Jak wykonać inwentaryzację?

Z końcem roku obrotowego firmy powinny przygotować się do przeprowadzenia okresowej inwentaryzacji. Jest to proces mający na celu ustalenie faktycznych zasobów przedsiębiorstwa, czyli zapasów materiałów i towarów, aktywów pieniężnych, środków trwałych.
Za przeprowadzenie inwentaryzacji odpowiedzialny jest kierownik jednostki, co wynika z art. 4 ust. 5 ustawy o rachunkowości. Nie może on przenieść tej odpowiedzialności na inną osobę, nawet jeśli określone obowiązki w zakresie rachunkowości zostaną powierzone innym pracownikom.

Terminy przeprowadzenia Inwentaryzacji

Ogólna zasada, wyrażona w art.26 ustawy o rachunkowości, nakłada obowiązek przeprowadzenia corocznej inwentaryzacji. Nie mniej ze względów praktycznych i możliwości technicznych, a także wprowadzonych zabezpieczeń w przechowywaniu i ewidencji zasobów majątkowych ustawodawca przewidział szczególne terminy jej przeprowadzenia:
a)  co roku:
•    aktywa pieniężne,
•    papiery wartościowe,
•    produkcja w toku i produkty gotowe,
•    materiały i towary przechowywane w niestrzeżonych składowiskach,
•    zapasy towarów i materiałów (opakowań) objętych ewidencją wartościową w punktach obrotu detalicznego,
•    zapasy drewna w jednostkach prowadzących gospodarkę leśną

b)  raz w ciągu 2 lat: zapasy materiałów, towarów, produktów gotowych i półproduktów znajdujących się w strzeżonych składowiskach, objętych ewidencję ilościowo-wartościową,
c)  raz w ciągu 4 lat: nieruchomości zaliczanych do środków trwałych oraz inwestycji a także znajdujących się na ternie strzeżonym innych środków trwałych oraz maszyn i urządzeń.

Wyżej wymienione terminy dotyczą wypełnienia obowiązków ustawowych. Zdarzyć może się jednak sytuacja, kiedy taka inwentaryzacja zostanie przeprowadzona poza w/w terminami np.: w związku ze zmianą osoby odpowiedzialnej materialnie, zdarzeniem nadzwyczajnym jaki może być kradzież, będzie to inwentaryzacja doraźna. Możemy mieć także do czynienia z inwentaryzacją nadzwyczajną, która przeprowadzić trzeba na żądanie organu kontrolnego np. Urzędu Skarbowego.
Inwentaryzację przeprowadzić należy także w przypadku zakończenia działalności przez przedsiębiorstwo, postawienia w stan likwidacji lub ogłoszenia upadłości.

Metody inwentaryzacji

Sposób przeprowadzenia inwentaryzacji zależny jest od rodzaju aktywów, które jej podlegają.
Ustawa o rachunkowości w art. 26 ust. 1 określa trzy sposoby przeprowadzenia spisu majątku firmy.
1.    Dla aktywów pieniężnych (z wyjątkiem zgromadzonych na rachunkach bankowych), środków trwałych, nieruchomości zaliczanych do inwestycji, rzeczowych składników obrotowych (np.: materiały, towary), maszyn i urządzeń przewidziana jest inwentaryzacja drogą spisu z natury. Przeliczone w ten sposób aktywa wycenia się i porównuje z danymi z ksiąg rachunkowych.

2.    Środki pieniężne i papiery wartościowe przechowywane na rachunkach bankowych, należności (w tym udzielone pożyczki) podlegają weryfikacji drogą otrzymania od banków i uzyskania od kontrahentów potwierdzeń prawidłowości wykazanych wartości w ewidencji księgowej.

3.    Środki trwałe, do których dostęp jest znacznie utrudniony, gruntów oraz praw zakwalifikowanych do nieruchomości, należności spornych , wątpliwych, drogą porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami i weryfikacją tych danych.
Po dokonaniu inwentaryzacji zgodnie z powyższą charakterystyką należy porównać wartości z zapisami w księgach. Ujawnione w toku inwentaryzacji różnice między stanem rzeczywistym a stanem wykazanym w księgach należy wyjaśnić i rozliczyć w księgach tego roku obrotowego, na który przypadł termin inwentaryzacji.

Inwentaryzacja w przypadku prowadzenia KPiR

W rozporządzeniu Ministra Finansów w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów zawarte są uregulowania prawne w zakresie spisu z natury prowadzonego dla celów podatkowych. Głównym celem przeprowadzenia inwentaryzacji w tym wypadku jest określenie podstawy opodatkowania dla przedsiębiorców, którzy w ciągu roku wszystkie zakupy towarów i materiałów ewidencjonują bezpośrednio w koszty podatkowe i nie prowadzą gospodarki magazynowej. Na koniec roku koszty te podlegają korekcie o wartość materiałów pozostałych w firmie, a które wcześniej zostały uznane za koszty podatkowe.
Oczywiście inwentaryzację przeprowadza się także w firmach prowadzących gospodarkę magazynową. W tym jednak wypadku celem jest głównie zweryfikowanie prowadzonej ewidencji i porównanie jej ze stanem faktycznym wynikającym ze spisu. Powstałe różnice podlegają oczywiście księgowaniu w KPiR w odpowiedniej kolumnie.
W praktyce przyjęło się ujmować wartość remanentu w kolumnie 10 "Zakup towarów handlowych i materiałów wg cen zakupu". Jest to spowodowane tym, że przede wszystkim w tej kolumnie ewidencjonuje się koszty zakupu czy wytworzenia składników majątku objętych spisem.
I tak inwentaryzację przeprowadza się na dzień 1 stycznia i na koniec każdego roku podatkowego, na dzień rozpoczęcia działalności w ciągu roku.
Jeśli podatnik przeprowadza spis z natury na koniec poprzedniego roku podatkowego to zamiast spisu z natury na dzień 1 stycznia do księgi wpisuje się spis z natury sporządzony na dzień 31 grudnia poprzedniego roku podatkowego.

Inwentaryzacja dla potrzeb prowadzonej ewidencji podatkowej obejmuje:
•    towary handlowe,
•    materiały (surowce) podstawowe i pomocnicze,
•    półwyroby,
•    produkcja w toku,
•    wyroby gotowe,
•    braki i odpady.

Podatnik jest obowiązany dokonać wyceny najpóźniej w terminie 14 dni od dnia zakończenia spisu z natury.

Materiały i towary handlowe wycenia się według cen zakupu lub nabycia albo według cen rynkowych z dnia sporządzenia spisu, jeżeli są one niższe od cen zakupu lub nabycia.
Półwyroby (półfabrykaty), wyroby gotowe i braki własnej produkcji wycenia się według kosztów wytworzenia.
Odpady użytkowe, które w toku działalności utraciły swoją pierwotną wartość użytkową, wycenia się według wartości wynikającej z oszacowania uwzględniającego ich przydatność do dalszego użytkowania.

Autor:

Beata Tęgowska