Czym różni się KPiR od pełnej księgowości?

W poniższej publikacji opisane zostały różnice pomiędzy KPiR a Księgami Handlowymi.

1. Podatkowa Księga Przychodów i Rozchodów

KPiR czyli Podatkowa Księga Przychodów to bardzo prosty sposób prowadzenia księgowości.

KPiR przeznaczony jest JDG, czyli Jednoosobowych Działalności Gospodarczych. Słowo "jednoosobowa" oznacza, że w firmie jest jeden właściciel, i absolutnie nie oznacza to, że w firmie pracuje tylko jedna osoba. Nawet duże firmy, zatrudniające kilkaset pracowników mogą prowadzić działalność w formie JDG, choć trzeba podkreślić, że w takim przypadku nie jest to zalecane. Ze względu na ryzyko prowadzenia działalności dużo lepiej prowadzić działalność w formie np. spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, gdzie nie odpowiadamy za zobowiązania spółki całym naszym majątkiem, jak to ma miejsce w przypadku JDG.
Zasadniczo naszym obowiązkiem w prowadzeniu księgowości KPiR jest jedynie księgowanie przychodów i kosztów. Wpisujemy je w odpowiednie kolumny księgi, na koniec miesiąca (lub kwartału, jeśli rozliczamy się kwartalnie).

Jako przychody księgujemy m.in. wystawione faktury, rachunki, raporty dobowe z kasy fiskalnej, uzyskane odsetki.
Jako koszty zaksięgujemy m.in. otrzymane faktury, rachunki, amortyzację środków trwałych, płace, rachunki od umów o dzieło i zlecenie (umów cywilnoprawnych), koszty opłat bankowych.

Prowadząc księgowość w tej formie musimy też pamiętać o prowadzeniu innych ewidencji, m.in.:
- VAT - jeśli jesteśmy podatnikiem VAT,
- środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych, od których naliczymy amortyzację będącą dla nas kosztem podatkowym.
- remanent (spis z natury),
- ewidencja przebiegu pojazdu - jeśli posiadamy pojazd używany wyłącznie na potrzeby firmy.

2. Pełna księgowość

Pełna księgowość to najbardziej rozbudowana forma prowadzenia księgowości. Zwana jest również "księgami handlowymi" bądź "księgami rachunkowymi.

Obowiązuje ona m.in. spółki kapitałowe, stowarzyszenia, fundacje - w tego rodzaju przedsiębiorstwach nie możemy księgować w formie KPiR czy ryczałtu. Obowiązkowo na pełną księgowość trzeba też przejść, jeśli przekroczyliśmy limit rocznego przychodu w wysokości 2 mln €.

W tej formie również musimy księgować przychody i koszty. Również w tej formie prowadzenia księgowości musimy prowadzić dodatkowe ewidencje VAT (jeśli jesteśmy podatnikami VAT), środków trwałych i WNiP, ewidencja przebiegu pojazdu, musimy też sporządzać inwentaryzację (remanent).

3. Czym różni się pełna księgowość od KPiR?

Choć księgowanie w pełnej księgowości może się wydawać nieco bardziej skomplikowane niż w KPiR, to w praktyce są na rynku programy które zdecydowanie to ułatwiają. Np. Systim umożliwia automatyczne zaksięgowanie wcześniej wystawionej faktury, a także łatwe wprowadzanie kosztów poprzez wybranie jedynie odpowiedniej kategorii zakupu i wprowadzenie danych takich jak data faktury, kwoty netto, vat, brutto.
W pełnej księgowości musimy księgować wszystkie operacje w kasie (wpłaty i wypłaty z kasy) a także operacje bankowe (na podstawie wyciągów bankowych).
Dodatkowym obowiązkiem jest konieczność księgowania wszystkich operacji magazynowych. Każde przyjęcie i wydanie z magazynu towaru, produktu czy materiału musi zostać zaksięgowane. Z jednej strony dzięki temu jesteśmy w stanie pilnować z dużą dokładnością stanów magazynowych, również w JDG musimy prowadzić gospodarkę magazynową (choć nie musimy księgować związanych z nim operacji, jedynie uwzględniamy je w formie remanentu na koniec roku). Z drugiej strony w małej firmie prowadzącej pełną księgowość oznacza to dużo więcej pracy poświęconej na księgowanie dokumentów.
Powyższy problem w zasadzie nie istnieje w firmach usługowych, gdzie operacje magazynowe nie występują bądź są sporadyczne.

W pełnej księgowości dochodzi również konieczność przeniesienia stanu kont z roku ubiegłego (program zrobi to automatycznie).
Na koniec roku w pełnej księgowości musimy złożyć sprawozdanie finansowe. Programy komputerowe generują je zwykle w znacznej części automatycznie. Dokumenty jakie należy załączyć trzeba utworzyć samodzielnie, jednak przykładowe wzory dostępne są w internecie.

Gdy prowadzimy księgi rachunkowe, zaliczki na podatek opłacamy w identyczny sposób jak przy KPiR. Różnicą jest jedynie to, że w przypadku osoby prawnej składamy deklarację CIT-8 zamiast PIT-36.
W pełnej księgowości rok podatkowy nie musi być identyczny z rokiem kalendarzowym, to znaczy nie musi się zaczynać od pierwszego stycznia i kończyć 31 grudnia. Jeśli założyliśmy spółkę w trakcie roku, na przykład 1 kwietnia, to rok podatkowy może każdorazowo (w latach kolejnych) trwać do ostatniego dnia marca. Możemy również skrócić pierwszy rok podatkowy tak aby trwał od 1 kwietnia do 31 grudnia. Jeśli działalność założyliśmy zaś pod koniec roku, np. 1 listopada, to można też pierwszy rok podatkowy rok wydłużyć, tak aby trwał od 1 listopada do 31 grudnia roku następnego. Wtedy kolejne lata podatkowe będą już równe kalendarzowym.
W księgach handlowych musimy również uwzględniać zamknięcie miesiąca (przeksięgowanie podatku PIT/CIT oraz VAT) oraz zamknięcie roku księgowego (przeksięgowanie kont wynikowych na zysk). Są to również operacje, które nowoczesne programy wykonują automatycznie.

Dodatkowo w księgach rachunkowych musimy zaksięgować wszelkie operacje na kapitale, tj.:
- pożyczki,
- wniesienie kapitału własnego spółki,
- zmiany w kapitale własnym spółki.
Są to jednak operacje występujące dość rzadko, w małych firmach może się okazać, że musimy zaksięgować jedynie wniesienie kapitału własnego co wymaga wprowadzenia jednego księgowania.

Podsumowując pełna księgowość z pewnością jest bardziej rozbudowana od KPiR, ale przy wykorzystaniu odpowiedniego programu, takiego jak np. Systim, można znacznie usprawnić sobie pracę.
Pełna księgowość jest zdecydowanie dużo prostsza w małych spółkach (i innych osobach prawnych), które mogą stosować liczne uproszczenia w prowadzeniu ksiąg, a jeszcze bardziej łatwo ją prowadzić w spółkach usługowych, w których nie występują operacje magazynowe ani operacje na kasie, a transakcje są sporadyczne.