Faktura wystawiona poza KSEF jako dowód księgowy podlegający ujęciu w kosztach u podatnika CIT oraz PIT

Czy faktura wystawiona poza KSEF stanowi dowód księgowy? Przecież podstawą do ujęcia w podatkowej księdze przychodów i rozchodów oraz w księgach rachunkowych są ustawowo określone dowody księgowe. Aby w ogóle wydatek mógł być ujęty w kosztach uzyskania przychodów u podatnika CIT albo u podatnika PIT – musi stanowić dowód księgowy.

Co to jest Krajowy System e-Faktur

Szef Krajowej Administracji Skarbowej prowadzi Krajowy System e-Faktur i jest administratorem danych w nim zawartych. Sam KSEF natomiast to rządowy system elektroniczny za pomocą, którego przedsiębiorcy wystawiają i odbierają elektroniczne faktury ustrukturyzowane a organy podatkowe mogą je kontrolować.

Na mocy art. 106nd ust. 2 ustawy z dnia 11.03.2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2025 r. poz. 775 zwanej dalej ustawą o VAT) KSEF realizuje niżej wymienione zadania:

• nadawanie, zmiana, odbieranie uprawnień do korzystania z KSEF,

• powiadamianie niektórych podmiotów o nadanych lub odebraniu uprawnień do korzystania z KSEF,

• uwierzytelnienie oraz weryfikacja uprawnień do korzystania z KSEF,

• wystawianie, odbiór faktur ustrukturyzowanych,

• dostęp do faktur ustrukturyzowanych,

• przechowywanie faktur ustrukturyzowanych,

• oznaczanie faktur ustrukturyzowanych numerem identyfikującym przydzielonym w KSEF,

• analiza i kontrola prawidłowości danych z faktur ustrukturyzowanych.

Czym są wydatki stanowiące w działalności koszty uzyskania przychodów

Prawodawca w ustawach o podatku dochodowym zaznacza, że nie wszystkie wydatki firmowe, czyli przeznaczone na prowadzoną działalność gospodarczą mogą być przez przedsiębiorcę ujęte w kosztach uzyskania przychodów w prowadzonej PKPiR lub księgach rachunkowych.

Wydatek dotyczący prowadzonej działalności gospodarczej będzie stanowił koszt uzyskania przychodu, jeżeli:

• został sfinansowany ze środków podatnika,

• został poniesiony na cele prowadzonej działalności a nie na cele osobiste,

• ma charakter definitywny czyli nie został podatnikowi zwrócony w postaci np. dotacji, subwencji czy innego zwrotu kosztów,

• pozostaje w związku przyczynowo-skutkowym z osiąganymi przychodami z działalności,

• jest poniesiony celem uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów,

• jest odpowiednio udokumentowany,

• nie występuje w grupie wydatków wyłączonych z kosztów uzyskania przychodów a więc w art. 23 ustawy o PDOF oraz w art. 16 ustawy o PDOP.

Mówi o tym, art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 26.07.1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2026 r. poz. 592 zwanej dalej ustawą o PDOF) oraz art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15.02.1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz. U. z 2026 r. poz. 554 zwanej dalej ustawą o PDOP).

Faktura wystawiona poza KSEF to także dowód księgowy

Zanim zostanie wyjaśnione czy fakturę wystawioną poza KSEF można ująć w kosztach podatkowych warto odnieść się do źródła, czyli do przepisów regulujących, czym właściwie jest dowód księgowy i czy są przeciwwskazania, co do faktury wystawionej poza KSEF, jako dowodu księgowego umożliwiającego zaksięgowanie w księgach rachunkowych czy w PKPiR.

W art. 21 ustawy z dnia 29.09.1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2026 r. poz. 522) wskazano elementy, jakie obligatoryjnie powinien zawierać dokument, żeby uznać go za dowód księgowy:

• określenie rodzaju dowodu i jego numeru identyfikacyjnego,

• określenie stron (nazwy, adresy) dokonujących operacji gospodarczej,

• opis operacji oraz jej wartość, jeżeli to możliwe, określoną także w jednostkach naturalnych,

• datę dokonania operacji, a gdy dowód został sporządzony pod inną datą - także datę sporządzenia dowodu,

• podpis wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki aktywów,

• stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych (dekretacja), podpis osoby odpowiedzialnej za te wskazania.

Z kolei w rozporządzeniu Ministra Finansów i Gospodarki z dnia 6.09.2025 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz. U. z 2025 r. poz. 1299) wprost wskazane jest, że podstawą dokonywania zapisów w księdze są dowody księgowe, którymi są faktury, faktury VAT RR, rachunki oraz dokumenty celne.

Natomiast innymi dowodami będącymi podstawą zapisu w PKPiR mogą być dokumenty potwierdzające dokonanie zdarzenia gospodarczego zgodnie z jego rzeczywistym przebiegiem i zawierające co najmniej następujące dane:

• wiarygodne określenie wystawcy lub wskazanie stron (nazwę i adresy) uczestniczących w zdarzeniu gospodarczym, którego dowód dotyczy,

• datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres dokonania zdarzenia gospodarczego, którego dowód dotyczy, z tym że jeżeli data dokonania zdarzenia gospodarczego odpowiada dacie wystawienia dowodu, wystarcza podanie jednej daty,

• przedmiot zdarzenia gospodarczego i jego wartość oraz ilościowe określenie, jeżeli przedmiot zdarzenia jest wymierny w jednostkach naturalnych,

• podpisy osób uprawnionych do prawidłowego udokumentowania zdarzeń gospodarczych

- oznaczone numerem lub w inny sposób umożliwiający powiązanie dowodu z zapisami księgowymi dokonanymi na jego podstawie.

W świetle ww. przepisów, dowody księgowe powinny być rzetelne - to jest zgodne z rzeczywistym przebiegiem operacji gospodarczej, powinny dokumentować tę operację, być kompletne, wolne od błędów rachunkowych oraz winny zawierać wymienione wyżej elementy.

Powyższe potwierdza stanowisko Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej wyrażone w interpretacji indywidualnej z dnia 14.04.2026r. o sygn. 0114-KDIP2-2.4010.75.2026.5.JM podkreślono, że – „(…) Zatem, dowód księgowy, który będzie właściwy do wprowadzenia kosztu do ksiąg rachunkowych, będzie również stosownym dokumentem do celów podatkowych.

Stosownie do art. 180 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (t. j. Dz. U. z 2025 r. poz. 111 ze zm., dalej: „OP”), jako dowód należy dopuścić wszystko, co może przyczynić się do wyjaśnienia sprawy, a nie jest sprzeczne z prawem. Dowodami w postępowaniu podatkowym, zgodnie z art. 181 OP, mogą być w szczególności księgi podatkowe, deklaracje złożone przez stronę, zeznania świadków, opinie biegłych, materiały i informacje zebrane w wyniku oględzin, informacje podatkowe oraz inne dokumenty zgromadzone w toku działalności analitycznej Krajowej Administracji Skarbowej, czynności sprawdzających, kontroli podatkowej lub kontroli celno-skarbowej oraz materiały zgromadzone w toku postępowania karnego albo postępowania w sprawach o przestępstwa skarbowe lub wykroczenia skarbowe.

Użyte przez ustawodawcę sformułowanie "w szczególności" wskazuje, że katalog dowodów jest otwarty. Rekomendowane jest zatem posiadanie (pod kątem ewentualnego postępowania kontrolnego lub podatkowego) wszelkich dowodów, potwierdzających zaistnienie danego zdarzenia gospodarczego.

Odnosząc powyższy stan prawny do opisanego zdarzenia przyszłego należy stwierdzić, że skoro ustawa o rachunkowości w art. 20 ust. 2 pkt 1 wskazuje, iż podstawę do dokonania zapisu operacji gospodarczej w księgach rachunkowych stanowi m.in. zewnętrzny dokument źródłowy otrzymany od kontrahenta, to otrzymana od kontrahenta faktura zarówno w wersji elektronicznej jak i papierowej, wystawiona poza systemem KSeF stanowi podstawę do dokonania zapisu operacji gospodarczej w księgach rachunkowych, a tym samym do zaliczenia wydatku w ciężar kosztów uzyskania przychodu.

Powyższe uzasadnia, że koszty uzyskania przychodu mogą zostać udokumentowane w postaci faktury, wystawionej poza systemem KSeF. (…)”.

Faktura wystawiona poza KSEF a koszty uzyskania przychodów

Faktura wystawiona poza Krajowym Systemem e-Faktur umożliwia zaliczenie wydatku do kosztów uzyskania przychodów o ile spełnione są powyżej wymienione warunki uznania wydatku za koszt uzyskania przychodów w prowadzonej działalności gospodarczej.

Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w wydawanych interpretacjach indywidualnych obrał jednolity kierunek i uznaje, że błędy lub zaniedbania sprzedawcy w zakresie wypełniania obowiązków związanych z KSEF nie mogą pozbawiać uczciwego nabywcy prawa do ujęcia wydatku z faktury wystawionej poza KSEF w kosztach podatkowych firmy.

Dyrektor KIS wskazuje też, że póki co regulacje ustawy o PIT ani ustawy o CIT nie uzależniają uznania wydatku za koszt podatkowy od sposobu wystawienia faktury. Ponadto ani regulacje ustawy o PIT ani ustawy o CIT nie nakładają na nabywcę obowiązku weryfikacji czy sprzedawca był zobowiązany do wystawienia faktury sprzedaży przy pomocy KSEF.

Warto też zaznaczyć, iż ani art. 23 ustawy o PDOF oraz art. 16 ustawy o PDOP, czyli przepisy wyłączające poniesione wydatki z kosztów uzyskania przychodów, nie zawierają zapisów wymagających wyłączenia z kosztów uzyskania przychodów wydatków udokumentowanych fakturą wystawioną poza KSEF. Jeżeli więc wydatek został faktycznie poniesiony, ma związek z prowadzoną działalnością (służy osiągnięciu przychodów lub zachowaniu ich źródła) i został właściwie udokumentowany czy to fakturą z KSEF, czy poza KSEF – elektroniczną bądź papierową to stanowi on koszt podatkowy.

W interpretacji indywidualnej z dnia 11.05.2026r. o sygn. 0111-KDIB1-1.4010.124.2026.4.LG dotyczącej podatnika CIT podkreślono, że – „(…) Podsumowując, w związku z tym, że:

• wprowadzenie KSeF nie spowodowało zmian w ustawie o CIT,

• jak wynika z opisanej przez Państwa sprawy faktury zakupowe wystawione przez kontrahentów i udostępnione Państwu poza KSeF będą spełniały wymogi dla faktury w postaci papierowej lub faktury elektronicznej, tj. będą zawierały wszystkie elementy wymagane dla tych dokumentów,

• jak wynika z wniosku poniesione przez Państwa wydatki udokumentowane ww. fakturami będą wpływać na osiąganie przychodów lub pozostają w związku z zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła przychodu ponieważ dotyczyć będą w szczególności zakupu (...), które wykorzystywane będą w bieżącej działalności operacyjnej Państwa Spółki do wytworzenia towarów lub w celu świadczenia usług oferowanych przez Państwa Spółkę, oraz

• jak wskazali Państwo we wniosku, wydatki te nie należą do kategorii wydatków wyłączonych z kosztów uzyskania przychodów na podstawie obowiązujących przepisów prawa podatkowego,

- to będą Państwo uprawnieni do zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów ww. wydatków na podstawie art. 15 ust. 1 ustawy o CIT, które zostaną udokumentowane Fakturami wystawionymi na rzecz Państwa Spółki przez Dostawców, również w przypadku, gdy - wbrew obowiązkowi - Faktura Zakupowa pierwotnie zostanie wystawiona bez użycia Krajowego Systemu e-Faktur, a dopiero później pojawi się w systemie z numerem KSeF. (…)”.

Powyższe potwierdzają liczne interpretacje indywidualne np. interpretacja indywidualna z dnia 09.01.2026r. o sygn. 0111-KDIB1-2.4010.597.2025.2.EWJ czy interpretacja indywidualna z dnia 23.03.2026r. o sygn. 0114-KDIP2-2.4010.33.2026.2.JM.

Na końcu trzeba podkreślić, iż ten sam kierunek interpretacyjny dotyczy podatników PIT w zakresie możliwości zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów – udokumentowanych wydatków fakturami otrzymanymi poza KSEF.

Autor:

Krzysztof Ulicki

Źródła:

Ustawa z dnia 29.08.1997 r. - Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2025 r. poz. 111).

Ustawa z dnia 26.07.1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2025 r. poz. 163).

Ustawa z dnia 6.03.2018 r. Prawo przedsiębiorców (Dz. U. z 2024 r. poz. 236).

Ustawy z dnia 15.02.1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz. U. z 2026 r. poz. 554.

Ustawa z dnia 29.09.1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2026 r. poz. 522).

Rozporządzenie Ministra Finansów i Gospodarki z dnia 6.09.2025 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz. U. z 2025 r. poz. 1299).

Interpretacja indywidualna z dnia 14.04.2026r. o sygn. 0114-KDIP2-2.4010.75.2026.5.JM.

Interpretacja indywidualna z dnia 11.05.2026r. o sygn. 0111-KDIB1-1.4010.124.2026.4.LG.

Interpretacja indywidualna z dnia 09.01.2026r. o sygn. 0111-KDIB1-2.4010.597.2025.2.EWJ.

Interpretacja indywidualna z dnia 23.03.2026r. o sygn. 0114-KDIP2-2.4010.33.2026.2.JM.