W toku prowadzenia działalności gospodarczej mogą wystąpić sytuacje, w których przedsiębiorca nabył towar lub usługę od sprzedawcy będącego czynnym podatnikiem VAT, który następnie, w trakcie realizacji transakcji, został wykreślony z rejestru podatników VAT (tzw. białej listy).
Czy wykreślenie sprzedawcy z rejestru czynnych podatników VAT pozbawia nabywcę prawa do odliczenia podatku VAT? Jakie okoliczności należy w takiej sytuacji zweryfikować i na co należy zwrócić szczególną uwagę?
|
Spis treści:
- Prawo do odliczenia podatku VAT
- Wykreślenie kontrahenta z białej listy - z rejestru VAT a faktura zakupowa
- Nie należy zapominać o sprawdzeniu czy zaistniały negatywne przesłanki z art. 88 ustawy o VAT
|
Prawo do odliczenia podatku VAT
W nawiązaniu do art. 86 ust. 1 ustawy z dnia 11.03.2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2025 r. poz. 775) prawo do odliczenia podatku VAT (z otrzymanej faktury lub dokumentu celnego) przysługuje podatnikowi VAT w zakresie, w jakim nabyte towary i usługi są wykorzystywane do wykonywania sprzedaży opodatkowanej VAT (w całości lub mieszanej).
Prawo do odliczenia VAT posiada tylko nabywca – prowadzący działalność na gruncie VAT, który jest zarejestrowanym, czynnym podatnikiem VAT. Odliczenia VAT dokonuje z otrzymanej faktury lub z dokumentu celnego. Podkreślenia wymaga fakt, iż nabywca niebędący czynnym podatnikiem VAT np. zwolniony z VAT, wykreślony z VAT nie ma tego prawa.
Co więcej nie każda kwota podatku VAT wpisana na fakturze jest automatycznie podatkiem VAT możliwym u nabywcy do odliczenia. Dlaczego? Wpierw należy określić czy:
-
sprzedawca był uprawniony do wykazania VAT na fakturze, oraz
-
czy nabywca przeznacza wydatki na sprzedaż opodatkowaną VAT (zgodnie z przywołanym powyżej przepisem).
Jeżeli sprzedawca nie miał prawa do naliczenia VAT, kwota wpisana na fakturze nie może być traktowana jak zwykły podatek VAT naliczony podlegający odliczeniu. I nie ma przy tym znaczenia, że sprzedawca omyłkowo doliczając podatek VAT ma obowiązek jego zapłaty.
|
UWAGA!
W art. 88 ust. 1 pkt 4 ustawy o VAT prawodawca wskazał, że nawet czynny podatnik VAT nie może odliczyć podatku VAT (ani wnioskować o zwrot VAT) z faktury dokumentującej zakup usług noclegowych i gastronomicznych, z wyjątkiem:
-
nabycia gotowych posiłków przeznaczonych dla pasażerów przez podatników świadczących usługi przewozu osób,
-
usług noclegowych nabywanych w celu ich odprzedaży, opodatkowanych u tego podatnika w przypadku, gdy działa on we własnym imieniu, ale na rzecz osoby trzeciej (refaktura) - podatnik bierze udział w świadczeniu usług, przyjmuje się, że ten podatnik sam otrzymał i wyświadczył te usługi.
|
Wykreślenie kontrahenta z białej listy - z rejestru VAT a faktura zakupowa
W praktyce mogą wystąpić dwa momenty, w których doszło do wykreślenia sprzedawcy:
-
sprzedawca był czynnym podatnikiem VAT w chwili wykonania dostawy lub usługi, a następnie został wykreślony z rejestru VAT, albo
-
sprzedawca był wykreślony z rejestru VAT w momencie wystawienia faktury albo wykonania transakcji.
W pierwszej sytuacji późniejsze wykreślenie, co do zasady nie odbiera nabywcy prawa do odliczenia VAT z prawidłowej faktury dokumentującej tę transakcję. W drugim przypadku pomimo tego, iż sprzedawca nie posiadał w tym okresie statusu czynnego podatnika VAT, także nie pozbawia automatycznie nabywcę prawa do odliczenia podatku VAT z otrzymanych faktur.
Tak więc każdorazowo konieczna jest analiza konkretnej sytuacji a więc sprawdzenie czy wszystkie warunki dla realizacji prawa do odliczenia VAT zostały wypełnione.
Potwierdza to Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w interpretacji indywidualnej z dnia 18.08.2026r. o sygn. 0112-KDIL1-1.4012.434.2026.1.AR – „(…) Analiza przedstawionego opisu sprawy i powołanych regulacji prawnych prowadzi do wniosku, że skoro w ramach prowadzonej działalności gospodarczej Spółka nabyła – jako czynny, zarejestrowany podatnik VAT – usługi opodatkowane, które zostały wykonane na rzecz Spółki, to Spółce przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego z Faktur, wystawionych przez Kontrahenta po jego wykreśleniu z rejestru podatników VAT czynnych, tj. od 16 września 2024 r., czyli w okresie, w którym Kontrahent świadcząc usługi transportowe na rzecz Spółki zachowywał się jak podatnik podatku VAT, lecz nie figurował w rejestrze podatników VAT czynnych. Został bowiem spełniony warunek niezbędny do dokonania takiego obniżenia, określony w art. 86 ust. 1 ustawy, tj. związek zakupionych usług z opodatkowaną podatkiem VAT działalnością gospodarczą Spółki.
W analizowanej sprawie nie znajdują zastosowania przepisy art. 88 ust. 3a i ust. 4 ustawy. Również fakt, że Kontrahent został wykreślony z rejestru podatników VAT, nie wpływa na prawo Spółki do odliczenia podatku naliczonego z Faktur dokumentujących wykonane usługi transportowe.
Mając, więc na uwadze okoliczności sprawy oraz przepisy regulujące prawo do odliczenia podatku naliczonego, w szczególności: art. 86 ust. 1, art. 86 ust. 2 pkt 1, art. 88 ustawy o podatku od towarów i usług oraz powołane tezy wynikające z orzecznictwa sądów administracyjnych oraz TSUE, należy ocenić, iż w sprawie spełnione zostały pozytywne przesłanki warunkujące prawo do odliczenia przy jednoczesnym braku przesłanek negatywnych. Należy również zauważyć, iż Spółka poniesie ekonomiczny ciężar podatku, w związku z wykonaniem wyroku Sądu Okręgowego w Łodzi X Wydział Gospodarczy, z dnia 26 marca 2026 r., w sprawie o sygn. X GC 142/26.
Spółce przysługuje prawo do obniżenia kwoty podatku należnego o kwotę podatku naliczonego z Faktur wystawionych przez Kontrahenta w okresie, w którym nie figurował on w rejestrze podatników VAT czynnych (tj. od 16 września 2024 r.). Prawo to przysługuje Państwu zarówno po dokonaniu zapłaty kwoty podatku VAT wykazanej w Fakturach, jak również prawo to przysługiwało Państwu przed jej uregulowaniem. (…)”.
Dyrektor KIS uznał, więc za prawidłowe stanowisko dotyczące odliczenia VAT z faktur wystawionych przez kontrahenta w okresie, w którym nie figurował on w rejestrze podatników VAT czynnych.
Podobne stanowisko zostało przedstawione w interpretacji indywidualnej z dnia 22.07.2026r. o sygn. 0113-KDIPT1-3.4012.418.2026.2.MK. Spółka otrzymała faktury od kontrahenta, który w okresie od października 2024 r. do kwietnia 2025 r. był wykreślony z rejestru VAT. Organ potwierdził możliwość odliczenia, ponieważ transakcje były rzeczywiste, służyły działalności opodatkowanej, a okoliczności sprawy wskazywały na ich faktyczne wykonanie.
Podobne stanowiska można znaleźć w większości interpretacji indywidualnych. Kolejnym takim przykładem jest interpretacja indywidualna z dnia 17.04.2025r. o sygn. 0111-KDIB3-1.4012.107.2025.2.KO.
Przypadek 1
Spółka zleciła wykonanie prac budowlanych za 140 000 zł netto plus 32 200 zł VAT. W dniu wykonania usługi wykonawca figurował jako czynny podatnik VAT. Spółka posiada umowę, protokół odbioru, dokumentację wykonania prac, korespondencję oraz potwierdzenie przelewu.
Miesiąc później kontrahent został wykreślony z rejestru VAT.
W takim przypadku późniejsze wykreślenie nie powinno wpływać na prawo do odliczenia kwoty VAT - 32 200 zł VAT. Status wykonawcy usług w chwili realizacji transakcji był prawidłowy oraz usługa została faktycznie wykonana, o czym świadczy posiadana dokumentacja u sprzedawcy jak i u nabywcy i stan faktyczny występujący u nabywcy.
Przypadek 2
Przedsiębiorca kupił specjalistyczne usługi transportowe od podmiotu, który w chwili wystawienia faktury nie figurował już, jako czynny podatnik VAT. Usługi zostały rzeczywiście wykonane, towary dotarły do magazynu, istnieją listy przewozowe, zlecenia transportowe oraz potwierdzenia zapłaty.
Sam brak aktywnego statusu VAT dostawcy nie przekreśla prawa do odliczenia VAT od nabytych usług transportowych. Nabywca może być jednak wezwany przez organ podatkowy do udowodnienia, iż transakcja rzeczywiście miała miejsce i że nie uczestniczył on w oszustwie.
WSA w Białymstoku w wyroku z dnia 21.05.2025 r. o sygn. I SA/Bk 28/25, wskazał, że dla prawa do odliczenia istotne jest wykazanie, iż nabycie wynikało z czynności opodatkowanej dokonanej przez podmiot wystawiający fakturę. Sam fakt, że towar znalazł się u nabywcy, nie przesądza jeszcze o prawie do odliczenia.
Oczywiście należy pamiętać, iż powyższe dotyczy przypadków, kiedy to sprzedaż została faktycznie wykonana. Natomiast, gdy przedsiębiorca – nabywca otrzymał fakturę za towar lub usługę od podmiotu wykreślonego z VAT, ale nie ma żadnych dowodów dostawy towarów lub realizacji usługi, kontrahent nie zatrudnia pracowników, nie posiada sprzętu, nie korzysta z podwykonawców, a płatność wraca następnie do nabywcy, organ podatkowy może zakwestionować odliczenie VAT przez nabywcę. Powodem tego nie będzie jednak fakt wykreślenia sprzedawcy z białej listy VAT, lecz zidentyfikowanie, że faktura nie dokumentuje rzeczywistej transakcji bądź faktu, iż nabywca miał wiedzę lub powinien był wiedzieć o oszustwie.
Nie należy zapominać o sprawdzeniu czy zaistniały negatywne przesłanki z art. 88 ustawy o VAT
Art. 88 ust. 3a ustawy o VAT wyłącza między innymi możliwość odliczenia podatku z faktur dokumentujących transakcje, które nie podlegają opodatkowaniu albo są zwolnione od VAT.
W omawianej sytuacji przepis wyłączający prawo do odliczenia VAT nie powinien jednak znaleźć zastosowania. Transakcja została faktycznie zrealizowana. Sprzedawca był czynnym podatnikiem VAT a więc realizował sprzedaż opodatkowaną VAT a następnie został wykreślony z rejestru VAT.
TSUE w wyroku z dnia 21.06.2012r. w połączonych sprawach C-80/11 i C-142/11, Mahagében i Dávid zaznaczył, że prawa do odliczenia VAT nie można, co do zasady odmawiać wyłącznie z powodu nieprawidłowości po stronie wystawcy faktury. Odmowa jest uzasadniona, jeżeli na podstawie obiektywnych okoliczności zostanie wykazane, że podatnik wiedział albo powinien był wiedzieć, iż transakcja jest związana z oszustwem VAT.
Z punktu widzenia wykreślenia kontrahenta z rejestru VAT znaczenie ma także wyrok TSUE z dnia 22.10.2015 r. w sprawie C-277/14, PPUH Stehcemp. Sprawa dotyczyła faktur wystawionych przez podmiot uznany przez sąd krajowy za nieistniejącego. Trybunał nie zaakceptował automatycznego pozbawienia nabywcy prawa do odliczenia z samego powodu nieprawidłowości dotyczących wystawcy. Decydujące pozostawały rzeczywiste wykonanie transakcji oraz brak wiedzy nabywcy o oszustwie.
NSA w wyroku z dnia 21.02.2017r. o sygn. akt I FSK 1679/16 także powoływał się m.in. na wyrok TSUE z dnia 22.10.2015 r. w sprawie C-277/14 PPUH Stehcemp i wskazał, że jeżeli istnieją przesłanki, by podejrzewać nieprawidłowości lub naruszenie prawa, przezorny przedsiębiorca powinien, zależnie od okoliczności konkretnego przypadku, zasięgnąć informacji na temat podmiotu, u którego zamierza nabyć towary lub usługi, w celu upewnienia się, co do jego wiarygodności.
Jednakże organy podatkowe nie mogą w sposób generalny wymagać, by podatnik zamierzający skorzystać z prawa do odliczenia podatku VAT badał, czy wystawca faktury za towary lub usługi, których odliczenie ma dotyczyć, jest podatnikiem, czy dysponuje towarami będącymi przedmiotem transakcji i jest w stanie je dostarczyć oraz czy wywiązuje się z obowiązku złożenia deklaracji i zapłaty podatku VAT, w celu upewnienia się, że podmioty działające na wcześniejszych etapach obrotu nie dopuszczają się nieprawidłowości lub przestępstwa albo żeby podatnik ten posiadał potwierdzające to dokumenty.
Podatnikowi przysługiwało w tym wypadku prawo do odliczenia VAT z faktur wystawionych przez kontrahenta w okresie, w którym nie figurował on w rejestrze podatników VAT czynnych. Prawo to przysługiwało zarówno po dokonaniu zapłaty kwoty podatku VAT wykazanej w fakturach, jak również przed jej uregulowaniem.
W przypadku kontrahenta o niepewnym statusie rejestracyjnym szczególnego znaczenia nabiera dokumentacja transakcji. Powinna ona umożliwiać wykazanie, że zakup rzeczywiście nastąpił oraz że został wykorzystany do działalności opodatkowanej.
Znaczenie mogą mieć w szczególności: umowa, zamówienie, protokół odbioru, dokumenty magazynowe, listy przewozowe, korespondencja handlowa, potwierdzenie wykonania usługi, dokumentacja techniczna, potwierdzenie zapłaty oraz dowody dalszego wykorzystania nabytego towaru lub usługi.
Istotne jest również sprawdzenie statusu kontrahenta na moment zawarcia transakcji, wykonania świadczenia i otrzymania faktury.
Autor:
Krzysztof Ulicki
Źródła:
Ustawa z dnia 11.03.2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2025 r. poz. 775).
Ustawa z dnia 26.07.1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2026 r. poz. 592).
Ustawa z dnia 20.11.1998 r. o zryczałtowanym podatku dochodowym od niektórych przychodów osiąganych przez osoby fizyczne (Dz. U. z 2025 r. poz. 843).
Ustawa z dnia 15.02.1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz. U. z 2026 r. poz. 554).
Ustawa z dnia 29.08.1997 r. - Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2025 r. poz. 111).
Ustawa z dnia 6.03.2018 r. Prawo przedsiębiorców (Dz. U. z 2024 r. poz. 236).
Interpretacja indywidualna z dnia 18.08.2026r. o sygn. 0112-KDIL1-1.4012.434.2026.1.AR.
Interpretacja indywidualna z dnia 22.07.2026r. o sygn. 0113-KDIPT1-3.4012.418.2026.2.MK.
Interpretacja indywidualna z dnia 17.04.2025r. o sygn. 0111-KDIB3-1.4012.107.2025.2.KO.
Wyrok TSUE z dnia 22.10.2015 r. w sprawie C-277/14, PPUH Stehcemp.
