Terminy i zakres obowiązków prowadzenia księgowości w firmie

Kalendarz zdarzeń księgowo-kadrowy zawiera wszystkie informacje dotyczące obowiązków rozliczenia działalności dla przedsiębiorców, księgowych oraz osób zajmujących się kadrami. W poniższej rozpisce zostaną określone wszystkie zadania księgowo-kadrowe dla osób rozliczających działalność gospodarczą. Zadania zostały podzielone na okresy, w których dany obowiązek należy wykonać od rejestracji działalności do rozliczeń miesięcznych, kwartalnych oraz rocznych wraz ze wszystkimi zadaniami obowiązującymi w trakcie trwania okresu rozliczeniowego.

1. Początek działalności:

   • Rejestracja firmy,
   • Wniosek CEIDG-1  – osoby fizyczne; składany w urzędzie gminy lub elektronicznie (automatyczne zgłoszenie do ZUS, US i REGON),
   • Wpis do KRS – osoby prawne; umowa spółki przez portal S24 lub u notariusza,
   • Zgłoszenie firmy do VAT – druk VAT-R; może być złożony łącznie z drukiem CEIDG-1.

2. Codziennie:

   • Ewidencja (wprowadzanie do programu finansowo – księgowego) dokumentów kosztowych i przychodowych. Gdy obsługę księgową prowadzi zewnętrzna firma, dokumenty są często dostarczane i księgowane dopiero po zakończonym miesiącu.

3. Księgowania kosztów wykonywane cyklicznie pod koniec miesiąca:

   • Księgowanie miesięcznego raportu z kasy fiskalnej (w przypadku gdy nie księgowano dobowych raportów),
   • Księgowanie list płac / rachunków do umów cywilno-prawnych,
   • Księgowanie amortyzacji środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych (zapis zbiorczy),
   • Księgowanie różnic kursowych w przypadku faktur i płatności w walucie innej niż złotówki,

4. Księgowanie  innych dokumentów kosztowych w trakcie miesiąca:

   • Faktury VAT,
   • Rachunki, czyli dokumenty zakupowe wystawione przez podmioty niebędące czynnymi podatnikami VAT,
   • Podatki i opłaty, np. podatek od nieruchomości, opłata za wpis do KRS, opłaty bankowe, odsetki od kredytów,
   • Delegacje krajowe i zagraniczne.

5. Po zakończonym miesiącu:

   • do 10. naliczanie wynagrodzeń za miesiąc poprzedni (jeżeli są pracownicy),
   • do 10. danego miesiąca przedsiębiorca płaci składkę ZUS za miesiąc poprzedni (np. do 10 kwietnia opłacane są składki za marzec). Jeżeli przedsiębiorca nie zatrudnia pracowników, to deklarację rozliczeniową ZUS DRA składa za pierwszy miesiąc działalności (chyba, że rozpoczęcie działalności było w trakcie miesiąca to za kolejny pełny miesiąc kalendarzowy także należy złożyć deklarację) a później tylko opłaca składki,
   • do 15. danego miesiąca należy naliczyć i opłacić składki ZUS za pracowników i przesłać deklaracje rozliczeniowe ZUS DRA, ZUS RCA, ZUS RSA, ZUS RZA (składki za pracowników i przedsiębiorcę są w tym przypadku rozliczane łącznie) za miesiąc poprzedni,
   • do 20. następnego miesiąca należy wpłacić do Urzędu Skarbowego podatek od wynagrodzeń PIT-4 (nie przesyła się deklaracji miesięcznych),
   • do 20. następnego miesiąca należy wpłacić zaliczkę na podatek dochodowy PIT / CIT (nie przesyła się deklaracji miesięcznych),
   • do 20. następnego miesiąca sporządzić zestawienie obrotów i sald (przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych),
   • do 25. następnego miesiąca należy obliczyć  oraz wpłacić należny podatek VAT, oraz należy przesłać elektronicznie plik JPK_V7M,
   • do 25. następnego miesiąca należy przesłać informację podsumowująca VAT-UE; nie wysyła się tzw. zerowych informacji,

6. Po zakończonym kwartale (jeżeli taki sposób rozliczeń został wybrany):

   • do 20. dnia miesiąca po zakończonym kwartale należy wpłacić zaliczkę na podatek dochodowy PIT / CIT,
   • do 25. dnia miesiąca  po zakończonym kwartale należy obliczyć  oraz wpłacić należny podatek VAT, oraz należy przesłać elektronicznie plik JPK_V7K część deklaracyjną, oraz ewidencyjną, natomiast po każdym zakończonym miesiącu należy do 25 dnia następnego miesiąca przesyłać plik z częścią ewidencyjną.

7. Po zakończonym roku:

   • do 31 stycznia należy przesłać elektronicznie do US deklaracje PIT-11 dotyczące dochodów pracowników za rok poprzedni; pracownikom trzeba przekazać je do końca lutego,
   • do 31 stycznia do US należy także przesłać deklarację PIT-4R (deklaracja roczna o zaliczkach na podatek dochodowy, który jest naliczany od wynagrodzeń),
   • do 31 stycznia do US należy także przesłać deklarację PIT-8AR ( deklaracja o zryczałtowanym podatku dochodowym),
   • do 31 stycznia należy złożyć informację ZUS IWA, na podstawie której ZUS ustali stopę procentową składki na ubezpieczenie wypadkowe na kolejny rok składkowy (dotyczy niektórych firm),
   • do końca lutego do US należy także przesłać informację IFT-1, jest to informacja o wysokości przychodu uzyskanego przez osoby fizyczne niemające w Polsce zamieszkania, tzw. nierezydenci. Informację trzeba przesłać zarówno do US jak i do osoby, której dotyczy,
   • do końca lutego należy także złożyć deklarację PIT-28, jeżeli przedsiębiorca rozlicza się w formie ryczałtu,
   • do 31 marca deklarację CIT-8 składają do US podmioty, których rok podatkowy kończy się 31 grudnia,
   • do 31 marca trzeba sporządzić sprawozdanie finansowe, a do 30 czerwca należy je zatwierdzić i przesłać w formie elektronicznej do KRS albo do KAS (w zależności od rodzaju jednostki),
   • do 30 kwietnia należy przesłać do US deklaracje PIT-36, PIT-36L, PIT-37, PIT-38, PIT-39,
   • w przypadku pełnej księgowości należy przeksięgować koszty i przychody na konto wyniku finansowego,
   • po zatwierdzeniu sprawozdania jednostki ewentualny zysk należy przeksięgować zgodnie z uchwałą zgromadzenia wspólników na kapitał zapasowy lub na wypłatę dywidendy wspólnikom.

8. Ewentualne zmiany formy opodatkowania:

   • do 20 stycznia ostateczny termin na złożenie pisemnego oświadczenia o wyborze opodatkowania w formie karty podatkowej,
   • do 20. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym podatnik osiągnął pierwszy w danym roku przychód, jeżeli jednak pierwszy przychód podatnik osiągnął w grudniu, to zmiany formy opodatkowania można dokonać do końca grudnia.

Termin przypadający na dzień wolny od pracy

W każdym z wymienionych wyżej przypadków, jeżeli termin płatności wypada w sobotę, niedzielę lub święto, termin płatności ulega przesunięciu na następny dzień roboczy. Ma to zastosowanie również do zobowiązań wobec ZUS, Urzędów Skarbowych, a także do składanych tam deklaracji. Jedynym wyjątkiem jest składanie deklaracji za pośrednictwem systemu MOSS.

Autor: Teresa Warska