT najem prywatny to działalność gospodarcza w takim samym stopniu jak działalność zarejestrowana w CEIDG.
Jeżeli czynny podatnik VAT albo zwolniony z VAT prowadzi jednocześnie najem prywatny oraz zarejestrowaną w CEIDG działalność gospodarczą to ustawa o VAT widzi go, jako jednego podatnika VAT.
Podatnik, który jest czynnym podatnikiem VAT albo podatnikiem zwolnionym z VAT i prowadzi najem prywatny oraz działalność gospodarczą ma obowiązek posiadać numer NIP. W takim wypadku, gdy świadczy usługi najmu prywatnego na rzecz:
- konsumentów, wówczas może skorzystać ze zwolnienia z obowiązku stosowania KSEF na mocy art. 106b ust. 3 pkt 2 ustawy o VAT (na żądanie konsumenta może wystawić fakturę papierową albo elektroniczną), lub
- firm, wówczas ma obowiązek wystawić fakturę ustrukturyzowaną przy pomocy KSEF.
Jeszcze do końca grudnia 2026r. podatnik może nie wystawiać faktur ustrukturyzowanych sprzedaży na rzecz firm (mogą wystawiać faktury elektroniczne lub faktury w postaci papierowej), jeżeli łączna wartość sprzedaży wraz z kwotą podatku VAT u tego podatnika udokumentowana tymi fakturami wystawionymi w danym miesiącu jest mniejsza lub równa 10 000 zł.
Autro:
Krzysztof Ulicki
Źródła:
Ustawa z dnia 13.10.1995 r. o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników (Dz. U. z 2025 r. poz. 237).
Ustawa z dnia 6 marca 2018 r. - Prawo przedsiębiorców (Dz. U. z 2025 r. poz. 1480)
Ustawa z dnia 23.04.1964 r. Kodeks cywilny (Dz. U. z 2025 r. poz. 1071)
Ustawa z dnia 26.07.1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2025 r. poz. 163).
Ustawa z dnia 29.08.1997 r. - Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2025 r. poz. 111).
Ustawa z dnia 11.03.2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2025 r. poz. 775).
Ustawa z dnia 26 maja 2023 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. 2023 poz. 1059).
