W aktualnym stanie prawnym nie ma obowiązku wystawiania faktur sprzedaży na rzecz konsumentów, czyli osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej. Wyjątkiem jest sytuacja, w której konsument zażąda wystawienia takiej faktury. Żądanie to musi jednak nastąpić w odpowiednim terminie. Jakie są zasady wystawienia faktur ustrukturyzowanych na rzecz konsumentów?
|
Spis treści:
- Krajowy System e-Faktur
- Konsument, czyli kto?
- Wystawienie faktury sprzedaży dla konsumenta
- Wystawienie faktury ustrukturyzowanej sprzedaży dla konsumenta
- Wystawienie faktury ustrukturyzowanej sprzedaży na rzecz konsumenta wymaga zaopatrzenia faktury w kod QR
- Bezpłatna aplikacja podatnika KSEF
|
Krajowy System e-Faktur
W nawiązaniu do art. 106nd ust. 2 ustawy z dnia 11.03.2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2025 r. poz. 775 zwanej dalej ustawą o VAT) Krajowy System e-Faktur to system dostępny wyłącznie w formie elektronicznej przeznaczony do wytworzenia i zarządzania fakturami o określonym ustrukturyzowanym formacie.
W poniższej tabeli wymieniono główne zadania, które są i mają być realizowane przez Krajowy System e-Faktur.
Zadania
Krajowego Systemu E-faktur |
Nadawanie, zmiana lub odbieranie uprawnień do korzystania z KSEF |
| Powiadamianie niektórych podmiotów, o nadanych uprawnieniach do korzystania z KSEF lub ich odebraniu |
| Uwierzytelnienie oraz weryfikacja uprawnień do korzystania z KSEF, posiadanych przez niektóre podmioty |
| Wystawianie faktur ustrukturyzowanych przy pomocy KSEF |
| Odbiór faktur ustrukturyzowanych przy pomocy KSEF |
| Archiwizacja faktur ustrukturyzowanych w KSEF |
| Oznaczanie faktur ustrukturyzowanych numerem identyfikującym przydzielonym w KSEF |
| Analiza i kontrola prawidłowości danych z faktur ustrukturyzowanych wystawionych przy pomocy KSEF |
Obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych ma nastąpić z dniem 1 lutego 2026 r. w przypadku dużych firm, czyli takich, u których wartość sprzedaży za 2024 rok przekracza 200 000 000 zł (razem z VAT).
W przypadku pozostałych podatników obowiązek ten nastąpi z dniem 1 kwietnia 2026 r.
Konsument, czyli kto?
Konsumentem jest osoba fizyczna (osoba prywatna), która nie prowadzi działalności gospodarczej. W praktyce jednak zdarza się, że zakupy jako konsument dokonuje również osoba prowadząca działalność, np. jednoosobowy przedsiębiorca, wspólnik spółki lub inny podmiot prowadzący działalność, o ile nabycie nie jest związane z tą działalnością.
Należy jednak podkreślić, iż w chwili zakupu to nabywca jasno określa (wskazuje sprzedawcy), iż dokonuje zakupu, jako konsument tzn. nie do firmy, nie na cele działalności tylko na użytek prywatny.
Wystawienie faktury sprzedaży dla konsumenta
W nawiązaniu do art. 106b ust. 3 ustawy o VAT sprzedawca jest zobligowany do wystawienia faktury sprzedaży na rzecz konsumenta, jeżeli żądanie jej wystawienia zostało zgłoszone w terminie 3 miesięcy, licząc od końca miesiąca, w którym dostarczono towar lub wykonano usługę bądź otrzymano całość lub część zapłaty.
|
UWAGA!
W przypadkach żądania wystawienia faktury przez konsumenta fakturę wystawia się:
- nie później niż 15-tego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano dostawy towaru lub wykonano usługę, jeżeli żądanie wystawienia faktury zostało zgłoszone do końca miesiąca, w którym dostarczono towar lub wykonano usługę.
- nie później niż 15-tego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym otrzymano całość lub część zapłaty od nabywcy, jeżeli żądanie wystawienia faktury zostało zgłoszone do końca miesiąca, w którym otrzymano całość lub część zapłaty,
- nie później niż 15-tego dnia od dnia zgłoszenia żądania, jeżeli żądanie wystawienia faktury zostało zgłoszone po upływie miesiąca, w którym dostarczono towar lub wykonano usługę bądź otrzymano całość lub część zapłaty.
|
Powyższą zależność warto jeszcze zaprezentować w formie tabelarycznej.
| Terminowe (w ciągu 3 miesięcy) zgłoszenie żądania wystawienia faktury przez konsumenta |
| Zgłoszenie w miesiącu dokonania dostawy towarów lub wykonania usługi |
Zgłoszenie w miesiącu otrzymania zaliczki lub należności |
Zgłoszenie po upływie miesiąca dokonania dostawy towarów lub wykonania usługi albo otrzymania zaliczki lub należności |
| Wystawienie faktury nie później niż 15-tego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym dokonano dostawy towaru lub wykonano usługę, jeżeli żądanie wystawienia faktury zostało zgłoszone do końca miesiąca, w którym dostarczono towar lub wykonano usługę |
Wystawienie faktury nie później niż 15-tego dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym otrzymano całość lub część zapłaty od nabywcy, jeżeli żądanie wystawienia faktury zostało zgłoszone do końca miesiąca, w którym otrzymano całość lub część zapłaty |
Wystawienie faktury nie później niż 15-tego dnia od dnia zgłoszenia żądania - jeżeli żądanie wystawienia faktury zostało zgłoszone po upływie miesiąca, w którym dostarczono towar lub wykonano usługę bądź otrzymano całość lub część zapłaty |
Wystawienie faktury ustrukturyzowanej sprzedaży dla konsumenta
Zgodnie z art. 106ga ust. 2 ustawy o VAT obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych przy pomocy KSEF nie dotyczy wystawiania faktur na rzecz nabywcy towarów lub usług będącego osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej (konsumenta).
Wystawienie faktury ustrukturyzowanej w KSEF przez sprzedawcę nie jest obowiązkowe, jeżeli nabywcą towarów lub usług jest osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej. Sprzedawca może jednak dobrowolnie wystawić fakturę ustrukturyzowaną w KSEF na rzecz konsumenta.
Także w przypadku zgłoszenia żądania wystawienia faktury przez nabywcę, sprzedawca nie ma obowiązku wystawiania faktury sprzedaży w formie ustrukturyzowanej przy pomocy KSEF.
|
UWAGA!
W związku z brakiem obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych sprzedaży na rzecz nabywcy towarów lub usług będącego osobą fizyczną nieprowadzącą działalności gospodarczej sprzedawca wystawia fakturę w postaci elektronicznej lub papierowej. |
Sprzedawca może jednak dobrowolnie wystawić fakturę ustrukturyzowaną przy pomocy KSEF. Musi jednak udostępnić taką fakturę nabywcy w sposób z nim uzgodniony.
|
UWAGA!
W nawiązaniu do art. 106gb ust. 4 ustawy o VAT w przypadku, gdy:
- nabywcą jest podmiot, który nie posługuje się numerem NIP ani PESEL, lub
- nabywcą jest osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej
- faktura ustrukturyzowana jest udostępniana nabywcy w sposób z nim uzgodniony. |
Wystawienie faktury ustrukturyzowanej sprzedaży na rzecz konsumenta wymaga zaopatrzenia faktury w kod QR
Dostęp do faktury:
- ustrukturyzowanej,
- wystawionej w okoliczności awarii KSEF, innej niedostępności KSEF a następnie przesłanej do Krajowego Systemu e-Faktur,
- w postaci elektronicznej a następnie przesłanej do Krajowego Systemu e-Faktur,
- VAT RR i VAT RR KOREKTA wystawionej przy użyciu KSEF
- bez konieczności uwierzytelniania jest możliwy za pośrednictwem kodu QR po podaniu danych umożliwiających zidentyfikowanie tej faktury.
Zatem przedsiębiorca, który wystawia fakturę ustrukturyzowaną na rzecz konsumenta jest zobligowany do oznaczenia jej tzw. kodem QR umożliwiającym konsumentowi dostęp do tej faktury w KSEF jak i weryfikację danych zawartych na tej fakturze.
Zaopatrzenie faktury dokumentującej sprzedaż na rzecz konsumenta kodem QR jest obligatoryjne w przypadku:
- udostępnienia tej faktury konsumentowi poza KSEF albo
- użycia tej faktury (przez konsumenta) poza KSEF.
|
UWAGA!
Jeżeli przedsiębiorca wystawił fakturę ustrukturyzowaną na rzecz konsumenta, wówczas musi mu zapewnić dostęp do tej faktury w KSEF poprzez podanie:
- kodu QR oraz
- danych umożliwiających zidentyfikowanie tej faktury w KSEF.
|
Bezpłatna aplikacja podatnika KSEF
Na koniec warto wspomnieć, iż na stronie KSEF.podatki.gov.pl Ministerstwo Finansów udostępniło bezpłatną aplikację podatnika KSEF (aktualnie jest ona jeszcze w fazie testowej), która umożliwia:
- wystawianie, odbieranie i przeglądanie e-Faktur,
- zarządzanie uprawnieniami,
- sprawdzanie statusu przetworzenia e-faktury i pobieranie urzędowego poświadczenia odbioru (UPO) KSEF,
- podgląd faktury bez konieczności logowania (anonimowy dostęp do e-faktury).
Autor:
Krzysztof Ulicki
Źródła:
Ustawa z dnia 29.08.1997 r. - Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2025 r. poz. 111).
Ustawa z dnia 11.03.2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2025 r. poz. 775).
Ustawa z dnia 26 maja 2023 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. 2023 poz. 1059).
Ustawa z dnia 6.03.2018 r. Prawo przedsiębiorców (Dz. U. z 2024 r. poz. 236).
https://KSEF.podatki.gov.pl/
