Obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych przy pomocy KSEF nastąpił od dnia:
- 1 lutego 2026 r. a zobowiązanymi podatnikami w tej dacie będą duże firmy, u których wartość sprzedaży za 2024 rok przekroczyła 200 000 000 zł (razem z VAT),
- Nastąpi 1 kwietnia 2026 r. a zobligowanymi podatnikami w tej dacie będą pozostali podatnicy.
|
Spis treści:
- Co to jest Krajowy System e-Faktur
- Zwolnienie z obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych
- Zwolnienie z KSEF na gruncie odpowiednio udokumentowanych dostaw towarów
- Zwolnienie z KSEF na gruncie odpowiednio udokumentowanych dostaw towarów - rozporządzenie
|
Co to jest Krajowy System e-Faktur
W nawiązaniu do art. 106nd ust. 2 ustawy z dnia 11.03.2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2025 r. poz. 775 zwanej dalej ustawą o VAT) Krajowy System e-Faktur to system elektroniczny zarządzany przez Szefa KAS, który umożliwia przedsiębiorcom wystawianie faktur ustrukturyzowanych i przekazywanie ich do odbiorcy w KSEF. Zgodnie z art. 106nd ust. 2 ustawy z dnia 11.03.2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2025 r. poz. 775 zwanej dalej ustawą o VAT) KSEF realizuje określone zadania, takie jak:
- nadawanie, modyfikacja uprawnień do korzystania z KSEF oraz powiadamianie podmiotów o nadanych uprawnieniach do korzystania z KSEF lub ich odebraniu,
- uwierzytelnienie oraz weryfikacja uprawnień do korzystania z KSEF,
- wystawianie, odbieranie, przechowywanie, podgląd oraz oznaczanie faktur ustrukturyzowanych numerem identyfikującym w KSEF,
- powiadamianie podmiotów uprawnionych o dacie i czasie wystawienia faktury ustrukturyzowanej oraz numerze identyfikującym fakturę ustrukturyzowaną przydzielonym w KSEF oraz dacie i czasie jego przydzielenia,
- powiadamianie o dacie i czasie odrzucenia faktury w przypadku jej niezgodności z wzorem faktury widniejącym w KSEF oraz o możliwości wystawienia faktury ustrukturyzowanej - w przypadku niedostępności KSEF,
- powiadamianie innych podmiotów o braku uprawnień do korzystania z KSEF,
- analiza i kontrola prawidłowości danych z faktur ustrukturyzowanych.
Warto zaznaczyć, iż fakturę ustrukturyzowaną uznaje się za wystawioną w dniu jej przesłania do KSEF.
Z kolei fakturę ustrukturyzowaną uznaje się za otrzymaną przy użyciu KSEF w dniu przydzielenia w tym systemie (unikalnego) numeru identyfikującego tę fakturę. System KSEF będzie archiwizował faktury ustrukturyzowane przez okres 10 lat. Przez ten okres sprzedawca będzie miał do nich dostęp, a więc będzie mógł dokonać ponownego wglądu do tych faktur w razie potrzeby.
Zwolnienie z obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych
Prawodawca w art. 106ga ust. 2 ustawy o VAT wymienił szereg okoliczności, w których nie ma obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych przy pomocy KSEF.
Przypadki te zobrazowano w poniższej tabeli.
| Okoliczności, w których nie ma obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych przy pomocy KSEF |
| Lp. |
Przypadki |
| 1. |
Podatnik nieposiadający siedziby działalności gospodarczej ani stałego miejsca prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium RP |
| 2. |
Podatnik nieposiadający siedziby działalności gospodarczej w Polsce, ale posiadający stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej na terytorium RP niemniej to stałe miejsce prowadzenia działalności gospodarczej nie uczestniczy w dostawie towarów lub świadczeniu usług, dla których wystawiono fakturę |
| 3. |
Podatnik rozliczający podatek VAT za pomocą szczególnych procedur VAT OSS lub VAT IOSS lub w zakresie świadczenia usług międzynarodowego okazjonalnego przewozu drogowego osób |
| 4. |
na rzecz nabywcy towarów lub usług będącego osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej, |
| 5. |
w przypadku odpowiednio udokumentowanych dostaw towarów lub świadczenia usług, określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 106s ustawy o VAT, |
| 6. |
Podatnik nieposiadający siedziby działalności gospodarczej na terytorium RP i korzystający w Polsce ze zwolnienia z VAT w ramach procedury SME |
Zwolnienie z KSEF na gruncie odpowiednio udokumentowanych dostaw towarów
Zgodnie z art. 106ga ust. 2 pkt 5 ustawy o VAT obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur nie dotyczy przypadków odpowiednio udokumentowanych dostaw towarów lub świadczenia usług, określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 106s ustawy o VAT.
|
UWAGA!
Zgodnie z art. 106s ustawy o VAT Minister właściwy do spraw finansów publicznych może określić, w drodze rozporządzenia, przypadki odpowiednio udokumentowanych dostaw towarów lub świadczenia usług, w których nie ma obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych, oraz przypadki, w których mimo braku obowiązku można wystawiać faktury ustrukturyzowane, uwzględniając:
1) specyfikę niektórych rodzajów działalności związaną z liczbą i rodzajem czynności wymagających udokumentowania;
2) konieczność zapewnienia szczególnych sposobów dokumentowania czynności;
3) możliwości techniczno-organizacyjne związane z dokumentowaniem czynności;
4) konieczność przeciwdziałania nadużyciom związanym z unikaniem prawidłowego dokumentowania czynności.
|
W dniu 07.12.2025r. Minister Finansów i Gospodarki wydał rozporządzenie w sprawie przypadków, w których nie ma obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych (Dz. U. z 2025 r. poz. 1740).
W rozporządzeniu tym określił przypadki odpowiednio udokumentowanych dostaw towarów lub świadczenia usług.
Zwolnienie z KSEF na gruncie odpowiednio udokumentowanych dostaw towarów - rozporządzenie
Rozporządzenie Ministra Finansów i Gospodarki w sprawie przypadków, w których nie ma obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych określa przypadki odpowiednio udokumentowanych dostaw towarów lub świadczenia usług, w których nie ma obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych, oraz przypadki, w których mimo braku obowiązku można wystawiać faktury ustrukturyzowane.
Jakie to przypadki? Odpowiedź zaprezentowano w poniższej tabeli.
| Przypadki odpowiednio udokumentowanych dostaw towarów lub świadczenia usług, w których nie ma obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych, oraz w których mimo braku obowiązku można wystawiać faktury ustrukturyzowane |
| Sytuacja, w której nie ma obowiązku wystawienia faktury ustrukturyzowanej |
Warunki |
| Świadczenie usług przejazdu autostradą płatną |
- usługi udokumentowane fakturami o mniejszej liczbie danych niż w standardowej fakturze (z art. 106o ustawy o VAT),
- faktury zostały wystawione przez podatników VAT uprawnionych do świadczenia tych usług oraz przez podmioty działające w imieniu i na rzecz podatnika lub upoważnione przez niego osoby trzecie
|
|
Świadczenie usług przewozu osób na dowolną odległość:
- kolejami normalnotorowymi,
- taborem samochodowym,
- statkami pełnomorskimi,
- środkami transportu żeglugi śródlądowej i przybrzeżnej,
- promami,
- samolotami i śmigłowcami
|
- udokumentowane fakturami w formie biletu jednorazowego zawierającymi mniejszej ilości danych niż w standardowej fakturze (z art. 106o ustawy o VAT),
- faktury zostały wystawione przez podatników podatku VAT uprawnionych do świadczenia tych usług oraz przez podmioty działające w imieniu i na rzecz podatnika lub upoważnione przez niego osoby trzecie
|
| Świadczenie usług w zakresie kontroli i nadzoru ruchu lotniczego, za które są pobierane opłaty trasowe |
- udokumentowane fakturami wystawianymi za okresy miesięczne,
- faktury wystawione przez Centralne Biuro Opłat Trasowych (CRCO) Europejskiej Organizacji do Spraw Bezpieczeństwa Żeglugi Powietrznej (EUROCONTROL) w imieniu Polskiej Agencji Żeglugi Powietrznej
|
| Świadczenie usług zwolnionych z VAT |
udokumentowane fakturami o mniejszą liczbę danych niż w standardowej fakturze (z art. 106o ustawy o VAT) |
| Świadczenie usług w zakresie udzielania poręczeń, gwarancji i wszelkich innych zabezpieczeń transakcji finansowych i ubezpieczeniowych oraz usług pośrednictwa w świadczeniu tych usług, a także usług zarządzania gwarancjami kredytowymi przez kredytodawcę lub pożyczkodawcę |
| Świadczenie usług w zakresie depozytów środków pieniężnych, prowadzenia rachunków pieniężnych, wszelkiego rodzaju transakcji płatniczych, przekazów i transferów pieniężnych, długów, czeków i weksli oraz usług pośrednictwa w świadczeniu tych usług |
| Świadczenie usług udzielania kredytów lub pożyczek pieniężnych oraz usług pośrednictwa w świadczeniu usług udzielania kredytów lub pożyczek pieniężnych, a także usług zarządzania kredytami lub pożyczkami pieniężnymi przez kredytodawcę lub pożyczkodawcę |
| Świadczenie usług ubezpieczeniowych, usług reasekuracyjnych i usług pośrednictwa w świadczeniu usług ubezpieczeniowych i reasekuracyjnych, a także usługi świadczone przez ubezpieczającego w zakresie zawieranych przez niego umów ubezpieczenia na cudzy rachunek, z wyłączeniem zbywania praw nabytych w związku z wykonywaniem umów ubezpieczenia i umów reasekuracji |
| Transakcje, łącznie z pośrednictwem, dotyczące walut, banknotów i monet używanych jako prawny środek płatniczy, z wyłączeniem banknotów i monet będących przedmiotami kolekcjonerskimi, za które uważa się monety ze złota, srebra lub innego metalu oraz banknoty, które nie są zwykle używane jako prawny środek płatniczy lub które mają wartość numizmatyczną |
| Świadczenie usług, w tym także usługi pośrednictwa, których przedmiotem są udziały w spółkach albo w innych niż spółki podmiotach, jeżeli mają one osobowość prawną z wyłączeniem usług przechowywania tych udziałów i zarządzania nimi |
| Świadczenie usług, których przedmiotem są instrumenty finansowe z wyłączeniem przechowywania tych instrumentów i zarządzania nimi, oraz usług pośrednictwa w tym zakresie |
| Dostawa towarów i świadczenie usług (nabywca towarów lub usług nie jest zidentyfikowany na potrzeby danej czynności za pomocą numeru identyfikacji podatkowej NIP) |
- udokumentowane fakturami wystawianymi przez nabywcę towarów lub usług,
- nabywca zawarł ze sprzedawcą lub innym podatnikiem, na rzecz którego wystawia faktury - umowę w sprawie wystawiania faktur w imieniu i na rzecz sprzedawcy lub innego podatnika, w której została określono procedura zatwierdzania poszczególnych faktur przez podatnika dokonującego tych czynności
|
| Dostawa towarów i świadczenie usług (podatnik, który upoważnił nabywcę towarów lub usług do wystawiania faktur w jego imieniu i na jego rzecz, nie jest zidentyfikowany na potrzeby danej czynności za pomocą numeru identyfikacji podatkowej NIP) |
- udokumentowane fakturami wystawianymi przez nabywcę towarów lub usług,
- nabywca zawarł z podatnikiem, na rzecz którego wystawia faktury - umowę w sprawie wystawiania faktur w imieniu i na rzecz sprzedawcy lub innego podatnika, w której została określona procedura zatwierdzania poszczególnych faktur przez podatnika dokonującego tych czynności
|
Autor:
Krzystof Ulicki
