Osoby fizyczne, osoby prawne i jednostki organizacyjne niemające osobowości prawnej a także niekiedy inne podmioty np. płatnicy składek, płatnicy podatków, którzy na podstawie innych ustaw są podatnikami - podlegają obowiązkowi ewidencyjnemu. To z kolei oznacza, że muszą mieć nadany identyfikator podatkowy (mają obowiązek złożenia wniosku o jego nadanie).
W polskim systemie podatkowym występuje identyfikator podatkowy PESEL albo NIP. W tym miejscu powstaje jednak pewna wątpliwość. Co z podatnikami nieposiadającymi numeru NIP? Czy mają oni obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych za pomocą KSEF?
|
Spis treści:
- Krajowy System e-Faktur
- Podatnik bez numeru NIP a KSEF
|
Krajowy System e-Faktur
Obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych za pomocą Krajowego Systemu e-Faktur obowiązuje już od dnia 01.02.2026r. w przypadku dużych firm, czyli takich, u których za 2024 rok wartość sprzedaży przekroczyła sumę 200 mln zł (wraz z podatkiem VAT).
Pozostali podatnicy ww. obowiązek muszą spełnić począwszy od dnia 01.04.2026 r. z pewnymi wyjątkami. Niemniej te wyjątki także będą zobligowane do wystawiania faktur ustrukturyzowanych przy pomocy KSEF od dnia 01.01.2027r. Być może także od tego dnia pojawią się jeszcze inne grupy podmiotów zwolnionych z ww. obowiązku, ale na te zmiany trzeba jeszcze poczekać.
W nawiązaniu do art. 106nd ust. 2 ustawy z dnia 11.03.2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2025 r. poz. 775 zwanej dalej ustawą o VAT) Krajowy System e-Faktur to elektroniczny system dostępny na internetowej stronie Ministerstwa Finansów służący głównie do wystawiania, odbierania i zarządzania fakturami w określonym formacie.
Krajowy System e-Faktur ma realizować poniżej wymienione zadania.
Zadania
Krajowego Systemu E-faktur |
Nadawanie, zmiana lub odbieranie uprawnień do korzystania z KSEF |
| Powiadamianie niektórych podmiotów, o nadanych uprawnieniach do korzystania z KSEF lub ich odebraniu |
| Uwierzytelnienie oraz weryfikacja uprawnień do korzystania z KSEF, posiadanych przez niektóre podmioty |
| Wystawianie faktur ustrukturyzowanych przy pomocy KSEF |
| Odbiór faktur ustrukturyzowanych przy pomocy KSEF |
| Archiwizacja faktur ustrukturyzowanych w KSEF |
| Oznaczanie faktur ustrukturyzowanych numerem identyfikującym przydzielonym w KSEF |
| Analiza i kontrola prawidłowości danych z faktur ustrukturyzowanych wystawionych przy pomocy KSEF |
Podatnik bez numeru NIP a KSEF
W interpelacji nr 13519 wystosowanej przez grupę posłów padły m.in. pytania o to czy podmioty na ogół korzystające ze zwolnienia z VAT tj.:
- osoby fizyczne prowadzące działalność nierejestrowaną,
- osoby fizyczne świadczące usługi najmu prywatnego,
- jednostki prowadzące działalność muzealną,
- gospodarstwa agroturystyczne,
- pozostałe podmioty np. posługujące się jedynie numerem REGON
- będą objęte obowiązkiem wystawiania faktur ustrukturyzowanych poprzez KSEF?
Podatnicy ci rozliczenia ze swoimi klientami prowadzą na podstawie rachunków uproszczonych lub innych form dokumentowania sprzedaży, które dotychczas były akceptowane przez organy podatkowe.
Pytanie to więc jest jak najbardziej zasadne, ponieważ te podmioty nie posiadają numeru identyfikacji podatkowej NIP.
Warto także podkreślić, iż ww. podmioty, które prowadzą działalność o niewielkiej skali dość często funkcjonują tylko sezonowo albo w ramach działalności hobbystycznej.
W odpowiedzi na ww. pytania zawarte w interpelacji nr 13519 Podsekretarz stanu w Ministerstwie Finansów - Jarosław Neneman odpowiedział, że czynny podatnik VAT ma obowiązek posługiwania się numerem NIP. Natomiast w przypadku podatników będących osobami fizycznymi, których działalność korzysta ze zwolnienia z VAT lub w przypadku osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej (także działalność nierejestrowa i najem prywatny) mają oni obowiązek posługiwania się nr PESEL.
Wyjątek od tej reguły w myśl art. 5 ust. 1 ustawy z dnia 6 marca 2018 r. - Prawo przedsiębiorców (Dz. U. z 2025 r. poz. 1480) stanowi sytuacja, w której osoba fizyczna prowadząca działalność nierejestrową jest jednocześnie zarejestrowanym – czynnym podatnikiem VAT lub prowadzi ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących.
Jeżeli osoba fizyczna prowadząca działalność nierejestrową:
- jest jednocześnie zarejestrowanym – czynnym podatnikiem VAT lub
- prowadzi ewidencję sprzedaży przy zastosowaniu kas rejestrujących
- właściwym identyfikatorem podatkowym jest wyłącznie numer NIP.
Jeżeli ww. podmioty dokonają rejestracji jako czynny podatnik VAT lub zainstalują kasę rejestrującą i będą wystawiać paragony wówczas muszą złożyć formularz NIP-7 służący do ubiegania się o nadanie numeru NIP. Następnie będą musiały złożyć formularz VAT-R służący rejestracji ich, jako czynnego podatnika VAT albo niekiedy podatnika zwolnionego z VAT.
Podsekretarz stanu w Ministerstwie Finansów dodał, iż posiadanie numeru NIP jest niezbędne do wystawiania faktur w KSeF i tyczy się to także podatników, którzy wykonują np. działalność nierejestrową lub najem prywatny i w związku z żądaniem wystawienia faktury na rzecz innego podatnika będą zobowiązani do wystawienia tej faktury w KSeF.
Na koniec dodał jeszcze jedno. Obowiązek wystąpienia o numer NIP u ww. podatników zwolnionych z VAT nieposiadających będzie miał miejsce dopiero po 1 stycznia 2027r.
Dlatego, że podatnicy obowiązani do wystawiania faktur ustrukturyzowanych przy pomocy KSEF w okresie od 1 kwietnia 2026r. do 31 grudnia 2026r. mogą wystawiać:
- faktury elektroniczne lub
- faktury w postaci papierowej
- jeżeli łączna wartość sprzedaży wraz z kwotą podatku u tych podatników udokumentowana tymi fakturami wystawionymi w danym miesiącu jest mniejsza lub równa 10 000 zł.
Przepis ten został stworzony właśnie dla najmniejszych przedsiębiorców, którzy wystawiają faktury dokumentujące sprzedaż o niewielkiej wartości. W praktyce oznacza to tyle, że w większości przypadków po 1 stycznia 2027r. ww. podmioty zwolnione z VAT i niestosujące kasy rejestrującej będą zobowiązane do wystawienia faktur ustrukturyzowanych przy pomocy KSEF w przypadku zgłoszenia żądania wystawienia faktury przez nabywcę.
Zgodnie, bowiem z art. 106b ust. 3 pkt 2 ustawy o VAT podatnik jest obowiązany wystawić fakturę dokumentującą sprzedaż zwolnioną z VAT, ale tylko na żądanie nabywcy towaru lub usługi, jeżeli żądanie jej wystawienia zostało zgłoszone w terminie 3 miesięcy, licząc od końca miesiąca, w którym dostarczono towar lub wykonano usługę bądź otrzymano całość lub część zapłaty.
Nie jest to jednak jeszcze pewne, bowiem Krajowa Administracja Skarbowa informuje, iż ten aspekt jest wciąż w uzgodnieniu tak, więc być może ww. podatnicy zwolnieni z VAT i nieposiadający numeru NIP nie będą zobowiązani do wystawienia faktury w KSEF nawet na żądanie nabywcy.
Na wyjaśnienia z Resortu Finansów dotyczące tego aspektu należy, zatem jeszcze poczekać.
Autor:
Krzysztof Ulicki
Źródła:
Ustawa z dnia 13.10.1995 r. o zasadach ewidencji i identyfikacji podatników i płatników (Dz. U. z 2025 r. poz. 237).
Ustawa z dnia 6 marca 2018 r. - Prawo przedsiębiorców (Dz. U. z 2025 r. poz. 1480)
Ustawa z dnia 23.04.1964 r. Kodeks cywilny (Dz. U. z 2025 r. poz. 1071)
Ustawa z dnia 26.07.1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2025 r. poz. 163).
Ustawa z dnia 29.08.1997 r. - Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2025 r. poz. 111).
Ustawa z dnia 11.03.2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2025 r. poz. 775).
Ustawa z dnia 26 maja 2023 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. 2023 poz. 1059).
Interpelacja nr 13519 do ministra finansów i gospodarki w sprawie objęcia obowiązkiem korzystania z Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) podmiotów nieposiadających numeru NIP
Odpowiedź z dnia 03.12.2025r. na interpelację nr 13519
