Od dnia 01.09.2019r. podatnicy mogli korzystać z uruchomionego przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej wykazu podatników VAT. Wykaz ten jest powszechnie określany mianem białej listy.
Podatnicy mogą w niej sprawdzić status VAT kontrahenta czy też własny, datę rejestracji lub wykreślenia z wykazu VAT, dane siedziby i pozostałe informacje. W określonych przypadkach firmy dokonujące zakupu muszą zapłacić za transakcje na rachunek płatniczy występujący na białej liście. Co jednak, gdy dokonają zapłaty na inny rachunek?
|
Spis treści:
- Czym jest wykaz podatników VAT, czyli biała lista
- Funkcje białej listy
- Zapłata na rachunek sprzedawcy spoza białej listy a koszty
- Zapłata na rachunek sprzedawcy spoza białej listy a uniknięcie obowiązkowej korekty kosztów in minus
- Zapłata na rachunek sprzedawcy spoza białej listy a konsekwencje w podatku VAT
|
Czym jest wykaz podatników VAT, czyli biała lista
W nawiązaniu do art. 96b ust. 1 ustawy z dnia 11.03.2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2025 r. poz. 775 zwanej dalej ustawą o VAT) Szef Krajowej Administracji Skarbowej prowadzi w postaci elektronicznej wykaz podmiotów (białą listę):
- w odniesieniu, do których naczelnik urzędu skarbowego nie dokonał rejestracji albo, które wykreślił z rejestru, jako podatników VAT;
- zarejestrowanych jako podatnicy VAT, w tym podmiotów, których rejestracja, jako podatników VAT została przywrócona.
Biała lista to wykaz zarejestrowanych podatników VAT, także tych w stosunku, których naczelnik urzędu skarbowego:
- nie dokonał rejestracji,
- wykreślił z rejestru jako podatników VAT,
- rejestracja jako podatników VAT została przywrócona.
Biała lista zawiera następujące elementy.
| Dane zawarte w wykazie podatników VAT |
| Lp. |
Wykaz |
| 1. |
Nazwa firmy lub imię i nazwisko |
| 2. |
Numer identyfikatora podatkowego (NIP), jeżeli został nadany |
| 3. |
Status VAT podmiotu:
- w odniesieniu, do którego nie dokonano rejestracji albo, który wykreślono z rejestru, jako podatnika VAT,
- zarejestrowanego jako "podatnik VAT czynny" albo "podatnik VAT zwolniony", w tym podmiotu, którego rejestracja została przywrócona
|
| 4. |
Numer identyfikacyjny REGON, o ile został nadany |
| 5. |
Numer w Krajowym Rejestrze Sądowym, o ile został nadany |
| 6. |
Adres siedziby - w przypadku podmiotu niebędącego osobą fizyczną |
| 7. |
Adres stałego miejsca prowadzenia działalności albo adres miejsca zamieszkania, w przypadku nieposiadania stałego miejsca prowadzenia działalności - w odniesieniu do osoby fizycznej |
| 8. |
Imiona i nazwiska osób wchodzących w skład organu uprawnionego do reprezentowania podmiotu oraz ich numery identyfikacji podatkowej |
| 9. |
Imiona i nazwiska prokurentów oraz ich numery identyfikacji podatkowej |
| 10. |
imię i nazwisko lub nazwa firmy wspólnika oraz jego numer identyfikacji podatkowej |
| 11. |
Daty rejestracji, odmowy rejestracji albo wykreślenia z rejestru oraz przywrócenia zarejestrowania, jako podatnika VAT |
| 12. |
Podstawa prawna odpowiednio odmowy rejestracji, wykreślenia z rejestru oraz przywrócenia zarejestrowania, jako podatnika VAT |
| 13. |
Podstawa prawna zwolnienia podmiotowego z VAT w przypadku podatników nieposiadających siedziby w Polsce a korzystających w Polsce ze zwolnienia podmiotowego z VAT w ramach procedury SME, zarejestrowanych jako podatnicy VAT UE |
| 14. |
Numery rachunków rozliczeniowych, otwartych w związku z prowadzoną przez członka działalnością gospodarczą:
- wskazanych w zgłoszeniu identyfikacyjnym lub zgłoszeniu aktualizacyjnym oraz
- potwierdzonych przy wykorzystaniu STIR.
|
Funkcje białej listy
Podstawowymi funkcjami białej listy jest weryfikacja kontrahenta pod względem statusu VAT to znaczy czy jest zarejestrowany jako czynny podatnik VAT czy może, jako zwolniony z VAT a może nie był w ogóle rejestrowany do VAT (np. korzysta ze zwolnienia podmiotowego, ale nie zgłaszał tego za pomocą formularza VAT-R).
Biała lista umożliwia także podstawę prawną rejestracji do VAT jak i niedokonania tej rejestracji (odmowa rejestracji) jak i podstawę prawną wykreślenia podatnika z białej listy czy jego przywrócenia. Trzecia podstawowa funkcja białej listy to weryfikacja rachunku płatniczego sprzedawcy, na który nabywca ma obowiązek w określonych sytuacjach płacić za zakupy u sprzedawcy. Jakie to sytuacje?
Zapłata na rachunek sprzedawcy spoza białej listy a koszty
W nawiązaniu do art. 19 ustawy z dnia 6.03.2018 r. Prawo przedsiębiorców (Dz. U. z 2024 r. poz. 236 zwanej dalej ustawą – Prawo przedsiębiorców) dokonywanie lub przyjmowanie płatności związanych z działalnością gospodarczą musi nastąpić przy pomocy rachunku płatniczego przedsiębiorcy (rachunku firmowego przedsiębiorcy), w każdym przypadku, gdy:
- stroną transakcji, z której wynika płatność, jest inny przedsiębiorca oraz
- jednorazowa wartość transakcji, bez względu na liczbę wynikających z niej płatności, przekracza 15.000 zł lub równowartość tej kwoty.
|
UWAGA!
Limit płatności gotówką 15 000 zł dotyczy kwoty brutto transakcji. Nie ma przy tym znaczenia ilość płatności składających się na tę transakcję. |
Natomiast w myśl art. 22p ust. 1 pkt 2 ustawy z dnia 26.07.1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2025 r. poz. 163) podatnicy prowadzący pozarolniczą działalność gospodarczą nie zaliczają do kosztów uzyskania przychodów kosztu w tej części, w jakiej płatność dotycząca transakcji między przedsiębiorcami w kwocie większej niż 15 000 zł została dokonana przelewem na rachunek inny niż zawarty na dzień zlecenia przelewu w białej liście.
Mowa tu o transakcjach dostawy towarów lub świadczenia usług, potwierdzonych fakturą, dokonanych przez dostawcę towarów lub usługodawcę zarejestrowanego na potrzeby podatku VAT, jako czynny podatnik VAT. Jeżeli przedsiębiorca nabył od innego przedsiębiorcy (czynnego podatnika VAT) towar lub usługę a nabycie to było udokumentowane fakturą o wartości powyżej 15 000 zł a następnie dokonał zapłaty za tę fakturę na rachunek sprzedawcy inny niż zawarty w białej liście to nie może wartości netto tej faktury zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów.
Należy podkreślić, iż dzień dokonania przelewu na rachunek sprzedawcy, ale inny niż występujący na białej liście to dzień powstania ograniczenia prawa do zaliczenia wydatków dotyczących tej zapłaty do kosztów uzyskania przychodów.
|
UWAGA!
Jeżeli transakcja jest wyrażona w walucie obcej wówczas wartość tej transakcji przelicza się na złote według średniego kursu walut obcych ogłaszanego przez Narodowy Bank Polski z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień dokonania transakcji. |
Przykład 1
Czynny podatnik VAT prowadzi działalność gospodarczą polegającą na świadczeniu usług tworzenia stron internetowych. Ostatnio wystawił kontrahentowi (firmie) fakturę za wykonanie sklepu internetowego o wartości 16 000 zł netto, 3 680 zł VAT.
Kontrahent – nabywca omyłkowo zapłacił za tę fakturę na rachunek sprzedawcy, ale inny niż ten, który występują na białej liście.
W takim wypadku nabywca nie może zaliczyć w swoich księgach wartości netto 16 000 zł do kosztów uzyskania przychodów. Może jednak w tych okolicznościach naprawić swój błąd (o tym w dalszej części publikacji).
Przykład 2
Czynny podatnik VAT prowadzi działalność gospodarczą polegającą na świadczeniu usług programistycznych. Ostatnio wystawił kontrahentowi (firmie) fakturę za wykonanie wtyczek do integracji systemu firmowego z KSEF o wartości 23 000 zł netto, 5 290 zł VAT.
Kontrahent – nabywca zapłacił 12 000 zł netto + VAT za tę fakturę na rachunek sprzedawcy występujący na białej liście. Natomiast pozostałe 11 000 zł + VAT omyłkowo zapłacił na stare konto sprzedawcy.
W takim wypadku nabywca nie może zaliczyć w swoich księgach kwoty netto 11 000 zł do kosztów uzyskania przychodów. Może jednak naprawić ten błąd (o tym w dalszej części publikacji).
Przykład 3
Czynny podatnik VAT prowadzi działalność gospodarczą polegającą na sprzedaży materiałów budowlanych. Ostatnio wystawił kontrahentowi (firmie) fakturę za materiały o wartości 28 000 zł netto, 6 440 zł VAT.
Kontrahent – nabywca zapłacił pełną wartość z faktury na rachunek sprzedawcy niewystępujący na białej liście. Jeszcze przed zapłatą zaksięgował tę fakturę w swoich księgach jako koszt uzyskania przychodów.
W takim wypadku nabywca będzie musiał wyksięgować wartość faktury, jaką zaliczył do kosztów uzyskania przychodów. Nabywca może jednak naprawić ten błąd (o tym w dalszej części publikacji).
|
UWAGA!
Jeżeli nabywca – czynny podatnik VAT zaksięgował wartość otrzymanej faktury (powyżej 15 000 zł) w kosztach uzyskania przychodów i jednocześnie zapłacił za nią na rachunek sprzedawcy (czynnego podatnika VAT) inny niż występujący na białej liście to nabywca o wartość nieprawidłowo opłaconej faktury (część lub całość):
- zmniejsza koszty uzyskania przychodów albo
- w przypadku braku możliwości zmniejszenia kosztów uzyskania przychodów - zwiększa przychody
|
Powyższe zasady podatnicy – nabywcy prowadzący działalność stosują także nabycia lub wytworzenia środków trwałych albo nabycia wartości niematerialnych i prawnych.
Nieujęcie lub korekta kosztów z tytułu zapłaty na błędny rachunek sprzedawcy musi być także dokonana, gdy nabywca zapłacił za daną fakturę po likwidacji pozarolniczej działalności gospodarczej albo po zmianie formy opodatkowania z podatku liniowego, skali podatkowej, karty podatkowej na ryczałt.
|
UWAGA!
Korekta kosztów in minus z tytułu zapłaty za fakturę o wartości powyżej 15 000 zł na rachunek sprzedawcy (czynnego podatnika VAT) inny niż występujący na białej liście dotyczy nabywcy prowadzącego działalność, który jest czynnym podatnikiem VAT albo podatnikiem zwolnionym z VAT. |
Zapłata na rachunek sprzedawcy spoza białej listy a uniknięcie obowiązkowej korekty kosztów in minus
Nieujęcia kosztów lub obniżenia kosztów z tytułu zapłaty za fakturę o wartości powyżej 15 000 zł na rachunek sprzedawcy (czynnego podatnika VAT) inny niż występujący na białej liście można uniknąć.
Są na to trzy poniższe sposoby.
| Uniknięcie korekty kosztów in minus z tytułu zapłaty za fakturę na rachunek sprzedawcy inny niż występujący na białej liście na dzień zlecenia przelewu |
| Lp. |
Czynność |
| 1. |
Przedsiębiorca – nabywca złożył przy pierwszej zapłacie należności przelewem na ten rachunek zawiadomienie – formularz ZAW-NR do naczelnika urzędu skarbowego właściwego dla tego nabywcy w terminie 7 dni od dnia zlecenia przelewu |
| 2. |
Przedsiębiorca – nabywca zapłacił należność wynikającą z otrzymanej faktury z zastosowaniem mechanizmu podzielonej płatności |
| 3. |
Zapłata należności wynikającej z danej faktury przez przedsiębiorcę – nabywcę została dokonana przelewem na rachunek banku lub rachunek SKOK:
- służący do dokonywania rozliczeń z tytułu nabywanych przez ten bank lub tę kasę wierzytelności pieniężnych lub
- wykorzystywany przez ten bank lub tę kasę do pobrania należności od nabywcy towarów lub usługobiorcy za dostawę towarów lub świadczenie usług, potwierdzone fakturą, i przekazania jej w całości albo części dostawcy towarów lub usługodawcy, lub
- prowadzony przez ten bank lub tę kasę w ramach gospodarki własnej, niebędący rachunkiem rozliczeniowym
- jeżeli odpowiednio bank, SKOK lub podmiot będący wystawcą faktury, wraz z informacją o numerze rachunku do zapłaty, przekazali podatnikowi informację, że rachunek wskazany do zapłaty jest rachunkiem, o którym mowa w lit. a, b lub c |
Zapłata na rachunek sprzedawcy spoza białej listy a konsekwencje w podatku VAT
Mogłoby się wydawać, iż korekta kosztów to jedyne konsekwencje na okoliczność zapłaty za fakturę o wartości powyżej 15 000 zł na rachunek sprzedawcy (czynnego podatnika VAT) inny niż występujący na białej liście.
Niestety nie. W nawiązaniu do art. 117ba ustawy z dnia 29.08.1997 r. - Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2025 r. poz. 111) podatnik czynny lub zwolniony z VAT na rzecz, którego dokonano dostawy towarów lub świadczenia usług, odpowiada solidarnie całym swoim majątkiem wraz z dostawcą towarów lub usługodawcą będącym czynnym podatnikiem VAT za jego zaległości podatkowe w części podatku VAT proporcjonalnie przypadającej na tę dostawę towarów lub to świadczenie usług, jeżeli zapłata należności za dostawę towarów lub świadczenie usług, potwierdzone fakturą, została dokonana przelewem na rachunek inny niż zawarty na dzień zlecenia przelewu w białej liście.
|
UWAGA!
Przedsiębiorca – nabywca, który nabył od czynnego podatnika VAT towary lub usługi a nabycie to zostało udokumentowane fakturą o wartości powyżej 15 000 zł odpowiada solidarnie całym swoim majątkiem wraz ze sprzedawcą – czynnym podatnikiem VAT za jego zaległości podatkowe w części podatku VAT proporcjonalnie przypadającej na ten zakup, jeżeli zapłata za tę fakturę została przez nabywcę dokonana na rachunek sprzedawcy inny niż występujący na białej liście na dzień zlecenia przelewu. |
Należy wspomnieć, iż także pośrednicy pomiędzy sprzedawcą a nabywcą, którzy są zobowiązani do pobrania od nabywcy zapłaty i przekazania jej sprzedawcy za konkretną dostawę towarów lub usług (o wartości powyżej 15 000 zł) także odpowiadają solidarnie całym swoim majątkiem wraz ze sprzedawcą za jego zaległości podatkowe w części podatku VAT proporcjonalnie przypadającej na tę zapłatę, jeżeli jej dokonali na rachunek sprzedawcy inny niż występujący na białej liście na dzień zlecenia przelewu.
Powyższych konsekwencji na gruncie VAT można uniknąć według sposobów wymienionych już wcześniej w tabeli dotyczącej uniknięcia korekty kosztów in minus z tytułu zapłaty za fakturę na rachunek sprzedawcy inny niż występujący na białej liście na dzień zlecenia przelewu.
Autor:
Krzysztof Ulicki
Źródła:
Ustawa z dnia 11.03.2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2025 r. poz. 775 ze zmianami obowiązującymi od 1 lutego 2026r.).
Ustawa z dnia 29.08.1997 r. - Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2025 r. poz. 111).
Ustawa z dnia 26.07.1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2025 r. poz. 163).
Ustawa z dnia 6.03.2018 r. Prawo przedsiębiorców (Dz. U. z 2024 r. poz. 236).
