Wystrój świąteczny a koszty uzyskania przychodów

Wiele firm stworzyło już na zewnątrz lub wewnątrz firmy wystrój świąteczny. Cel to stworzenie przyjaznego odbioru marki przez klientów.

Wystrój świąteczny jest także dobrze odbierany przez samych pracowników. Natomiast pojawia się w firmach zazwyczaj tylko przy okazji różnych świąt m.in. Świąt Bożego Narodzenia. Powstaje, zatem zasadne pytanie czy wydatki poniesione przez przedsiębiorcę na wystrój firmowy mogą stanowić u niego koszty uzyskania przychodów czy nie mogą być zaliczone do kosztów?

Czym jest koszt uzyskania przychodu

W ustawach o podatkach dochodowych prawodawca zaznacza, że nie wszystkie wydatki poniesione na cele prowadzonej działalności gospodarczej przedsiębiorcy mogą zaliczyć do swoich kosztów uzyskania przychodów.

Wydatek stanowiący koszt uzyskania przychodów w działalności gospodarczej musi, bowiem spełniać niżej wymienione warunki:

• wydatek ma charakter definitywny, czyli nie został podatnikowi zwrócony w postaci np. dotacji, subwencji czy innego zwrotu kosztów,
• został poniesiony na cele prowadzonej działalności a nie na cele osobiste,
• pozostaje w związku przyczynowo-skutkowym z osiąganymi przychodami z działalności,
• został sfinansowany ze środków podatnika,
• jest poniesiony celem uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów,
• jest odpowiednio udokumentowany,
• nie występuje w grupie wydatków wyłączonych z kosztów uzyskania przychodów, a więc w art. 23 ustawy o PDOF oraz w art. 16 ustawy o PDOP.

Mówi o tym art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 26.07.1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2025 r. poz. 163 zwanej dalej ustawą o PDOF) oraz art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15.02.1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz. U. z 2025 r. poz. 278 zwanej dalej ustawą o PDOP).

Ponadto wydatki firmowe nie mogą występować w ustawowym katalogu kosztów wyłączonych z kosztów uzyskania przychodów określonych w art. 23 ust. 1 ustawy o PDOF.

Warto w tym miejscu przypomnieć jedną kwestię.

Należy podkreślić, że to na podatniku ciąży udowodnienie, iż każdy poniesiony wydatek na cele prowadzonej działalności gospodarczej jest w niej niezbędny.

Wydatki na wystrój świąteczny w kosztach firmy

Wydatki na dekoracje świąteczne w firmie tudzież związane ze świętami Bożego Narodzenia mogą stanowić koszty uzyskania przychodów. Wydatki te mogą dotyczyć np. zakupu choinki, gałązek dekoracyjnych, oświetlenia dekoracyjnego, roślin żywych lub sztucznych, różnego rodzaju bombek, łańcuchów i innych tego typu dekoracji, tematycznych wystrojów czy też figur związanych z tymi świętami.

Przedsiębiorca (podatnik PIT jak i podatnik CIT) powinien jednak pamiętać, iż musi dysponować odpowiednimi argumentami uzasadniającymi poniesienie tego typu wydatku. O co konkretnie chodzi? Wydatki na świąteczny wystrój w firmie muszą przyczyniać się do poprawy atmosfery panującej w firmie (korzystne skojarzenie wnętrza firmy) na płaszczyźnie obsługi klienta. Tego typu działanie może przyczynić się do uzyskania, zwiększenia czy zabezpieczenia przychodów.

Wydatki na świąteczny wystrój w firmie nie mogą być tzw. bogatym wystrojem tzn. nie mogą mieć charakteru wystawnego, ekskluzywnego, który będzie służył wyłącznie projekcji prestiżu firmy, ponieważ mogą zostać zakwestionowane w toku kontroli podatkowej bądź czynności sprawdzających (poza wyjątkiem, kiedy ekskluzywny wystrój jest nieodzowny). Znacznie lepiej postawić na wydatki dotyczące zwyczajowego wystroju świątecznego.

Należy jednak w tym miejscu postawić pewien podział.

Wystrój świąteczny może być dokonany w strefach sprzedażowych, w strefach wyłącznie pracowniczych, ale też w strefach mieszanych. O ile łatwiej jest uzasadnić dokonanie wydatków na wystrój świąteczny w strefach sprzedażowych o tyle trudniej udowodnić racjonalność poniesienia tych wydatków w strefach wyłącznie pracowniczych a niekiedy też w strefach mieszanych.

Wydatki na zakup choinek oraz różnego rodzaju dekoracji świątecznych (takich jak bombki, gałązki, łańcuchy czy inne ozdoby) są co do zasady uznawane przez organy podatkowe za koszty uzyskania przychodów. W takich przypadkach stanowią one element wyposażenia lub dekoracji firmy, pod warunkiem, że nie znajdują się wyłącznie w tzw. strefie pracowniczej.

Podobnie oceniane są inne elementy wystroju świątecznego, takie jak dekoracje ścienne o charakterze tematycznym, ozdoby okienne, girlandy, balony czy pozostałe dekoracje świąteczne. Wydatki na dekoracje wykonane wyłącznie wewnątrz firmy, tj. w pomieszczeniach, w których przebywają jedynie pracownicy lub współpracownicy, a nie klienci, mogą być trudniejsze do uzasadnienia jako koszty poniesione w celu osiągnięcia, zachowania lub zabezpieczenia źródła przychodów. Choć niewątpliwie wpływają one pozytywnie na warunki pracy, atmosferę w zespole oraz integrację pracowników, to ich bezpośredni związek z działalnością sprzedażową bywa mniej oczywisty. Należy jednak zauważyć, że poprawa warunków pracy może pośrednio wpływać na efektywność pracowników oraz jakość obsługi klientów, a tym samym na osiąganie lub zabezpieczenie przyszłych przychodów. Istotne jest przy tym, aby charakter wystroju był standardowy i nie nosił cech nadmiernej wystawności czy ekskluzywności.

Inaczej należy ocenić wydatki na wystrój świąteczny zewnętrzny. Obejmują one m.in. dekoracje elewacji budynku, oświetlenie zewnętrzne, figury świąteczne czy choinki ustawione przed siedzibą firmy. Wydatki te mogą pełnić funkcję reklamową i w takim przypadku mogą zostać uznane za koszty uzyskania przychodów. Jeżeli jednak dekoracje przyjmą zbyt wystawny charakter, organy podatkowe mogą zakwestionować ich zaliczenie do kosztów podatkowych.

Zewnętrzny wystrój świąteczny umieszczony w strefie sprzedaży lub obsługi klienta niewątpliwie zwiększa atrakcyjność wizualną przedsiębiorstwa, pozytywnie wpływa na jego wizerunek oraz może zachęcać klientów do skorzystania z oferty firmy. Tego rodzaju dekoracje często pełnią funkcję marketingową, przyciągają uwagę i zwiększają rozpoznawalność przedsiębiorstwa.

Stanowiska organów podatkowych potwierdzają, że wydatki na dekoracje świąteczne, powszechnie stosowane w wielu branżach, mogą być traktowane jako standardowe koszty eksploatacyjne związane z prowadzeniem działalności gospodarczej. Warto również podkreślić, że zarówno wystrój wewnętrzny, jak i zewnętrzny wpływa na poprawę atmosfery pracy oraz budowanie pozytywnej identyfikacji pracowników z firmą. Może to zwiększać satysfakcję z pracy oraz efektywność pracowników, a w konsekwencji przyczyniać się do poprawy lub zabezpieczenia wyniku finansowego przedsiębiorstwa.

Przedsiębiorcy decydujący się na poniesienie takich wydatków powinni jednak uważać na kilka istotnych aspektów:

1. w sytuacji, gdy dekoracje mają charakter integracyjny lub pracowniczy (np. ozdoby na wigilię firmową lub spotkania pracownicze) i ich celem jest wyłącznie integracja czy motywacja pracowników, bez uzasadnienia biznesowego, wówczas znacznie trudniej jest uzasadnić racjonalność poniesionego wydatku na dany wystrój,
2. w przypadku, gdy wydatek ma charakter prestiżowy, służy głównie poprawie wizerunku firmy wobec klientów, wówczas może zostać zakwalifikowany jako wydatek reprezentacyjny, który to jest wyłączony z kosztów uzyskania przychodów (dekoracje luksusowe, kosztowne i umieszczone w części firmy dostępnej wyłącznie dla wybranej klienteli),
3. jeżeli wydatek na wystrój świąteczny nie ma żadnego lub ma bardzo ograniczony związek z przychodami z działalności np. dekoracje w części firmy, której klienci nie korzystają, lub w miejscu prywatnym wtedy organy podatkowe mogą zakwestionować związek przyczynowo-skutkowy danego wydatku z osiąganymi przychodami z działalności.

Powyższe potwierdza interpretacja indywidualna wydana przez Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z dnia 11.02.2025r. o sygn. 0114-KDIP2-2.4010.676.2024.1.PK w której to wskazuje, iż „(…) Zgodnie ze stanowiskiem organów podatkowych, wydatki ponoszone na nabycie elementów dekoracyjnych, zwyczajowo przyjętych w danej branży czy okolicy, przeznaczonych do wystroju pomieszczeń obsługi klienta, salonów sprzedaży oraz poczekalni czy recepcji, gdzie kontrahenci spędzają czas w oczekiwaniu na obsługę, stanowią koszty uzyskania przychodów, jako ogólne koszty funkcjonowania przedsiębiorstwa. Wydatki te mogą dotyczyć m.in. zakupu kwiatów ciętych oraz doniczkowych, donic, środków ochrony roślin oraz zagospodarowania i pielęgnacji terenów zielonych wokół firmy.

Organy podatkowe potwierdzają również możliwość zaliczenia do kosztów uzyskania przychodów dekoracji świątecznych i okolicznościowych, w postaci choinek, lampek, stroików pisanek i innych wskazując, że w obecnych warunkach rynku wystrój w takiej postaci jest wymogiem stawianym przez klientów.

Organy podatkowe podkreślają przy tym, że w sytuacji, gdy dekoracje przekraczają zwyczajowo przyjęte normy, są nadzwyczaj wystawne, ekskluzywne i drogie oraz w sposób znaczący poprawiają estetyczny wizerunek firmy lub są umieszczane wyłącznie w pomieszczeniach, w których przyjmuje się określonych, wybranych klientów, wówczas wydatki z nimi związane należy traktować, jako koszty reprezentacji, które nie stanowią kosztów uzyskania przychodów podatnika.

Zwraca się ponadto uwagę, że do kosztów uzyskania przychodów nie zalicza się wydatków osobistych, gdyż nie służą uzyskaniu przychodu z działalności gospodarczej, stąd koszty poniesione w celach prywatnych nie mogą stanowić kosztów uzyskania przychodów).

Zdaniem Wnioskodawcy ponoszone przez niego koszty refitu salonów (...) nie spełniają kryteriów do uznania ich za koszty reprezentacji. Mają one charakter wydatków typowo reklamowych, a więc mają charakter kosztów pośrednio związanych z przychodami, tak jak typowe koszty długofalowej promocji i reklamy.

Odnosząc się do przedstawionego opisu stanu faktycznego i zdarzenia przyszłego Wnioskodawca stoi na stanowisku, zgodnie z którym ponoszone przez niego częściowe koszty refitu salonów (...) klientów stanowią w całości koszty uzyskania przychodów, ponieważ:

• są to koszty faktycznie ponoszone przez Wnioskodawcę z własnych środków;
• poniesienie ich ma charakter definitywny;
• koszty te pozostają w ścisłym związku z prowadzoną przez Wnioskodawcę działalnością gospodarczą, gdyż dotyczą sprzedaży towarów/produktów będących w ofercie Wnioskodawcy;
• są to koszty ponoszone w celu uzyskania (zwiększenia) przychodów ze sprzedaży (...);
• koszty te ponoszone są również w celu zachowania i zabezpieczenia źródła przychodów, poprzez zabezpieczenie uzyskiwania przychodów pokrywających ponoszone koszty działalności i umocnienie pozycji Wnioskodawcy na konkurencyjnym rynku, a ponadto poniesienie tych kosztów wpływa na dobre relacje z klientami Wnioskodawcy;
• nie są to koszty wymienione w katalogu negatywnym, określonym w art. 16 ustawy o CIT.

Ponoszenie tych kosztów wpływa, zdaniem Wnioskodawcy, zarówno na zachowanie i zabezpieczenie źródła jego przychodów, jak i na samo uzyskiwanie przychodów z prowadzonej działalności, ponieważ prowadzi do spójnego przekazu marketingowego, promocji marek handlowych/znaków towarowych Wnioskodawcy oraz produktów/towarów będących w jego ofercie handlowej, a powyższe ma oczywisty wpływ na uzyskiwane przez Wnioskodawcę przychody i zajmowaną pozycję rynkową. (…)”.

Kwalifikując wydatki na wystrój świąteczny podatnicy każdorazowo muszą brać pod uwagę, kto ma być odbiorcą dekoracji (klienci, kontrahenci, pracownicy), gdzie mają być umieszczone dekoracje (strefa obsługi, biuro, prywatne pomieszczenia, strefa pracowników) oraz czy charakter wydatku mieści się w zwyczajowych ramach działalności danego typu firmy.

Autor:

Krzysztof Ulicki

Źródła:

Ustawa z dnia 23.04.1964 r. Kodeks cywilny (Dz. U. z 2024 r. poz. 1061).

Ustawa z dnia 26.07.1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2025 r. poz. 163).

Ustawa z dnia 15.02.1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz.U. 2025 poz. 278).

Ustawa z dnia 29.08.1997 r. - Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2025 r. poz. 111).

Interpretacja indywidualna z dnia 11.02.2025r. o sygn. 0114-KDIP2-2.4010.676.2024.1.PK.