1--------------542 2--------------468 3--------------940

Specjalista do spraw kadr i płac - czym się zajmuje, zakres obowiązków

Opublikowano:

Specjalista do spraw kadr i płac to osoba, która zajmuje się obsługą i rozliczeniem szeroko rozumianej dokumentacji pracowniczej. Warto podkreślić, iż w różnych przedsiębiorstwach specjalista ten może wykonywać nieco odmienne zadania. Może też się zdarzyć, że zakres wykonywanych zadań będzie różny.

Czym w takim razie konkretnie zajmuje się specjalista do spraw kadr i płac?

 

Spis treści:

  1. Co to są kadry i płace

  2. Specjalista do spraw kadr i płac – zakres obowiązków

  3. Cechy interpersonalne dobrego specjalisty do spraw kadr i płac

  4. Specjalista do spraw kadr i płac a znajomość przepisów prawnych

 

Co to są kadry i płace

Kadry i płace to dział, który występuję tak naprawdę w każdej firmie, niemniej w małych firmach często ten dział nie jest wyodrębniony. Obsługą tego działu w tych mniejszych firmach zajmuje się sam przedsiębiorca albo biuro rachunkowe.

Kadry i płace obejmują czynności natury administracyjnej, które ogólnie można podzielić na 9 segmentów:

  1. obsługa rekrutacji pracowników, zleceniobiorców,
  2. kontrola i obsługa akt pracowniczych,
  3. rozliczanie wynagrodzeń,
  4. rozliczanie ZUS,
  5. analiza przepisów i rozwiązywanie różnych problemów składających się na szeroko rozumiane aspekty pracownicze, pracodawcy, ZUS-owskie, płacowe,
  6. praca na kadrowo-płacowych systemach informatycznych,
  7. kontakt z urzędem skarbowym, z ZUS, z pracownikami, z pracodawcą, z pozostałym otoczeniem,
  8. archiwizowanie i przechowywanie dokumentów kadrowo-płacowych,
  9. raportowanie.

 

Widać wyraźnie, że specjalista do spraw kadr i płac zajmuje się zarówno obliczaniem wynagrodzeń jak i obsługą akt pracowników a także rozliczeniami ZUS pracowników i właścicieli. Musi tez mieć dobry kontakt z administracją jak i z samymi pracownikami. W niektórych firmach przygotowuje on różnego rodzaju raporty dotyczące zatrudnionych pracowników czy ponoszonych w związku z tym obciążeń.

 

Specjalista do spraw kadr i płac – zakres obowiązków

Specjalista ds. kadr i płac spełnia w większości podobne funkcje w firmach. Niemniej w zależności od wielkości firmy zadań do wykonania może mieć znacznie więcej a innych po prostu mniej lub nie mieć ich wcale.

Specjalista ds. kadr i płac najczęściej wykonują poniższe zadania.

 

 

Czym zajmuje się specjalista do spraw kadr i płac
Lp. Czynność
1. Prowadzenie akt osobowych
2. Sporządzanie umów o pracę, zlecenie, dzieło oraz rozwiązań tych umów czy aneksów do tych umów
3. Sporządzanie i analiza różnego rodzaju regulaminów w firmie np. wynagradzania
4. Rejestracja wszelkich zdarzeń mających wpływ na rozliczenie wynagrodzeń – różnego rodzaju absencje takie jak urlopy, chorobowe, zasiłki, opieka, inne nieobecności usprawiedliwione jak i nieusprawiedliwione.
5. Rozliczanie wynagrodzeń z uwzględnieniem wszystkich zdarzeń mających wpływ na wynagrodzenia, naliczanie wszystkich dodatków, obliczenie wynagrodzeń z uwzględnieniem wszystkich zdarzeń, dodatków i innych preferencji
6. Korekty wynagrodzeń
7. Sporządzanie deklaracji rozliczeniowych ZUS, zgłaszanie pracowników, zleceniobiorców czy wymaganych zdarzeń do ZUS, kontrola rozliczeń składek ZUS innych wymogów formalnych ZUS
8. Korekty związane z ZUS
9. Prowadzenie rekrutacji
10. Obsługa różnych systemów kadrowo-płacowych
11. Archiwizowanie dokumentów kadrowo-płacowych
12. Kontakty z instytucjami typu urząd skarbowy, ZUS, inspekcja pracy, PFRON, inne instytucje
13. Uczestniczenie w kontrolach ZUS, inspekcji pracy, urzędu skarbowego, PFRON lub innej instytucji
14. Znajomość sporego obszaru przepisów mających wpływ na kadry i płace
15. Inne czynności jak sporządzanie różnych raportów o pracownikach dotyczących m.in. absencji, wynagrodzeń według stanowisk, dodatków, stażu pracy, innych dla zarządu
16. Niekiedy umiejętności typu HR służące do zarządzania zasobami ludzkimi

 

 

Cechy interpersonalne dobrego specjalisty do spraw kadr i płac

Na pytanie o korzystne cechy interpersonalne dobrego specjalisty do spraw kadr i płac nie da się odpowiedzieć jednoznacznie, gdyż każda firma ma swoje wymagania.

Podstawowe, dobre cechy to skrupulatność w wykonywaniu zadań, dokładność, precyzyjność rozliczeń, sumienność wykonywania różnych zadań, umiejętność praktycznej pracy na przepisach związanych z prawem pracy i innych, komunikatywność, pilnowanie poufności danych, terminowość, umiejętność obsługi systemów kadrowo-płacowych, odporność na stres i przeróżne reakcje ludzi.

Biorąc pod uwagę specyfikę zawodu można śmiało stwierdzić, iż musi to być osoba zdyscyplinowana, zorganizowana, systematyczna ale też o niemałej dozie empatii w stosunku do ludzi. Praca ta to przecież częsty kontakt z człowiekiem występującym w różnych instytucjach jak i w samym przedsiębiorstwie.

Dobry specjalista ds. kadr i płac powinien być osobą otwartą, posiadającą umiejętność nawiązywania dobrych relacji z ludźmi. Dobry, korzystny kontakt z pracownikami, pracodawcą rodzi dobre owoce w całej firmie. Umiejętność rozmowy i prowadzenia kontroli z instytucjami takimi jak ZUS, PFRON, Inspekcja Pracy czy Urząd Skarbowy to spokój i pewna doza bezpieczeństwa pracodawcy ale i pracowników.

Kolejne cechy dobrego specjalisty ds. kadr i płac to praktyczna wiedza związana z zastosowaniem przepisów prawa pracy i innych pokrewnych ustaw. Powyżej wymieniono te, które najczęściej pojawiają się jako wymagane w przedsiębiorstwach różnej wielkości. Niestety, dzisiejszy specjalista ds. kadr i płac musi posiadać choć podstawowe cechy analityczne prawnika.

 

Specjalista do spraw kadr i płac a znajomość przepisów prawnych

Warto na chwilę zatrzymać się przy wymogach znajomości przepisów prawa. Chętnie poszukiwany specjalista do spraw kadr i płac to osoba posiadająca praktyczną wiedzę analizy i zastosowania przepisów m.in. ustawy:

Na koniec warto dodać, że to nie koniec listy. Specjalista do spraw kadr i płac powinien znać jeszcze wiele Rozporządzeń np.

 

 

 

 

 

Autor:

Krzysztof Ulicki

Wersja DEMO - przetestuj za darmo! Załóż konto Systim w 15 sekund!