Obowiązek posiadania rachunku firmowego

Przedsiębiorcy będący osobami fizycznymi używają wiele różnych typów kont rozliczeniowych. Do najpopularniejszych należą konta firmowe, konta osobiste, lokaty terminowe, rachunki kredytowe czy też w ostatnich latach popularne rachunki inwestycyjne.

Wobec wielu możliwości wykorzystania różnego typu kont przedsiębiorcy zastanawiają się czy w ogóle muszą posiadać rachunek firmowy.

Rachunek firmowy

Rachunek firmowy jest to konto rozliczeniowe założone w uprawnionej do tego instytucji finansowo-rozliczeniowej (bank, SKOK, inne) na podmiot prowadzący działalność, a więc na podmiot występujący w określonym charakterze (na firmę).

Rachunek firmowy ma służyć przyjmowaniu należności i regulowaniu zobowiązań związanych z funkcjonowaniem działalności gospodarczej, przy czym w przypadki osób prawnych oraz jednostek organizacyjnych nieposiadających osobowości prawnej rachunek firmowy ma służyć rozliczeniom transakcji związanych wyłącznie z działalnością.

Natomiast, gdy mowa o osobie fizycznej prowadzącej działalność to rachunek firmowy może służyć do przyjmowania należności i regulowania zobowiązań związanych z firmą jak i z wydatkami i przychodami prywatnymi (niezwiązanymi z działalnością).

Obowiązek posiadania rachunku firmowego

W różnego rodzaju przepisach na próżno szukać jednego, generalnego uregulowania, które wskazywałoby na obowiązek posiadania konta firmowego. Jeżeli jednak przedsiębiorca natknie się na określone sytuacje gospodarcze wówczas nie ma innego wyjścia jak założyć konto firmowe.

Zgodnie z art. 5a ustawy z dnia 13.10.1995 r. o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników (Dz. U. z 2025 r. poz. 237) podatnicy będący osobami fizycznymi rozpoczynającymi działalność gospodarczą w ramach wniosku o wpis do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej składają zgłoszenie identyfikacyjne albo aktualizacyjne.

Zgłoszenie aktualizacyjne są obowiązani złożyć w celu uzupełnienia danych, w szczególności wykazu rachunków. Nie jest jednak nigdzie powiedziane, iż ma to być rachunek firmowy.

Obowiązek posiadania rachunku firmowego w konkretnych przypadkach – transakcja o wartości powyżej 15 000 zł

Brak obowiązku posiadania rachunku firmowego nie oznacza, iż w każdej sytuacji jest on zbędny. Istnieje wiele przypadków, w których przedsiębiorca musi posiadać rachunek firmowy.

Na mocy art. 19 ustawy z dnia 6.03.2018 r. Prawo przedsiębiorców (Dz. U. z 2024 r. poz. 236)  dokonywanie lub przyjmowanie płatności związanych z wykonywaną działalnością gospodarczą następuje za pośrednictwem rachunku płatniczego przedsiębiorcy, w każdym przypadku, gdy:

1. stroną transakcji, z której wynika płatność, jest inny przedsiębiorca oraz
2. jednorazowa wartość transakcji, bez względu na liczbę wynikających z niej płatności, przekracza 15.000 zł lub równowartość tej kwoty, przy czym transakcje w walutach obcych przelicza się na złote według średniego kursu walut obcych ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień dokonania transakcji.

Jeżeli przedsiębiorca dokonuje zapłaty (przyjmuje płatność) za transakcję związaną z działalnością (nie prywatną), której wartość przekracza 15 000 zł wówczas ma obowiązek dokonać płatności, przyjęcia należności za pośrednictwem rachunku płatniczego przedsiębiorcy.

Należałoby domniemywać, iż rachunek płatniczy przedsiębiorcy to rachunek rozliczeniowy, który może być prowadzony przez bank tylko dla podmiotów prowadzących działalność. Pozostałe typy rachunków poza lokatą terminową mogą być prowadzone albo dla osób fizycznych albo dla specjalnych grup podmiotów.

Zgodnie z art. 49 ust. 2 ustawy z dnia 29.08.1997r. - Prawo bankowe (Dz. U. 2024 poz. 1646) rachunki rozliczeniowe oraz rachunki lokat terminowych mogą być prowadzone wyłącznie dla:

• osób prawnych,
• jednostek organizacyjnych nieposiadających osobowości prawnej, o ile
• posiadają zdolność prawną,
• osób fizycznych prowadzących działalność zarobkową na własny rachunek,
• w tym dla osób będących przedsiębiorcami.

Z kolei rachunki oszczędnościowe, rachunki oszczędnościowo-rozliczeniowe oraz rachunki terminowych lokat oszczędnościowych mogą być prowadzone wyłącznie dla:

• osób fizycznych,
• szkolnych kas oszczędnościowych,
• kas zapomogowo-pożyczkowych,
• rad rodziców.

Tak więc rachunki prowadzone przez bank tylko dla podmiotów prowadzących działalność to rachunki rozliczeniowe.

Obowiązek posiadania rachunku firmowego w konkretnych przypadkach – mechanizm podzielonej płatności

Zgodnie z art. 96b ustawy z dnia 11.03.2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2025 r. poz. 775 zwanej dalej ustawą o VAT) Szef Krajowej Administracji Skarbowej prowadzi w postaci elektronicznej wykaz podmiotów (białą listę podatników VAT):

1. w odniesieniu, do których naczelnik urzędu skarbowego nie dokonał rejestracji albo, które wykreślił z rejestru, jako podatników VAT,
2. zarejestrowanych jako podatnicy VAT, w tym podmiotów, których rejestracja, jako podatników VAT została przywrócona.

Biała lista zawiera takie danej jak:

• firmę (nazwę) lub imię i nazwisko,
• numer identyfikacyjny (NIP), za pomocą którego podmiot został zidentyfikowany na potrzeby podatku, jeżeli taki numer został przyznany,
• status podmiotu w odniesieniu, do którego nie dokonano rejestracji albo który wykreślono z rejestru, jako podatnika VAT albo zarejestrowanego jako "podatnik VAT czynny" albo "podatnik VAT zwolniony", w tym podmiotu, którego rejestracja została przywrócona,
• numer identyfikacyjny REGON, o ile został nadany,
• numer w Krajowym Rejestrze Sądowym, o ile został nadany,
• adres siedziby - w przypadku podmiotu niebędącego osobą fizyczną,
• adres stałego miejsca prowadzenia działalności albo adres miejsca zamieszkania, w przypadku nieposiadania stałego miejsca prowadzenia działalności - w odniesieniu do osoby fizycznej,
• imiona i nazwiska osób wchodzących w skład organu uprawnionego do reprezentowania podmiotu oraz ich numery identyfikacji podatkowej,
• imiona i nazwiska prokurentów oraz ich numery identyfikacji podatkowej,
• imię i nazwisko lub firmę (nazwę) wspólnika oraz jego numer identyfikacji podatkowej,
• daty rejestracji, odmowy rejestracji albo wykreślenia z rejestru oraz przywrócenia zarejestrowania, jako podatnika VAT,
• podstawę prawną odpowiednio odmowy rejestracji, wykreślenia z rejestru oraz przywrócenia zarejestrowania, jako podatnika VAT,
• podstawę prawną zwolnienia podmiotowego z VAT w przypadku podatników nieposiadających siedziby działalności w Polsce, ale posiadających tę siedzibę w innym kraju UE, dodatkowo zarejestrowanych jako podatnicy VAT UE,
• numery rachunków rozliczeniowych, o których mowa w art. 49 ust. 1 pkt 1 ustawy - Prawo bankowe, lub imiennych rachunków w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, której podmiot jest członkiem, otwartych w związku z prowadzoną przez członka działalnością gospodarczą:
  • wskazanych w zgłoszeniu identyfikacyjnym lub zgłoszeniu aktualizacyjnym oraz
  • potwierdzonych przy wykorzystaniu STIR z wyjątkiem rachunków prowadzonych przez Narodowy Bank Polski.

W pozycji nr 13 widać wyraźnie, iż biała lista zawiera rachunki rozliczeniowe przedsiębiorców określone w art. 49 ust. 1 pkt 1 ustawy Prawo bankowe a te rachunki mogą być otwierane (prowadzone) tylko dla podmiotów prowadzących działalność. To oznacza, iż do białej listy przedsiębiorca nie zgłosi konta osobistego czy lokaty a jedynie rachunek rozliczeniowy założony na firmę.

Niemniej nie oznacza to jeszcze obowiązku założenia konta firmowego. Kiedy więc nastąpi ten obowiązek?

W przypadku obowiązku lub dobrowolności zastosowania mechanizmu podzielonej płatności. Czynny podatnik VAT ma obowiązek zapłacić za fakturę o łącznej kwocie powyżej 15 000 zł, w której choć jeden towar lub usługa występuje w załączniku nr 15 do ustawy o VAT z zastosowaniem mechanizmu podzielonej płatności.

Zgodnie z art. 108a ustawy o VAT zastosowanie mechanizmu podzielonej płatności polega na tym, że:

1. zapłata kwoty odpowiadającej całości albo części kwoty podatku wynikającej z otrzymanej faktury jest dokonywana na rachunek VAT,
2. zapłata całości albo części kwoty odpowiadającej wartości sprzedaży netto wynikającej z otrzymanej faktury jest dokonywana na rachunek bankowy albo na rachunek w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, dla których jest prowadzony rachunek VAT, albo jest rozliczana w inny sposób.

Podkreślić należy, że rachunek VAT jest tworzony automatycznie przez bank tylko do rachunków firmowych (rozliczeniowych) a nawet po rejestracji działalności nawet, gdy podatnik jeszcze nie założył konta firmowego. Nie jest tworzony do rachunków osobistych czy lokat.

Obowiązek posiadania rachunku firmowego w konkretnych przypadkach – pozostałe kwestie

Przedsiębiorca wciąż może przyjmować należności i regulować zobowiązania związane z działalnością gospodarczą o wartości transakcji do 15 000 zł poprzez rachunek osobisty albo gotówką.

Podobnie ma się rzecz z opłacaniem składek ZUS.

W nawiązaniu do art. 47 ust. 4b ustawy z dnia 13.10.1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz. U. z 2025 r. poz. 350) płatnik składek jest obowiązany opłacać należności z tytułu składek ZUS w formie bezgotówkowej w drodze obciążenia rachunku bankowego płatnika składek lub obciążenia rachunku płatniczego płatnika w instytucji płatniczej.

Powyższego przepisu nie stosuje się do płatników składek będących osobami fizycznymi, jeżeli nie prowadzą pozarolniczej działalności gospodarczej.

Na koniec warto dodać, że póki, co zwroty podatków mogą być realizowane przez urząd skarbowy także na konto osobiste podatnika, jeżeli jest osobą fizyczną lub osobą fizyczną prowadzącą działalność.

Autor:

Krzysztof Ulicki

Źródła:

Ustawa z dnia 11.03.2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2024 r. poz. 361).

Ustawa z dnia 23.04.1964 r. Kodeks cywilny (Dz. U. z 2024 r. poz. 1061)

Ustawa z dnia 26.07.1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2025 r. poz. 163).

Ustawa z dnia 29.08.1997 r. - Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2025 r. poz. 111).

Ustawa z dnia 13.10.1995 r. o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników (Dz. U. z 2025 r. poz. 237).

Ustawa z dnia 6.03.2018 r. Prawo przedsiębiorców (Dz. U. z 2024 r. poz. 236).

Ustawa z dnia 29.08.1997r. - Prawo bankowe (Dz. U. 2024 poz. 1646).

Ustawa z dnia 19.08.2011 r. o usługach płatniczych (Dz.U. 2025 poz. 611).

Ustawa z dnia 13.10.1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz. U. z 2025 r. poz. 350).