Anulowanie faktury a KSEF

Niemal każdy przedsiębiorca spotkał się z koniecznością anulowania faktury. Czynność ta niestety nie doczekała się ustawowej regulacji a niejednokrotnie korzystają z niej przedsiębiorcy. Anulacja faktury była natomiast wielokrotnie rozpatrywana w interpretacjach indywidualnych, gdzie Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej musiał zająć konkretne stanowisko w analizowanych sprawach.

Czy po wejściu w życie obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych przy pomocy KSEF przedsiębiorcy wciąż będą mogli dokonać anulowania faktury?

Co realizuje Krajowy System e-Faktur

Zgodnie z art. 106nd ust. 2 ustawy z dnia 11.03.2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2025 r. poz. 775 zwanej dalej ustawą o VAT) Krajowy System e-Faktur to system dostępny wyłącznie w formie elektronicznej przeznaczony do wytworzenia i zarządzania fakturami o określonym ustrukturyzowanym formacie. Ma on za zadanie wykonywać postawione przed nim ustawowe zadania takie jak:

• nadawanie, zmiana lub odbieranie uprawnień do korzystania z KSEF
• powiadamianie niektórych podmiotów, o nadanych uprawnieniach do korzystania z KSEF lub ich odebraniu
• uwierzytelnienie oraz weryfikacja uprawnień do korzystania z KSEF, posiadanych przez niektóre podmioty
• wystawianie faktur ustrukturyzowanych przy pomocy KSEF
• odbiór faktur ustrukturyzowanych przy pomocy KSEF
• archiwizacja faktur ustrukturyzowanych w KSEF
• oznaczanie faktur ustrukturyzowanych numerem identyfikującym przydzielonym w KSEF
• analiza i kontrola prawidłowości danych z faktur ustrukturyzowanych wystawionych przy pomocy KSEF.

Obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych przy pomocy KSEF

Faktury ustrukturyzowane mogą być wystawiane tylko przy pomocy KSEF. Od kiedy wejdzie obowiązek ich wystawiania?

Anulowanie faktury

Anulowanie to podjęcie czynności polegających na zatrzymaniu i niedopuszczeniu wystawionej faktury sprzedaży do obiegu prawnego.

Niestety brak jest przepisów regulujących anulowanie faktury.

Jak stwierdził Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w wydanej interpretacji indywidualnej z dnia 06.12.2024r. o sygn. 0111-KDIB3-1.4012.598.2024.4.KO – „(…) W praktyce jednak - w drodze wyjątku - jest dopuszczalne anulowanie faktury, sprowadzające się do przekreślenia oryginału i kopii faktury oraz dokonaniu na nich adnotacji uniemożliwiających ich powtórne wykorzystanie.

Należy jednak w tym miejscu podkreślić, że anulowanie faktur powinno dotyczyć wyłącznie tych dokumentów rozliczeniowych, które nie zostały wprowadzone przez podatnika do obrotu prawnego. Anulowanie faktury dotyczy tylko tych przypadków, gdy faktura dokumentuje czynność rzeczywiście niedokonaną.

Anulowanie faktury powinno być traktowane w sposób wyjątkowy i wykorzystywane tylko w przypadku zaistnienia takiej konieczności. Ponadto, podatnik powinien dołożyć należytej staranności przy dokumentowaniu zaistniałych zdarzeń gospodarczych.

W przypadku anulowania faktury sprzedawca (wystawca faktury) winien posiadać w swojej dokumentacji zarówno kopię, jak i oryginał dokumentu sprzedaży z dokonaną na nich adnotacją unieważniającą fakturę, która uniemożliwi ich powtórne wydanie i wykorzystanie. Zatem, anulowanie faktury dotyczy tylko tych przypadków, gdy faktura dokumentuje czynność rzeczywiście niedokonaną.

Mając powyższe na uwadze, należy stwierdzić, że anulowanie faktury może nastąpić po spełnieniu łącznie dwóch przesłanek:

• faktura nie została wprowadzona do obrotu prawnego,
• faktura dokumentuje czynność rzeczywiście niedokonaną. (…)”.

Tak więc anulowanie faktury jest możliwe tylko w odniesieniu do dokumentów niewprowadzonych przez podatnika do obiegu prawnego. Anulowanie faktury może dotyczyć tylko faktury, która dokumentuje zdarzenie gospodarcze, które nie zostało dokonane.

Anulowanie faktury a KSEF

Przedsiębiorcy znają czynność polegającą na anulowaniu faktury. Słusznie, więc mają wątpliwości czy po wejściu w życie obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych przy pomocy KSEF wciąż będzie możliwość anulowania faktury. Warto podkreślić, iż gdy przedsiębiorca wystawia fakturę ustrukturyzowaną przy pomocy KSEF albo przesyła fakturę wystawioną poza KSEF do KSEF, wówczas system nadaje unikalny numer identyfikacyjny dla każdej wprowadzonej do systemu faktury. To oznacza, że taka faktura ustrukturyzowana zostaje wprowadzona do obiegu prawnego.

Z informacji, jakie podaje Resort Finansów na stronach poświęconych KSEF (https://ksef.podatki.gov.pl/) wynika, że z dniem 1 lutego 2026r. a więc z dniem wejścia w życie obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych przy pomocy KSEF nie będzie możliwe anulowanie faktur sprzedaży:

1. wystawionych przy pomocy KSEF,
2. wystawionych poza KSEF, ale następnie przesłanych do KSEF.

Co w sytuacji, kiedy przedsiębiorca wprowadzi do KSEF fakturę sprzedaży, która dokumentuje zdarzenie gospodarcze, które nie zostało dokonane?

Przedsiębiorcy od dnia 1 lutego 2026r. nie będą mogli dokonać anulowania faktur wystawionych przy pomocy KSEF lub faktur przesłanych do KSEF. Faktury błędnie wystawione pozostaną w KSEF do końca czasu ich archiwizacji. Jedyną drogą umożliwiającą poprawienie takiej faktury będzie wystawienie faktury korygującej.

Autor:

Krzysztof Ulicki

Źródła:

Ustawa z dnia 29.08.1997 r. - Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2025 r. poz. 111).

Ustawa z dnia 11.03.2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2025 r. poz. 775).

Ustawa z dnia 26 maja 2023 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. 2023 poz. 1059).

Ustawa z dnia 6.03.2018 r. Prawo przedsiębiorców (Dz. U. z 2024 r. poz. 236).

https://KSEF.podatki.gov.pl/