Odszkodowania i zadośćuczynienia dla pracowników: PIT, ZUS i koszty podatkowe

Praktyczny poradnik krok po kroku dla działów kadr, płac i księgowości

Stan prawny: 15 września 2026 r.

Czy odszkodowanie dla pracownika jest opodatkowane i podlega składkom ZUS? W praktyce kadrowo-płacowej nie istnieje jedna uniwersalna reguła: to samo świadczenie może korzystać ze zwolnienia z PIT, a jednocześnie wymagać naliczenia składek – lub odwrotnie. Przed zleceniem przelewu należy więc całkowicie odrębnie zweryfikować podatek dochodowy, składki ZUS oraz moment ujęcia wydatku w kosztach podatkowych pracodawcy.

O kwalifikacji świadczenia nie decyduje tytuł przelewu ani nazwa wpisana na liście płac, lecz jego rzeczywisty charakter, podstawa prawna oraz tryb przyznania (wyrok sądu, ugoda sądowa czy porozumienie pozasądowe). Kwestię tę dobitnie podkreślił Naczelny Sąd Administracyjny, wskazując, że samo nazwanie wypłaty odszkodowaniem nie przesądza jeszcze o tym, że obiektywnie ma ona taki charakter (zob. wyrok NSA z 26 marca 2024 r., sygn. akt II FSK 832/21).

Krok 1. Ustal podstawę prawną i rodzaj świadczenia

Odszkodowanie, zadośćuczynienie, odprawę, zaległe wynagrodzenie i odsetki warto w systemie kadrowo-płacowym prowadzić jako osobne składniki. Każdy z nich może mieć inne ustawienia podatku i składek.

Tabela: Podstawy prawne odszkodowań dla pracowników i ich wysokość

Ważne!

Odprawa rządzi się innymi zasadami niż odszkodowanie. Odprawa z ustawy z 13 marca 2003 r. o zwolnieniach grupowych jest opodatkowana, a jej ustawowy limit to 15-krotność minimalnego wynagrodzenia, czyli 72 090 zł w 2026 r. Może przysługiwać także przy zwolnieniu indywidualnym (art. 10 tej ustawy), gdy pracodawca zatrudnia co najmniej 20 pracowników, a przyczyna niedotycząca pracownika jest wyłącznym powodem rozwiązania.

Krok 2. Oblicz kwotę świadczenia

Do odszkodowań, o których mowa w rozporządzeniu MPiPS z 29 maja 1996 r. (m.in. z art. 47¹, 55 § 1¹, 58 i 60 k.p.), stosuje się zasady jak przy ekwiwalencie za urlop w zakresie doboru i uśredniania składników wynagrodzenia. Współczynnika urlopowego nie stosuje się, jeżeli odszkodowanie określono jako wynagrodzenie za pełne miesiące.

Przykład 1. Wadliwe wypowiedzenie.

Pracownik otrzymał wadliwe wypowiedzenie. Umowa na czas nieokreślony, 3-miesięczny okres wypowiedzenia, stałe wynagrodzenie 9 000 zł. Obliczenie: 3 × 9 000 zł = 27 000 zł.

Dolny limit z art. 47¹ k.p. (nie mniej niż za okres wypowiedzenia) pokrywa się tu z górną granicą widełek.

Przy umowie terminowej limit bywa niższy: jeśli pracownik ma miesięczny okres wypowiedzenia, a umowa miała trwać jeszcze cztery miesiące, art. 58 k.p. ogranicza odszkodowanie do jednego miesiąca. Nie stosuje się więc automatycznie zasady „maksymalnie trzy miesiące”.

Przykład 2. Skrócenie okresu wypowiedzenia.

 Pracodawca wypowiada umowę z przyczyny niedotyczącej pracownika (3-miesięczny okres wypowiedzenia, 10 000 zł) i na podstawie art. 36¹ k.p. skraca wypowiedzenie do 1 miesiąca. Obliczenie: 2 × 10 000 zł = 20 000 zł. Uzgodnienie wcześniejszej daty rozwiązania na podstawie art. 36 § 6 k.p. to inna instytucja i samo w sobie nie tworzy prawa do odszkodowania.

Uwaga! Świadczenie to jest opodatkowane. Przyjmując dla ilustracji stawkę 12% dla całej kwoty i pomijając koszty oraz kwotę zmniejszającą podatek: zaliczka od 20 000 zł to 2 400 zł, a wypłata – 17 600 zł. Na rzeczywistej liście płac trzeba uwzględnić oświadczenia, koszty i próg skali podatkowej.

Przykład 3. Zakaz konkurencji po ustaniu zatrudnienia.

Pracownik otrzymał 144 000 zł w okresie 12 miesięcy odpowiadającym długości zakazu konkurencji. Obliczenie: 144 000 zł × 25% = 36 000 zł; przy równych ratach 3 000 zł miesięcznie (raty dopuszcza art. 101² § 3 k.p.). Punktem odniesienia jest wynagrodzenie z okresu odpowiadającego długości zakazu, a nie ostatnia pensja pomnożona przez 25%.

Przykład 4. Zakaz konkurencji w spółce kontrolowanej przez podmioty publiczne.

Odszkodowanie 330 000 zł, wynagrodzenie z 6 miesięcy poprzedzających pierwszy miesiąc wypłaty – 99 000 zł. Nadwyżka: 330 000 − 99 000 = 231 000 zł; podatek zryczałtowany 70% = 161 700 zł (rozliczany w PIT-8AR). Pozostałe 99 000 zł podlega zasadom ogólnym.

70% podatek (art. 30 ust. 1 pkt 15 ustawy o PIT: zryczałtowany podatek od części odszkodowania z zakazu konkurencji przekraczającej wysokość wynagrodzenia otrzymanego w okresie 6 miesięcy) poprzedzających pierwszy miesiąc wypłaty, gdy zobowiązaną jest spółka z udziałem Skarbu Państwa / JST dysponujących odpowiednim udziałem głosów.

Krok 3. Ustal, czy od świadczenia pobrać PIT

Najpierw sprawdź zwolnienie z art. 21 ust. 1 pkt 3 updof. Obejmuje ono odszkodowania i zadośćuczynienia, których wysokość albo zasady ustalania wynikają wprost z przepisów (a także z układów zbiorowych i innych porozumień opartych na ustawie, o ile spełniają warunki z pkt 3). Od tego przepisu zaczynasz również wtedy, gdy wypłata wynika z wyroku lub ugody sądowej. Dotyczy to zwłaszcza ustawowych odszkodowań z art. 47¹, 56 i 58, 55 § 1¹ oraz 99 k.p., jeżeli mieszczą się w granicach tych przepisów.

Pkt 3 nie obejmuje jednak wszystkiego. Wyłączone są m.in.:

• (lit. a) odprawy i odszkodowania za skrócenie okresu wypowiedzenia,
• (lit. b) odprawy z ustawy o zwolnieniach grupowych,
• (lit. d) odszkodowania z tytułu zakazu konkurencji oraz
• (lit. g) świadczenia z umów i ugód innych niż ugody sądowe.

Gdy pkt 3 nie daje zwolnienia, sprawdź pkt 3b. Może on objąć inne odszkodowania i zadośćuczynienia otrzymane na podstawie wyroku albo ugody sądowej – do wysokości w nich określonej – zarówno za szkodę majątkową, jak i za krzywdę. Nie obejmuje świadczeń związanych z działalnością gospodarczą ani dotyczących utraconych korzyści. Odszkodowania z ugody sądowej nie wyłącza przy tym lit. g – TK uznał to wyłączenie za niekonstytucyjne (zob. wyrok TK z 29 listopada 2006 r., sygn. akt SK 51/06).

Ugoda pozasądowa. Jeżeli prawo do odszkodowania wynika z umowy lub ugody pozasądowej, świadczenie jest wyłączone ze zwolnienia z pkt 3 (lit. g) i nie spełnia warunku z pkt 3b (brak wyroku lub ugody sądowej). Płatnik co do zasady pobiera zaliczkę. Każdą pozycję porozumienia trzeba ocenić osobno: czy tworzy prawo do nowej rekompensaty, czy tylko dokumentuje wykonanie obowiązku z innej podstawy.

Odsetki rozlicz osobno. Mogą korzystać z innej podstawy zwolnienia niż należność główna: art. 21 ust. 1 pkt 95 updof (odsetki od nieterminowych świadczeń ze stosunku pracy) oraz pkt 95b (odsetki od należności zwolnionych lub nieopodatkowanych). W jednej sprawie możliwe są różne kwalifikacje: KIS uznał odszkodowanie z art. 45 i 47¹ k.p. za zwolnione, odprawę za opodatkowaną, a odsetki od obu – za zwolnione (zob. interpretacja indywidualna Dyrektora KIS z 20 czerwca 2025 r., sygn. 0115-KDIT1.4011.247.2025.2.AS). Bywa też, że rozstrzyga okres naliczania: odsetki od uprawomocnienia wyroku do dnia zapłaty – zwolnione, a za okres wcześniejszy – opodatkowane jako przychód z innych źródeł.

Świadczenia mające źródło w stosunku pracy są co do zasady przychodem z art. 12 ust. 1 updof. Odszkodowań zwolnionych z pkt 3 i 3b nie wykazuje się jako przychód w PIT-11. PIT-4R służy do wykazywania zaliczek, a PIT-8AR – podatku zryczałtowanego.

Krok 4. Sprawdź, czy naliczyć składki ZUS

Kluczowy jest § 2 ust. 1 rozporządzenia składkowego z 18 grudnia 1998 r. (Dz.U. z 2025 r. poz. 316). Pkt 3 wyłącza z podstawy wymiaru składek odprawy, odszkodowania i rekompensaty z tytułu wygaśnięcia lub rozwiązania stosunku pracy (m.in. przy przyczynach po stronie pracodawcy, wadliwym wypowiedzeniu, rozwiązaniu bez wypowiedzenia, skróceniu wypowiedzenia, wadliwym świadectwie pracy – katalog jest otwarty). Pkt 4 wyłącza odszkodowania dla byłych pracowników z tytułu zakazu konkurencji. Analogiczny skutek dotyczy składki zdrowotnej.

Wyłączenie przy zakazie konkurencji obejmuje tylko zakaz po ustaniu zatrudnienia (art. 101² k.p.). Zakaz w trakcie zatrudnienia (art. 101¹ k.p.) podlega składkom (zob. decyzja ZUS z 25 marca 2020 r., znak WPI/200000/43/53/2018). Odszkodowanie za naruszenie równego traktowania wypłacone osobom pozostającym w zatrudnieniu ZUS uznał za podstawę wymiaru składek (zob. decyzja ZUS z 12 lutego 2026 r., znak DI/200000/43/528/2026). Przy większych i nietypowych kwotach warto rozważyć wniosek o interpretację ZUS.

Wynagrodzenie za czas pozostawania bez pracy po przywróceniu (art. 47 i 57 k.p.) podlega składkom. Co do PIT istnieje spór: organy traktują je jako opodatkowany przychód ze stosunku pracy, a NSA uznał je za zwolnione (zob. wyrok NSA z 3 grudnia 2024 r., sygn. akt II FSK 333/22) – pojedynczy wyrok nie daje jednak automatycznej ochrony.

Ważne!

Wynik podatkowy i składkowy ustala się niezależnie. Odszkodowanie za skrócenie okresu wypowiedzenia oraz odprawa z ustawy o zwolnieniach grupowych są opodatkowane PIT, ale wyłączone z podstawy wymiaru składek.

Krok 5. Ujęcie w kosztach i w księgach

Odszkodowanie pracownicze może być kosztem uzyskania przychodów, jeżeli spełnia warunki z art. 15 ust. 1 updop i nie jest objęte wyłączeniem z art. 16 ust. 1 updop – nie działa tu jednak żadna reguła automatyczna. Z kosztów wyłączone są m.in. jednorazowe odszkodowania wypadkowe i dodatkowa składka wypadkowa (art. 16 ust. 1 pkt 16 updop), co nie obejmuje każdego cywilnoprawnego zadośćuczynienia powypadkowego. U pracodawców rozliczających PIT odpowiednikami wymienionych przepisów są art. 22 i 23 updof.

O momencie potrącenia kosztu przy należnościach ze stosunku pracy decyduje terminowość wypłaty (art. 15 ust. 4g CIT; przy uchybieniu terminowi – art. 16 ust. 1 pkt 57). Sama rezerwa utworzona zgodnie z ustawą o rachunkowości nie jest kosztem podatkowym (art. 16 ust. 1 pkt 27).

Rezerwę tworzy się, gdy przyszłe zobowiązanie jest pewne lub wysoce prawdopodobne, a jego wartość można wiarygodnie oszacować – także w toku sporu sądowego. Nie powstaje ona automatycznie po każdym pozwie; przy niższym prawdopodobieństwie właściwe bywa ujawnienie zobowiązania warunkowego. Powstanie zobowiązania zmniejsza wcześniej utworzoną rezerwę. Pomocny jest Krajowy Standard Rachunkowości nr 6.

Świadczenia będące elementem wynagrodzeń ujmuje się w zespole 4, a odszkodowania co do zasady w pozostałych kosztach operacyjnych. Odsetki wymagają odrębnej analizy jako koszty finansowe. Numeracja kont zależy od zakładowego planu kont.

Odszkodowanie o charakterze wyłącznie rekompensacyjnym pozostaje poza VAT, jeżeli nie jest zapłatą za dostawę towarów ani usługę. Inaczej może być przy umowach B2B o odpłatne powstrzymanie się od konkurencji, ponieważ takie zobowiązanie bywa usługą w rozumieniu ustawy o VAT.

Odszkodowania po zmianach od 5 listopada 2026 r.

Ustawa z 19 czerwca 2026 r. o zmianie Kodeksu pracy oraz Kodeksu postępowania cywilnego (Dz.U. z 2026 r. poz. 1046) która wejdzie w życie 5 listopada 2026 r. zmienia m.in. przepisy o mobbingu i nierównym traktowaniu.

Przy mobbingu nowy przepis przewiduje zadośćuczynienie co najmniej w wysokości sześciokrotności minimalnego wynagrodzenia, czyli 28 836 zł (przy minimalnym wynagrodzeniu 4 806 zł). Alternatywnie pracownik może dochodzić odszkodowania – dla niego ustawa nie ustanawia takiego minimum.

Przy nierównym traktowaniu nowy art. 18³d k.p. rozdziela roszczenie o zadośćuczynienie i o odszkodowanie. Przy wielokrotnym naruszeniu sąd zasądza zadośćuczynienie nie niższe niż trzykrotność minimalnego wynagrodzenia, czyli 14 418 zł. Tego minimum nie należy przenosić na odszkodowanie jako odrębne roszczenie.

Nowelizacja nie zmienia zasad PIT, CIT ani oskładkowania – wyższe minima oznaczają jedynie wyższe kwoty do zakwalifikowania na regułach z kroków 3–5. Ponieważ od 5 listopada 2026 r. zadośćuczynienie i odszkodowanie to odrębne roszczenia, każde ocenia się osobno. Brakuje przy tym ugruntowanej praktyki organów do nowego brzmienia przepisów, więc przy większych kwotach bezpieczniejsza jest interpretacja indywidualna.

Po stronie pracownika (PIT). Zadośćuczynienie za mobbing (rozstrój zdrowia, krzywda) może być zwolnione: w części wynikającej wprost z ustawy – z art. 21 ust. 1 pkt 3 updof, a gdy jego wysokość ustala wyrok lub ugoda sądowa – z pkt 3b (obejmuje on także zadośćuczynienie za krzywdę). Inaczej jest z odszkodowaniem: jeżeli rekompensuje utracone zarobki lub inne korzyści, których pracownik mógłby oczekiwać (np. wyrównanie wynagrodzenia przy nierównym traktowaniu), pozostaje opodatkowane – pkt 3b wyłącza korzyści utracone, a pkt 3 zwalnia tylko to, co do wysokości lub zasad wynika wprost z przepisu. Samo ustawowe minimum nie przesądza więc o zwolnieniu całej kwoty. O kwalifikacji źródła przychodu nie przesądza to, czy w chwili wypłaty stosunek pracy nadal trwa; jeżeli świadczenie ma źródło w zatrudnieniu, może stanowić przychód ze stosunku pracy także po jego ustaniu.

Po stronie pracodawcy (CIT / PIT). Żaden przepis nie wyłącza wprost takich zadośćuczynień i odszkodowań z kosztów (art. 16 ust. 1 pkt 16 dotyczy tylko odszkodowań wypadkowych), więc rozstrzyga ogólny test z art. 15 ust. 1 ustawy o CIT (odpowiednio art. 22 ust. 1 updof): związek z działalnością i zabezpieczeniem źródła przychodów. To pole sporne – organy bywają niechętne kosztowi wynikającemu z własnego bezprawnego działania pracodawcy (mobbing, dyskryminacja), traktując wypłatę jako skutek naruszenia prawa, a nie wydatek służący przychodom. W innych stanach faktycznych koszt bywał jednak dopuszczany (zob. interpretacja indywidualna Dyrektora KIS z 10 stycznia 2023 r., sygn. 0111-KDIB2-1.4010.685.2022.2.KK; wyrok NSA z 18 marca 2025 r., sygn. akt II FSK 806/22). Rezerwa na spór nie jest kosztem podatkowym (art. 16 ust. 1 pkt 27) – staje się nim dopiero wypłata, ujmowana co do zasady jako koszt pośredni w dacie poniesienia. Moment ujęcia odszkodowania lub zadośćuczynienia w kosztach podatkowych wymaga każdorazowej oceny charakteru danego świadczenia i jego związku ze stosunkiem pracy. W zależności od okoliczności zastosowanie może znaleźć art. 15 ust. 4g ustawy o CIT albo ogólne zasady potrącalności kosztów.

Składki. Zadośćuczynienie za rozstrój zdrowia lub krzywdę co do zasady nie stanowi podstawy wymiaru składek. Odszkodowanie za nierówne traktowanie wypłacone osobie pozostającej w zatrudnieniu ZUS traktuje natomiast jako oskładkowane (zob. krok 4).

Ważne!

Nowych minimów nie stosuje się automatycznie do wcześniejszych sporów. Nowelizacja obejmie zachowania rozpoczęte przed 5 listopada 2026 r., jeśli trwają także po tej dacie; do postępowań wszczętych i niezakończonych stosuje się dotychczasowe przepisy k.p.c. Sześciomiesięczny termin na dostosowanie regulacji wewnętrznych nie odracza nowych zasad odpowiedzialności pracodawcy. Przy wycenie sporu najpierw ustal, czy stosujesz przepisy dotychczasowe, czy nowe.

Autor:

Sławomir Biliński

Źródła:

• art. 36 § 6, art. 36¹, art. 45 § 1, art. 47, art. 47¹, art. 50, art. 55 § 1¹, art. 56–58, art. 60, art. 99, art. 101¹–101², art. 18³d oraz art. 94³ Kodeksu pracy (tekst jedn. Dz.U. z 2025 r. poz. 277 ze zm.)
• art. 10 ust. 1 pkt 1, art. 12 ust. 1, art. 21 ust. 1 pkt 3, 3b, 95 i 95b, art. 22 ust. 1 i 6ba, art. 23 ust. 1 pkt 55, art. 30 ust. 1 pkt 15 i 16, art. 38, 39 i 42 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn. Dz.U. z 2026 r. poz. 592 ze zm.)
• art. 15 ust. 1 i ust. 4g oraz art. 16 ust. 1 pkt 16, 27 i 57 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych (tekst jedn. Dz.U. z 2026 r. poz. 554 ze zm.)
• art. 3 ust. 1 pkt 32, art. 10 ust. 3 oraz art. 35d ustawy o rachunkowości (tekst jedn. Dz.U. z 2026 r. poz. 522 ze zm.)
• art. 5 ust. 1 pkt 1, art. 8 ust. 1 oraz art. 15 ust. 3 pkt 1 ustawy o podatku od towarów i usług
  - j.t. Dz.U z 2025 r. poz. 775; ze zm.
•  rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 29 maja 1996 r. w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy oraz wynagrodzenia stanowiącego podstawę obliczania odszkodowań, odpraw, dodatków wyrównawczych do wynagrodzenia oraz innych należności przewidzianych w Kodeksie pracy (j.t. Dz.U. z 2017 r. poz. 927)

Powołane orzecznictwo i interpretacje

• wyrok TK z 29 listopada 2006 r., sygn. akt SK 51/06
• wyrok NSA z 27 stycznia 2021 r., sygn. akt II FSK 2660/18
• wyrok NSA z 15 maja 2023 r., sygn. akt II FSK 1233/22
• wyrok NSA z 26 marca 2024 r., sygn. akt II FSK 832/21
• wyrok NSA z 3 grudnia 2024 r., sygn. akt II FSK 333/22
• wyrok NSA z 18 marca 2025 r., sygn. akt II FSK 806/22
• interpretacja indywidualna Dyrektora KIS z 10 stycznia 2023 r., sygn. 0111-KDIB2-1.4010.685.2022.2.KK
• interpretacja indywidualna Dyrektora KIS z 20 czerwca 2025 r., sygn. 0115-KDIT1.4011.247.2025.2.AS
• interpretacja indywidualna Dyrektora KIS z 12 września 2025 r., sygn. 0114-KDWP.4011.133.2025.1.ŁZ
• decyzja ZUS z 25 marca 2020 r., znak WPI/200000/43/53/2018
• decyzja ZUS z 12 lutego 2026 r., znak DI/200000/43/528/2026