Wysyłanie deklaracji i sprawozdań drogą elektroniczną

Ministerstwo Finansów oraz Urzędy Skarbowe umożliwiają, a w niektórych przypadkach zobowiązują podmioty gospodarcze do przesyłania deklaracji i sprawozdań podatkowych drogą elektroniczną. W oczywisty sposób przyczyniło się to do zwiększenia efektywności pracy urzędów oraz przejrzystości i wygody działania przedsiębiorstw. Pojawiły się natomiast wątpliwości, w jaki sposób i za pomocą jakich narzędzi można przesyłać konkretne deklaracje w formie elektronicznej. W poniższym artykule przeanalizujemy wszelkie dostępne możliwości wysyłania dokumentacji podatkowej i ZUS związanej z prowadzeniem działalności gospodarczej dostępnej w Systim.

 

I. Możliwe sposoby wysyłania e-deklaracji

 

E-deklaracje można wysyłać elektronicznie za pomocą podpisu kwalifikowanego, danych autoryzujących, profilu zaufanego lub serwisów gov.pl.

 

Na początku warto zaznaczyć, że jedyną uprawnioną osobą do wysyłania e-deklaracji jest osoba, która przesyła dokumenty wyłącznie za siebie. W każdym innym przypadku konieczne jest wypełnienie i złożenie w Urzędzie Skarbowym formularza UPL-1, upoważniającego konkretną osobę do składania dokumentów online w imieniu przedsiębiorstwa czy spółki. Warto zaznaczyć, że złożenie UPL-1 jest wymagane również w przypadku właścicieli czy zarządu spółki. Przykładowo Prezes Zarządu spółki musi złożyć ten druk aby upoważnić samego siebie do wysyłania deklaracji. Wniosek o upoważnienie należy złożyć przed pierwszym wysłaniem dokumentów online i jest on bezterminowy (chyba, że wnioskodawca samodzielnie określi termin ważności upoważnienia), to znaczy, że upoważnienie obowiązuje do momentu jego wycofania przez podmiot (wniosek OPL-1). W przypadku spółek osobowych wszyscy wspólnicy muszą złożyć wniosek o upoważnienie pełnomocnika. Formularz można wypełnić i złożyć we właściwym dla podmiotu Urzędzie Skarbowym, przesłać go do urzędu listownie lub elektronicznie, wybierając elektroniczną skrzynkę Ministerstwa Finansów albo profil zaufany.

 

1. Podpis kwalifikowany to rodzaj podpisu elektronicznego, mającego taką samą moc prawną jak podpis własnoręczny. Można go zakupić u certyfikowanego dostawcy, określonego przez Narodowy Bank Polski. Pełną listę dostawców można znaleźć na stronach Narodowego Centrum Certyfikacji – NCCERT. Zestaw, na który składa się podpis kwalifikowany, zawiera najczęściej kartę kryptograficzną z czytnikiem (lub USB) z podpisem kwalifikowanym oraz oprogramowanie, które trzeba zainstalować na wskazanym urządzeniu. Cena zależna jest od dostawcy certyfikatu oraz długości jego ważności, ale zazwyczaj waha się w okolicach 300 złotych. Podpis kwalifikowany może służyć do uwierzytelniania tożsamości na stronach PUE ZUS, podpisywania i wysyłania deklaracji przez system Płatnik, czy przesyłanie deklaracji podatkowych i JPK do Urzędów Skarbowych.

 

2. Dane autoryzujące, czyli podpis elektroniczny, zapewniający autentyczność składanych e-deklaracji, na które składają się:

• identyfikator podatkowy PESEL lub NIP,

• imię i nazwisko,

• data urodzenia,

• kwota przychodu wskazana w zeznaniu, lub rocznym obliczeniu podatku za rok o dwa lata wcześniejszy niż rok, w którym składana jest deklaracja/wniosek rok podatkowy (np. w 2019 r., kiedy składane jest rozliczenie za 2018 r., wpisać należy kwotę przychodu za 2017 r.). Wartość „0" (zero) może pojawić się w przypadku, w którym za rok o dwa lata wcześniejszy niż rok podatkowy, w którym składana jest deklaracje/wniosek, nie złożono żadnego zeznania lub rocznego obliczenia podatku.

Ten sposób składania deklaracji przewidziany jest jedynie dla jednoosobowej działalności gospodarczej oraz dla wspólników spółek cywilnych (jedynie w zakresie podatku PIT).

 

3. Profil zaufany jest środkiem identyfikacji elektronicznej i został stworzony z myślą o ułatwieniach w interakcjach pomiędzy obywatelami a urzędami i ma na celu umożliwienie składania pism lub załatwiania spraw urzędowych online, bez konieczności osobistego stawiennictwa przy okienku. Profil zaufany można założyć przez rządową stronę internetową profilu zaufanego i nacisnąć „Załóż Profil Zaufany i potwierdź – w punkcie potwierdzającym”, wypełnić odpowiedni formularz i zatwierdzić kodem weryfikującym otrzymanym przez SMS. Po otrzymaniu potwierdzenia złożenia wniosku należy udać się do wskazanego przez nas miejsca (lista na stronie Ministerstwa Cyfryzacji) i osobiście potwierdzić nasze dane. Drugim, łatwiejszym jednak wymagającym posiadania konta bankowego sposobem, jest założenie profilu zaufanego przez bankowość elektroniczną. Możliwe jest to z powodu konieczności weryfikacji przez bank tych samych danych, które potrzebne są do założenia profilu zaufanego. Wystarczy zatem zalogować się do bankowości elektronicznej, wejść w zakładkę profilu zaufanego i aktywować profil.

 

II. Wysyłanie poszczególnych deklaracji i sprawozdań

 

1. Deklaracje VAT

 

a) VAT-7 – Deklaracja dla podatku od towarów i usług (składana miesięcznie). Można ją złożyć w formie elektronicznej przy użyciu:

• podpisu kwalifikowanego,

• danych autoryzujących (dla jednoosobowej działalności gospodarczej).

b) VAT-7K – Deklaracja dla podatku od towarów i usług (składana kwartalnie). Można ją złożyć w formie elektronicznej przy użyciu:

• podpisu kwalifikowanego,

• danych autoryzujących (dla jednoosobowej działalności gospodarczej).

 

c) VAT-UE – Informacja podsumowująca o dokonanych wewnątrzwspólnotowych transakcjach. Można ją złożyć w formie elektronicznej przy użyciu:

• podpisu kwalifikowanego,

• danych autoryzujących (dla jednoosobowej działalności gospodarczej).

d) VAT-27 – Informacja podsumowująca/korekta informacji podsumowującej o obrocie krajowym (podatnicy dokonujący sprzedaży krajowej z odwrotnym obciążeniem).
Można ją złożyć w formie elektronicznej przy użyciu:

• podpisu kwalifikowanego,

• danych autoryzujących (dla jednoosobowej działalności gospodarczej).

 

2. Pliki JPK

 

a) JPK_VAT – Rejestr zakupów i sprzedaży VAT firmy za dany miesiąc. Plik można przesłać przy użyciu:

• podpisu kwalifikowanego,

• podpisu zaufanego (ePUAP – profil zaufany),

• przychodu (zapisując plik w formacie xml i wysyłając przez stronę: e-bramka JPK_VAT - dotyczy jedynie osób fizycznych).

b) JPK_SF – Sprawozdanie finansowe. Plik można przesłać przy użyciu:

• podpisu kwalifikowanego,

• podpisu zaufanego (ePUAP – profil zaufany),

• strony gov.pl – zapisując plik w formacie xml i przesłać go przez aplikację: E-sprawozdania (podmioty, których nie ma w KRS), a pozostałe firmy do KRS – eKRS.

(W przypadku gdy sprawozdanie musi podpisać kilka osób (np. spółki cywilne), e-Sprawozdanie Finansowe najpierw powinno być podpisane przez osoby posiadające profil zaufany, a następnie przez pozostałe osoby posługujące się kwalifikowanym podpisem elektronicznym)

 

3. Deklaracje podatkowe

 

a) CIT-8 – Zeznanie o wysokości osiągniętego dochodu (poniesionej straty) przez podatnika podatku dochodowego od osób prawnych. Można je złożyć wyłącznie z wykorzystaniem kwalifikowanego podpisu elektronicznego.

b) PIT-36 – Zeznanie o wysokości osiągniętego dochodu (poniesionej straty) w roku podatkowym. Można je złożyć w formie elektronicznej przy użyciu:

• podpisu kwalifikowanego,

• danych autoryzujących (dla jednoosobowej działalności gospodarczej),

• pobrać w formacie xml i przesłać przez stronę- Twój e-PIT .

c) PIT-36L – Zeznanie o wysokości osiągniętego dochodu (poniesionej straty) w roku podatkowym, dla podatników rozliczających się podatkiem liniowym. Można je złożyć w formie elektronicznej przy użyciu:

• podpisu kwalifikowanego,

• danych autoryzujących (dla jednoosobowej działalności gospodarczej),

• pobrać w formacie xml i przesłać przez stronę- Twój e-PIT .

d) PIT-28 – Zeznanie o wysokości uzyskanego przychodu, wysokości dokonanych odliczeń i należnego ryczałtu od przychodów ewidencjonowanych za rok (dotyczy również osób fizycznych rozliczających najem ryczałtem). Można je złożyć w formie elektronicznej przy użyciu:

• podpisu kwalifikowanego,

• danych autoryzujących (dla jednoosobowej działalności gospodarczej),

• pobrać w formacie xml i przesłać przez stronę- Twój e-PIT

e) PIT-11 – Informacja o przychodach z innych źródeł oraz o dochodach i pobranych zaliczkach na podatek dochodowy. Można ją złożyć w formie elektronicznej przy użyciu:

• podpisu kwalifikowanego,

• danych autoryzujących (dla jednoosobowej działalności gospodarczej),

• pobrać w formacie xml i przesłać przez stronę- E-deklaracje .

f) PIT-37 – Deklaracje składają podatnicy uzyskujący dochody za pośrednictwem płatników rozliczających się według skali podatkowej (18 i 32 proc.). Można je złożyć w formie elektronicznej przy użyciu:

• podpisu kwalifikowanego,

• pobrać w formacie xml i przesłać przez stronę- E-deklaracje .

g) PIT-4R – Informacja o zaliczkach pobranych i odprowadzonych na rzecz urzędu przez płatnika (pracodawcę) na podatek dochodowy od osób fizycznych. Można ją złożyć w formie elektronicznej przy użyciu:

• podpisu kwalifikowanego,

• pobrać w formacie xml i przesłać przez stronę- E-deklaracje .

h) 8-AR – Deklaracja roczna o zryczałtowanym podatku dochodowym od osób fizycznych. Można ją złożyć w formie elektronicznej przy użyciu:

• podpisu kwalifikowanego,

• danych autoryzujących (dla jednoosobowej działalności gospodarczej),

• pobrać w formacie xml i przesłać przez stronę- E-deklaracje .

i) IFT-1 – Deklaracja wysyłana w przypadku pobrania w Polsce ryczałtowego podatku od wypłat przekazywanych lub udostępnianych nierezydentom (informacja o wysokości przychodu (dochodu) uzyskanego przez osoby fizyczne niemające w Polsce miejsca zamieszkania). Można ją złożyć w formie elektronicznej przy użyciu:

• podpisu kwalifikowanego,

• pobrać w formacie xml i przesłać przez stronę- E-deklaracje .

 

Z zasady, wszystkie niewymienione tutaj deklaracje PIT można złożyć przy użyciu podpisu kwalifikowanego lub pobrać w formacie xml i przesłać przez stronę – E-deklaracje .

4. Deklaracje ZUS

Wszystkie deklaracje ZUS można przesłać do ZUS, podpisując je podpisem kwalifikowanym, lub pobrać w formacie xml, a następnie zaimportować do aplikacji Płatnik.

W przypadku deklaracji ZUS nie jest wymagane składanie formularza UPL-1, zarejestrowany podpis kwalifikowany w ZUS upoważnia do przesyłania wszelkiej dokumentacji.

 

 

III. Źródła

 

Rozporządzenia Ministra Finansów:

http://prawo.sejm.gov.pl/isap.nsf/download.xsp/WDU20170001802/O/D20171802.pdf (dostęp 29.05.2020)

http://prawo.sejm.gov.pl/isap.nsf/download.xsp/WDU20190001689/O/D20191689.pdf (dostęp 29.05.2020)

 

Bibliografia:

https://www.podatki.gov.pl/e-deklaracje/jak-zlozyc-e-deklaracje/ (dostęp 29.05.2020)

http://www.bip.nauka.gov.pl/skladanie-deklaracji-podatkowych-droga-elektroniczna/ (dostęp 29.05.2020)

https://www.podatki.gov.pl/vat/e-deklaracje-vat/formularze-vat/ (dostęp 29.05.2020)

https://www.podatki.gov.pl/cit/e-deklaracje-cit/formularze-cit/ (dostęp 29.05.2020)

https://www.podatki.gov.pl/pit/e-deklaracje-pit/ (dostęp 29.05.2020)

https://www.podatki.gov.pl/pit/e-deklaracje-pit/dla-osob-prowadzacych-dzialalnosc-gospodarcza/ (dostęp 29.05.2020)

 

autor: Szymon Kwasigroch

Systim.pl