Szybsza amortyzacja lokalu użytkowego

Amortyzacja lokalu użytkowego wiąże się zazwyczaj z bardzo długim okresem rozliczania odpisów amortyzacyjnych w kosztach uzyskania przychodów. Warto zatem zatrzymać się nad samą definicją lokalu użytkowego.

Warto zatrzymać się nad właściwą jego identyfikacją tzn., czym właściwie jest lokal użytkowy, w jaki sposób go klasyfikować i czy można skrócić długi okres amortyzacji?

Co to jest lokal użytkowy (niemieszkalny)

Aby wyjaśnić pojęcie lokalu użytkowego warto posłużyć się dwiema definicjami. Pierwsza zawarta w art. 2 ust. 2 ustawy z dnia 24 czerwca 1994 r. o własności lokali (Dz. U. z 2026 r. poz. 232) mówi, iż samodzielny lokal mieszkalny to wydzielona trwałymi ścianami w obrębie budynku izba lub zespół izb przeznaczonych na stały pobyt ludzi, które wraz z pomieszczeniami pomocniczymi służą zaspokajaniu ich potrzeb mieszkaniowych. Przepis ten stosuje się odpowiednio również do samodzielnych lokali wykorzystywanych zgodnie z przeznaczeniem na cele inne niż mieszkalne.

Lokal użytkowy - niemieszkalny to nieruchomość pozbawiona cech nieruchomości mieszkalnej. Z kolei w Klasyfikacji Środków Trwałych pod numerem KŚT 121 występuje kategoria lokali użytkowych oraz spółdzielczego prawa do lokali użytkowych.

Warto zapamiętać nr KŚT, 121 bowiem pod tym numerem podatnik wprowadzi nabyty (wybudowany) lokal użytkowy do ewidencji środków trwałych.

Indywidualne stawki amortyzacyjne dla budynków (lokali) i budowli niemieszkalnych

Podatnicy mają prawo do zastosowania indywidualnych stawek amortyzacyjnych, dzięki którym mogą skrócić okres amortyzacji niektórych środków trwałych. Efektem tego są większe koszty uzyskania przychodów w okresie amortyzacji niż gdy zastosowali standardowe stawki amortyzacyjne. Mówi o tym art. 22j ust. 1 ustawy z dnia 26.07.1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2026 r. poz. 592 zwanej dalej ustawą o PDOF).

Lokale użytkowe jak już wyżej wskazano występują w grupie KŚT 121. Dla lokali niemieszkalnych przewidziano roczną stawkę amortyzacyjną wynoszącą 2,5%. To oznacza, że przez cały rok przedsiębiorca może ująć w koszty zaledwie 2,5% wartości początkowej tego lokalu. Czy jest możliwość skrócenia okresu amortyzacji lokalu użytkowego?

Warunki indywidualnej stawki amortyzacyjnej lokalu użytkowego

Podatnicy mogą ustalić indywidualne stawki amortyzacyjne:

1. dla używanych lub ulepszonych środków trwałych, oraz
2. po raz pierwszy wprowadzonych do ewidencji środków trwałych u danego podatnika.

Jeżeli chodzi o kwestię tego, że środek trwały był wcześniej używany to ustawodawca ma na myśli to, iż środek trwały jeszcze przed zakupem przez przedsiębiorcę był używany przez poprzedniego właściciela przez okres minimum 60 miesięcy.

Kwestia udokumentowania została pozostawiona podatnikowi, czyli aby potwierdzić fakt używania podatnik może posłużyć się dowolnymi dowodami, byleby w sposób wiarygodny potwierdzały używanie środka trwałego w ww. okresie czasu jeszcze przed nabyciem. Drugi warunek oznacza, że przedsiębiorca wprowadza dany lokal użytkowy po raz pierwszy do ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych w prowadzonej działalności gospodarczej (nigdy wcześniej go nie wprowadzał do tej ewidencji).

Zatem prawo do 10% rocznej stawki amortyzacyjnej dla nabytego lokalu użytkowego będzie miał podatnik, jeżeli:

1. spełnia on cechy środka trwałego,
2. został po raz pierwszy wprowadzony do ewidencji środków trwałych u podatnika (nigdy wcześniej nie był wprowadzany),
3. posiada dowody potwierdzające wcześniejsze jego używanie u poprzedniego podatnika (właściciela) przez 60 miesięcy.

Jeżeli chodzi o kwestię tego, że środek trwały był wcześniej używany to ustawodawca ma na myśli to, iż środek trwały jeszcze przed zakupem przez przedsiębiorcę był używany przez poprzedniego właściciela przez okres minimum 60 miesięcy. Kwestia udokumentowania została pozostawiona podatnikowi, czyli aby potwierdzić fakt używania podatnik może posłużyć się dowolnymi dowodami, byleby w sposób wiarygodny potwierdzały używanie środka trwałego w ww. okresie czasu jeszcze przed nabyciem.

Drugi warunek oznacza, że przedsiębiorca wprowadza dany lokal użytkowy po raz pierwszy do ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych w prowadzonej działalności gospodarczej (nigdy wcześniej go nie wprowadzał do tej ewidencji).

Zatem prawo do 10% rocznej stawki amortyzacyjnej dla nabytego lokalu użytkowego będzie miał podatnik, jeżeli:

1. spełnia on cechy środka trwałego,
2. został po raz pierwszy wprowadzony do ewidencji środków trwałych u podatnika (nigdy wcześniej nie był wprowadzany),
3. posiada dowody potwierdzające wcześniejsze jego używanie u poprzedniego podatnika (właściciela) przez 60 miesięcy.

Zastosowanie indywidualnej stawki amortyzacyjnej lokalu użytkowego

Indywidualną stawkę amortyzacyjną dla lokali użytkowych, dla których stawka amortyzacyjna z Wykazu stawek amortyzacyjnych wynosi 2,5% - 40 lat określa się, jako te 40 lat pomniejszone o pełną liczbę lat, które upłynęły od dnia ich oddania po raz pierwszy do używania do dnia wprowadzenia do ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych prowadzonej przez podatnika.

Indywidualną stawkę amortyzacyjną dla lokali użytkowych wylicza się w sposób następujący: Indywidualna stawka amortyzacji = 40 lat - pełna liczbę lat, które upłynęły od dnia ich oddania po raz pierwszy do używania do dnia wprowadzenia do ewidencji środków trwałych.

Przykład 1

Przedsiębiorca w 2026r. nabył lokal użytkowy w starym budynku. Budynek został oddany do użytku 1960r. na co występuje komplet dokumentów. Okres od pierwszego oddania do używania wynosi, więc 66 lat, na co także występują dowody.

Indywidualna stawka amortyzacyjna = 40 lat - 66 lat à -26 lat.

Ujemny okres amortyzacji oznacza wynik niższy niż 10 lat, co oznacza, że podatnik przyjmuje okres amortyzacji 10 lat.

Zatem podatnik będzie mógł 10% od wartości początkowej lokalu użytkowego rocznie ująć w koszty uzyskania przychodów.

Ustawodawca zaznacza przy tym, że, tak obliczona indywidualna stawka amortyzacyjna nie może być niższa niż 10% (okres amortyzacji nie może być krótszy niż 10 lat). Jeżeli więc jest niższa to i tak podatnik musi przyjąć najkrótszy, ustawowo przyjęty okres amortyzacji – 10 lat (10% rocznie w koszty).

Należy podkreślić, iż ustawodawca dopuszcza dowolne dowody, które jednoznacznie potwierdzają fakt używania lokalu użytkowego przez określony ustawowo okres czasu. Do przykładowych dowodów można zaliczyć: akt notarialny, umowy najmu, umowy dzierżawy, księga wieczysta, zdjęcia, dokumenty techniczne budynku, archiwa państwowe, zaświadczenia od zarządcy nieruchomości, itp.

Podsumowując, aby przedsiębiorca miał prawo do zastosowania indywidualnej 10% rocznie stawki amortyzacyjnej dla danego lokalu użytkowego:

1. lokal użytkowy musi spełniać cechy środka trwałego (przeznaczenie na działalność, sfinansowany ze środków podatnika, nabyty na własność podatnika, kompletny i zdatny do użytku, nabycie odpowiednio udokumentowane),
2. lokal użytkowy musi być faktycznie po raz pierwszy wprowadzony do ewidencji środków trwałych u przedsiębiorcy (nigdy wcześniej nie był wprowadzany do tej ewidencji),
3. przedsiębiorca musi posiadać dokumentację faktu używania tego lokalu przez okres 60 miesięcy przed jego nabyciem (fakt używania przed nabyciem przez innego podatnika).

Warto, aby przedsiębiorca posiadał także dowody potwierdzające używanie lokalu użytkowego w okresie od pierwszego dnia oddania lokalu do użytku, do co najmniej dnia upływu 40 lat.

Autor:

Krzysztof Ulicki

Źródła:

Ustawa z dnia 17.11.1964 r. Kodeks postępowania cywilnego (Dz. U. z 2026 r. poz. 468).

Ustawa z dnia 26.07.1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2026 r. poz. 592).

Ustawa z dnia 29.08.1997 r. - Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2026 r. poz. 622).

Ustawa z dnia 24 czerwca 1994 r. o własności lokali (Dz. U. z 2026 r. poz. 232).

Klasyfikacja Środków Trwałych