Zwolnienie ze składek ZUS, a koszty i przychody podatkowe

W związku z pojawieniem się i rozprzestrzenianiem w naszym kraju wirusa SARS-CoV-2 (koronawirusa) wiele aspektów naszego życia uległo diametralnym zmianom. Przedsiębiorcy niemal wszystkich branż odczuli negatywne skutki epidemii. Dlatego też, nasz rząd przygotował kilka rozwiązań mających pomóc firmom w trudnej sytuacji, wywołanej epidemią.

Dzięki ustawie zwanej tarczą antykryzysową przedsiębiorcy mogą skorzystać z kliku rozwiązań.

Mikroprzedsiębiorcy (podmioty spełniające warunki zgodnie z definicją zawartą w ustawie prawo przedsiębiorców) mogą wnioskować o udzielenie pożyczki do 5.000 zł na pokrycie bieżących kosztów prowadzenia działalności. Pożyczki tej może udzielić starosta ze środków Funduszu Pracy w celu przeciwdziałania  negatywnym skutkom COVID-19.

Zaletą tej formy pomocy przedsiębiorcom jest niewątpliwie stałe oprocentowanie oraz możliwość wnioskowania o umorzenie pożyczki wraz z odsetkami.

Należy pamiętać, że zgodnie z obowiązującymi przepisami podatkowymi kwoty umorzonych zobowiązań stanowią przychód, który zwiększa podstawę opodatkowania. Dotyczy to także umorzonych odsetek.

Obecnie najpopularniejszą formą pomocy, z której korzystają przedsiębiorcy to zwolnienie z obowiązku opłacania nieopłaconych należności z tytułu składek na ubezpieczenia społeczne, na ubezpieczenie zdrowotne, na Fundusz Pracy, Fundusz Solidarnościowy, Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych lub Fundusz Emerytur Pomostowych, należne za okres od dnia 1 marca 2020 r. do dnia 31 maja 2020 r.

Należy pamiętać, że samo złożenie wniosku i spełnienie wymaganych ustawą warunków nie jest wystarczające do skorzystania ze zwolnienia, o którym mowa powyżej.

Wszystkie składki należne za okresy objęte wnioskiem, muszą być wykazane w deklaracjach rozliczeniowych przesłanych terminowo do ZUS-u. Nie dotyczy to płatników, którzy z mocy prawa są zwolnieni z tego obowiązku. Jest to jeden z warunków skorzystania ze zwolnienia w opłacaniu nieopłaconych składek. Dlatego też przy naliczaniu wynagrodzeń, za okres wskazany we wniosku, nie powinno się wprowadzać żadnych zmian. Listy płac powinny być sporządzone na takich samych zasadach jak do tej pory, aby kwoty należnych składek były wykazane w prawidłowej wysokości.

Zgodnie z obowiązującymi przepisami, składki określone w ustawie o systemie ubezpieczeń społecznych, w części finansowanej przez płatnika składek, składki na Fundusz Pracy, Fundusz Solidarnościowy oraz Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych, stanowią koszty uzyskania przychodów w miesiącu, za który należności te są należne, pod warunkiem że składki zostaną opłacone w terminie.

Jak zatem zaksięgować listę płac przy korzystaniu z ulgi w opłacaniu składek?

• W przypadku podatkowej księgi przychodów i rozchodów, sprawa wydaje się być prosta. Skoro w kosztach nie uwzględniamy nieopłaconych składek, zatem wydaje się być logiczne, że księgować będziemy kwotę netto wynagrodzenia oraz kwotę podatku.
• Natomiast w przypadku ksiąg rachunkowych sposób księgowania takiej listy płac będzie musiał wyglądać nieco inaczej.

Na dzień dzisiejszy, zgodnie z zasadą memoriału (określoną w art. 6 ustawy o rachunkowości) w księgach rachunkowych jednostki należy ująć wszystkie osiągnięte przychody i związane z nimi koszty dotyczące danego roku obrotowego. Bilansowo należałoby ująć wynagrodzenia wraz z naliczonymi od nich składkami ZUS w kosztach okresu, którego faktycznie dotyczą. Bez względu na to czy wynagrodzenia zostały wypłacone a składki odprowadzone i wpłacone.

Podatkowo, wynagrodzenia powinny być ujmowane jako koszt uzyskania przychodu jednostki w miesiącu, za który są należne pod warunkiem, że zostały wypłacone lub postawione do dyspozycji w terminie wynikającym z przepisów prawa pracy lub umowy. Natomiast składki ZUS od wynagrodzeń mogą stanowić koszt pod warunkiem, że zostaną opłacone. Dlatego też w analityce powinny być wyodrębnione konta Wynagrodzenia – KUP oraz Wynagrodzenia – NKUP.

W zespole 4 powinno zostać utworzone konto analityczne 40x  Ubezpieczenia społeczne i inne świadczenia NKUP, przykładowo:

Pracownik otrzymuje wynagrodzenie w kwocie brutto 2.600 zł

Ewidencja księgowa:

Wn                    kwota                 Ma

405                     2.600                230

230                     356,46              220-3

230                     201,92              220-3

230                     113                   220-2

405                     466,18             220-3  (składki społeczne finansowane przez pracodawcę)

405                     66,30               220-3  (FP, FGŚP)

Ewidencja pozabilansowa:

Wn NKUP

405 - NKUP ( ubezpieczenia społeczne) 466,18

405 – NKUP (FP, FGŚP) 66,30

Kiedy będzie decyzja?

Należy pamiętać także o tym, że ZUS ma 30 dni na rozpatrzenie wniosku, licząc od dnia przesłania deklaracji rozliczeniowej lub imiennych raportów miesięczny należnych za ostatni miesiąc wskazany we wniosku o zwolnienie z opłacania składek.

W przypadku gdy płatnik składek zwolniony jest z obowiązku ich składania – w terminie nie dłuższym niż 30 dni od terminu, w którym powinna być opłacona składka za ostatni miesiąc wskazany we wniosku o zwolnienie z opłacania składek.

Jak zatem można zauważyć, o tym czy dany płatnik będzie zwolniony z opłacania nieopłaconych składek ZUS, dowie się niestety dopiero za kilka miesięcy, gdy otrzyma informację (pozytywną) lub decyzję (odmowną) z ZUS w tej sprawie. Do tego czasu jest to domniemanie i trzeba liczyć się z tym, że sposób księgowego ujęcia nieopłaconych składek może ulec zmianie.  

Być może do tego czasu pojawią się jeszcze jakieś wytyczne czy interpretacje, które uściślą kwestie podatkowe związane  z zastosowaniem powyższej ulgi.

Czy nieopłacone składki będą przychodem?

Zgodnie z brzmieniem art. 31zx ustawy z dnia 31 marca 2020 r. o zmianie ustawy o szczególnych rozwiązaniach związanych z zapobieganiem, przeciwdziałaniem i zwalczaniem COVID-19, innych chorób zakaźnych oraz wywołanych nimi sytuacji kryzysowych oraz niektórych innych ustaw:

Art. 31zx. Przychody z tytułu zwolnienia z obowiązku opłacania należności z tytułu składek, o których mowa w art. 31zo, nie stanowią przychodu w rozumieniu przepisów o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Na dzień dzisiejszy nie jest jednak wiadomo jak przepis ten będzie interpretowany? Czy np. nie będzie to interpretacja zawężająca stosowanie tego przepisu tylko do osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą?

W związku z wieloma niewiadomymi należy mieć na uwadze, że minie jeszcze kilka miesięcy zanim wszystko będzie na tyle jasne, że zapisy księgowe będzie można uznać za prawidłowe lub zajdzie konieczność wprowadzenia korekt.

Teresa Warska

Systim.pl