Czy kaucja jest przychodem? Jak ją rozliczyć?

Firmy i osoby prywatne wykorzystują różne metody do tego, aby zabezpieczyć swoje interesy w relacjach z innymi podmiotami. Jedną z takich metod jest stosowanie kaucji. W większości przypadków mianem tym określa się specjalne zabezpieczenie pieniężne, które kontrahent płaci współpracującej z nim firmie na poczet objęcia ochroną procesu wykonania zlecenia. W sytuacji, gdy zadanie zostanie zrealizowane należycie i z zachowaniem wszystkich wskazówek przekazanych przez klienta, kontrahent może liczyć na zwrot kaucji. W przeciwnym wypadku kaucja pozostaje u strony zlecającej, pomnażając jej dochód. W związku z tym zasadnym staje się pytanie, czy od zatrzymanej kaucji trzeba odprowadzać należny podatek? Zagadnienie to warto rozważyć w oparciu o aktualnie obowiązujące prawo.

Czym jest kaucja?

W aktualnie obowiązujących przepisach prawnych trudno znaleźć jednoznaczne wyjaśnienie słowa „kaucja”. Termin ten funkcjonuje bowiem głównie w znaczeniu potocznym. Biorąc pod uwagę definicję słownikową, należy podkreślić, iż kaucją jest pewna suma pieniężna w kwocie ustalonej pomiędzy stronami umowy, której głównym celem jest złożenie gwarancji spełnienia zlecenia oraz odszkodowanie dla pokrzywdzonej strony w razie, gdyby warunki umowy nie zostały dotrzymane. Aby można było uznać, że zatrzymane w ramach kaucji pieniądze są własnością podatnika, musi on mieć realną możliwość dysponowania nimi zgodnie z własnym upodobaniem. Innymi słowy, kaucja musi wejść w stan majątkowy podatnika, stając się integralną częścią dochodów danej osoby.

Otrzymanie kaucji

Niektórzy podatnicy żywią błędne przekonanie, że sam fakt przyjęcia kaucji od kontrahenta oznacza, że będą oni musieli odprowadzić od otrzymanej kwoty należny podatek jako od określonego składnika majątkowego. Tak jednak nie jest, a przynajmniej nie w momencie jej przyjęcia. Pobrana od współpracownika kaucja zazwyczaj pozostaje do dyspozycji danego podmiotu tylko przez określony czas, aż do momentu wywiązania się z określonego zobowiązania.

Jeśli wykonawca zrealizuje wszystkie założenia projektu, nie ma powodu, aby przetrzymywać w dalszym ciągu zaciągniętą sumę pieniędzy. Należy ją zwrócić poprzedniemu właścicielowi. A zatem zleceniodawca w większości przypadków za pomocą kaucji nie zwiększa swojego stanu posiadania. Nie może on też posługiwać się tymi pieniędzmi zgodnie z własnym upodobaniem. Jeśli natomiast przychód podatnika za sprawą kaucji się nie zwiększył, organy podatkowe nie wymagają też opłacenia podatku od kaucji. Takie zabezpieczenie pieniężne jest neutralne podatkowo. To oznacza, że dopóki zleceniodawca nie zyska prawa do swobodnego dysponowania danymi pieniędzmi, do tej pory nie można mówić o uzyskaniu przez niego przychodu w tradycyjnym rozumieniu tego słowa.

Kaucja jako kwota należna

Zdarzają się sytuacje, gdy kontrahent nie wywiązuje się należycie z podjętych zobowiązań. W takim przypadku jego współpracownik ma prawo do zatrzymania dla siebie pobranej kaucji. W tych okolicznościach jednak bezpowrotnie traci ona swój kaucyjny charakter, stając się kwotą należną. Co to oznacza w praktyce? Otóż tyle, że zatrzymana kwota pomnaża stan majątkowy danego podmiotu, stając się jednym ze źródeł dochodu. W takim przypadku powstaje obowiązek opodatkowania jej i odprowadzenia od niej należności w określonej wysokości.

Opodatkowanie kwoty należnej w ramach podatku dochodowego od osób fizycznych

Kwota należna rodzi pewne skutki zarówno na drodze podatku dochodowego, jak i podatku od towarów i usług. Należy ją wykazać w podatkowej księdze przychodów i rozchodów w kolumnie 8, uwzględniając miesiąc, w którym została ona zatrzymana. Jako podstawa jej rozliczenia służy obustronnie zawarta umowa z potwierdzeniem otrzymania zapłaty oraz adnotacją dotyczącą powodów przejęcia na własność przekazanych w ramach kaucji środków pieniężnych.

Opodatkowanie kwoty należnej w świetle prawa o podatku VAT

Zasadniczo kaucja nie jest przychodem, który powstaje na skutek obrotu handlowego określonymi towarami i usługami. Jako kara umowna i odszkodowanie nie podlega zatem zaliczeniu w poczet dochodów opodatkowanych podatkiem VAT. Trzeba mieć świadomość, że dostawą towarów jest każde przekazanie określonych produktów na rzecz nabywcy do jego samodzielnego rozporządzania, a za świadczenie usług uznaje się wykonywanie zleceń na rzecz osoby fizycznej, prawnej lub jednostki organizacyjnej nie dysponującej osobowością prawną, którego nie można zaliczyć do tradycyjnie rozumianej dostawy towarów.

Kaucja jest odszkodowaniem, które ma za zadanie zrekompensować zleceniodawcy brak wykonania zlecenia lub nienależyte wywiązanie się ze zobowiązania. Nie ma zatem nic wspólnego ani z dostawą towarów, ani ze świadczeniem usług. Nie trzeba zatem odprowadzać od niej VAT. To oznacza, że kaucji nie można dokumentować ani za pomocą paragonu fiskalnego, ani faktury. Te dokumenty są bowiem zarezerwowane tylko dla transakcji kupna-sprzedaży. Do udokumentowania zatrzymania kaucji zwykle wykorzystuje się inne dokumenty, takie jak choćby nota księgowa.

Autor: Łukasz Stachurski

Źródła:

• http://www.vademecumpodatnika.pl/artykul_narzedziowa,831,0,12990,podatkowe-rozliczenie-kaucji-pobranej-w-ramach-prywatnego.html
• https://ksiegowosc.infor.pl/podatki/cit/80812,Czy-otrzymana-kaucja-jest-przychodem-do-opodatkowania.html