Prawo oraz moment odliczenia VAT z faktur wystawionych poza KSEF

Wśród otrzymywanych faktur przedsiębiorcy otrzymują cały czas także i faktury nieustrukturyzowane, czyli wystawiane poza Krajowym Systemem e-Faktur. Czy otrzymanie takiej faktury uprawnia do odliczenia VAT? Jeśli tak to, w jakim dokładnie momencie można tego dokonać najszybciej? Co natomiast z pozostałymi zasadami odliczania VAT?

Co to jest Krajowy System e-Faktur

Szef Krajowej Administracji Skarbowej prowadzi Krajowy System e-Faktur i jest administratorem danych w nim zawartych. Sam KSEF natomiast to rządowy system elektroniczny za pomocą, którego przedsiębiorcy wystawiają i odbierają elektroniczne faktury ustrukturyzowane a organy podatkowe mogą je kontrolować.

Na mocy art. 106nd ust. 2 ustawy z dnia 11.03.2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2025 r. poz. 775 zwanej dalej ustawą o VAT) KSEF realizuje niżej wymienione zadania.

Który podatnik ma prawo do odliczenia VAT?

Przede wszystkim prawo do odliczenia podatku VAT ma zarejestrowany, czynny podatnik VAT, czyli ten, który złożył formularz VAT-R i dokonał rejestracji, jako czynny podatnik VAT.

Podatnicy korzystający ze zwolnienia z VAT nie mają w ogóle prawa do odliczenia VAT.

Pewnym wyjątkiem od reguły są podatnicy, którzy prowadzą sprzedaż opodatkowaną i zwolnioną. Niemniej oni także muszą być zarejestrowani jako czynny podatnik VAT. W takiej sytuacji podatnik taki:

1. nie ma prawa do odliczenia podatku VAT z faktur dokumentujących wydatki przeznaczone wyłącznie na sprzedaż zwolnioną z VAT,
2. ma prawo do odliczenia podatku VAT z faktur dokumentujących wydatki przeznaczone wyłącznie na sprzedaż opodatkowaną VAT,
3. ma prawo do odliczenia podatku VAT z faktur dokumentujących wydatki przeznaczone na sprzedaż opodatkowaną i zwolnioną z VAT w części tego VAT przypadającej wyłącznie na sprzedaż opodatkowaną VAT (do obliczenia możliwego do odliczenia VAT należy zastosować współczynnik proporcji).

Warunki odliczenia VAT

W pierwszej kolejności należy zaznaczyć, iż odliczenie podatku VAT jest możliwe wyłącznie z dokumentu typu:

1. faktura,
2. dokument celny.

W drugiej kolejności należy podkreślić, iż na mocy art. 86 ustawy z dnia 11.03.2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2025 r. poz. 775 zwanej dalej ustawą o VAT) czynny podatnik VAT ma prawo do odliczenia podatku VAT naliczonego z otrzymanej faktury zakupu lub dokumentu celnego, jeżeli wydatki udokumentowane tą fakturą lub dokumentem celnym przeznaczy na:

1. cele działalności gospodarczej oraz
2. na sprzedaż opodatkowaną VAT (ewentualnie opodatkowaną i zwolnioną z VAT).

Oba warunki muszą być spełnione łącznie.

Jeżeli zatem czynny podatnik VAT przeznaczy poniesiony wydatek w całości na:

1. sprzedaż zwolnioną z VAT albo
2. na użytek prywatny

- wówczas nie ma prawa do odliczenia VAT.

Kiedy zarejestrowany, czynny podatnik VAT ma prawo do odliczenia VAT?

Na mocy art. 86 ust. 10 ustawy o VAT prawo do odliczenia podatku VAT z otrzymanej faktury, z dokumentu celnego powstaje nie wcześniej aniżeli w rozliczeniu za okres, w którym w odniesieniu do nabytych lub importowanych przez podatnika towarów i usług udokumentowanych tą właśnie fakturą powstał obowiązek podatkowy u sprzedawcy.

Obowiązek opodatkowania podatkiem VAT dokonanej u sprzedawcy sprzedaży powstaje najczęściej:

• w dacie wykonania usługi albo dokonania dostawy towarów,
• w dacie otrzymania zaliczki przed dokonaniem sprzedaży,
• w dacie wystawienia faktury np. usługi budowlane, najem, usługi ochroniarskie, stała obsługa prawna,
• w ostatnim dniu okresu rozliczeniowego, jeżeli takie okresy określono w umowie lub na fakturze.

Należy pamiętać, iż wymóg posiadania faktury dla odliczenia VAT nie dotyczy takich transakcji jak wewnątrzwspólnotowe nabycie towarów czy import usług.

Natomiast, gdy mowa o zakupie i eksploatacji pojazdów samochodowych o DMC do 3,5 ton sklasyfikowanych przez podatnika, jako samochody osobowe odliczenie VAT z faktur zakupu może wynieść 50% (używanie w działalności i prywatnie) albo 100% podatku VAT używanie tylko w działalności (poza wyjątkami takimi jak pojazdy specjalne, samochody zadaniowe np. typu VAN i pozostałe, w których VAT od wydatków podlega odliczeniu w 100%).

Odliczenie VAT od faktur ustrukturyzowanych wystawionych poza KSEF

Przedsiębiorcy wciąż otrzymują i będą otrzymywać od niektórych sprzedawców faktury wystawione poza KSEF. To powoduje, iż nie mają pewności, co do tego czy mogą odliczyć VAT z faktury, która została wystawiona poza KSEF czy też nie.

Organy podatkowe stoją jednak na stanowisku, iż przedsiębiorca – czynny podatnik VAT zachowuje prawo do odliczenia podatku VAT z faktury wystawionej poza KSEF i to nawet, gdy sprzedawca był zobowiązany do wystawienia faktury sprzedaży przy pomocy KSEF. Najważniejsze jest tutaj wypełnienie ww. ustawowych warunków dla zrealizowania prawa do odliczenia VAT.

Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w wydawanych interpretacjach indywidualnych wskazuje, że:

• w takiej sytuacji wina jest po stronie sprzedającego a nie kupującego, bowiem to sprzedawca, jeżeli był zobowiązany to powinien wystawić fakturę przy pomocy KSEF, nabywca nie może ponosić odpowiedzialności za ten błąd sprzedawcy,
• brak jest regulacji prawnych zobowiązujących nabywcę do sprawdzenia sprzedawcy w zakresie wypełnienia obowiązków na gruncie KSEF,
• brak jest wskazania w przepisach, że wystawienie przez sprzedawcę pomimo obowiązku faktury sprzedaży poza KSEF pozbawia nabywcę prawa do odliczenia VAT

Powyższe potwierdzają najnowsze stanowiska fiskusa jak np. interpretacja indywidualna z dnia 25.08.2026r. o sygn. 0114-KDIP4-1.4012.378.2026.1.DP, w której Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej objaśnia, że – „(…) Wprowadzenie obowiązkowego fakturowania w systemie KSEF nie zmienia zasad związanych z odliczeniem podatku naliczonego przez nabywców. Jeśli nabywca otrzyma fakturę wystawioną przez swojego dostawcę (który jest objęty obligatoryjnym KSEF) poza systemem KSEF (a więc otrzyma wadliwie wystawiony dokument), to będzie mógł odliczyć podatek naliczony wynikający z takiej faktury, pod warunkiem spełnienia pozostałych, materialnych przesłanek uprawniających do odliczenia podatku naliczonego. Prawo do odliczenia podatku naliczonego nie jest prawem samoistnym, lecz jest to prawo warunkowe, tzn. nie wynika ono z samego faktu posiadania faktury, lecz z faktu rzeczywistego przeprowadzenia transakcji skutkującej nabyciem towaru lub usługi przez podmiot widniejący na fakturze jako nabywca. Faktura powinna więc prawidłowo odzwierciedlać zdarzenie gospodarcze zarówno pod względem przedmiotowym, jak i podmiotowym. Dla skorzystania z prawa do odliczenia istotna jest bowiem prawidłowość materialna faktury, która musi potwierdzać, że w rzeczywistości doszło do dostawy towarów lub świadczenia usług pomiędzy konkretnymi podmiotami w niej wskazanymi, w zakresie ściśle określonego towaru lub usługi oraz w zakresie ilości danego towaru lub usługi.

Mając na uwadze powołane przepisy prawa w kontekście przedstawionego opisu sprawy należy stwierdzić, że będzie Państwu (czynnemu podatnikowi podatku VAT) przysługiwało prawo do odliczenia kwoty podatku naliczonego wynikającego z wystawionych przez Dostawców i otrzymanych przez Państwa Faktur Zakupowych, również w przypadku, gdy zostaną one udostępnione Państwu poza Krajowym Systemem e-Faktur. Wystawienie faktur bez użycia KSEF nie pozbawia Państwa prawa do odliczenia podatku naliczonego, gdyż nie stanowi negatywnej przesłanki, uniemożliwiającej odliczenie tego podatku, wymienionej w art. 88 ustawy. (…)”.

Podobne stanowisko można znaleźć w interpretacji indywidualnej z dnia 27.08.2026r. o sygn. 0114-KDIP1-3.4012.541.2026.1.JG i w bardzo wielu interpretacjach wydanych od początku 2026r.

Moment odliczenia VAT z faktur wystawionych poza KSEF

KSEF nie zmienił zasad powstania prawa do odliczenia VAT. Ustanowił natomiast momenty wystawienia i odbioru faktur ustrukturyzowanych w KSEF.

Definicja faktury w ustawie o VAT wciąż zawiera ogólne odniesienie do faktury, a więc dotyczy jej w postaci papierowej, elektronicznej, jak i ustrukturyzowanej. Zatem wystawienie faktury w ww. postaci zawierającej wszystkie ustawowo wymagane elementy (wymienione w art. 106e ustawy o VAT) stanowi spełnienie jednej z przesłanek do skorzystania z prawa do odliczenia VAT z tej faktury. Z kolei fakturę ustrukturyzowaną uznaje się za wystawioną w KSEF w dniu jej przesłania do KSEF. Natomiast faktura ustrukturyzowana jest uznana za otrzymaną przy użyciu KSEF w dniu przydzielenia w tym systemie numeru identyfikującego tę fakturę.

Ustanowienie tej systematyki w związku z wejściem w życie KSEF wpłynęło na określenie momentu, od którego czynny podatnik VAT może zrealizować prawo do odliczenia VAT.

Pozostałe kwestie tzn. odliczenie VAT nie wcześniej niż w dniu powstania obowiązku podatkowego u sprzedawcy, okres 3 kolejnych miesięcy lub 2 kolejnych kwartałów, jako pozostałych okresów na skorzystanie z odliczenia VAT pozostały niezmienne. Tak, więc odnosząc się do momentu odliczenia podatku VAT z faktury wystawionej poza KSEF (nawet, gdy sprzedawca miał obowiązek wystawienia jej w KSEF) należy wskazać, że ustawodawca przez cały czas wspominając o prawie do odliczenia VAT odnosi się do ogólnego pojęcia faktury.

Zatem data faktycznego otrzymania faktury spoza KSEF będzie datą powstania prawa do odliczenia podatku VAT z niej wynikającego.

Powyższe potwierdzają najnowsze stanowiska fiskusa jak np. interpretacja indywidualna z dnia 26.08.2026r. o sygn. 0114-KDIP4-1.4012.371.2026.1.AM, w której organ wskazuje, że – „(…) Skoro, więc jak wskazano powyżej przysługuje / będzie Państwu przysługiwało prawo do odliczenia podatku naliczonego z faktury wystawionej poza KSEF, w postaci elektronicznej (np. PDF) lub papierowej (ponieważ, dokument ten stanowi fakturę w rozumieniu ustawy o VAT i zawiera wszystkie wymagane elementy), to należy przyjąć, że datą powstania prawa do odliczenia podatku VAT z takiej faktury jest / będzie data jej faktycznego otrzymania poza Krajowym Systemem e-Faktur.

W efekcie stwierdzić należy, że data faktycznego otrzymania faktury spoza KSEF będzie uznana za datę powstania prawa do odliczenia podatku VAT naliczonego wynikającego z tego dokumentu, zgodnie z art. 86 ust. 10 w zw. z art. 86 ust. 10b pkt 1 ustawy, zakładając spełnienie pozostałych warunków. Termin ten nie zmieni się, gdy faktura zostanie później przez Kontrahenta udostępniona w KSEF.

Późniejsze otrzymanie przez Państwa faktury ustrukturyzowanej wystawionej ponownie przez Kontrahenta przy użyciu KSEF, dokumentującej tę samą transakcję, do której Kontrahent uprzednio wystawił Fakturę Zakupową poza KSEF (w postaci elektronicznej (np. PDF) lub papierowej), nie będzie skutkowało koniecznością dokonywania korekty rozliczeń podatkowych sporządzonych z uwzględnieniem danych wynikających z pierwotnie otrzymanej Faktury Zakupowej poza KSEF. (…)”.

Autor:

Krzysztof Ulicki

Źródła:

Ustawa z dnia 29.08.1997 r. - Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2025 r. poz. 111).

Ustawa z dnia 11.03.2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2025 r. poz. 775).

Ustawa z dnia 26.07.1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2025 r. poz. 163).

Ustawa z dnia 6.03.2018 r. Prawo przedsiębiorców (Dz. U. z 2024 r. poz. 236).

Interpretacja indywidualna z dnia 25.08.2026r. o sygn. 0114-KDIP4-1.4012.378.2026.1.DP.

Interpretacja indywidualna z dnia 26.08.2026r. o sygn. 0114-KDIP4-1.4012.371.2026.1.AM.

Interpretacja indywidualna z dnia 27.08.2026r. o sygn. 0114-KDIP1-3.4012.541.2026.1.JG.