Zwolnienie pracownika – procedury i formalności

Opublikowano: 21.08.2020




W relacjach przedsiębiorców z pracownikami ważny jest nie tylko moment zawarcia umowy o pracę, ale także jej wypowiedzenia z różnych powodów (np. z tytułu likwidacji stanowiska pracy). Obiektywnie rzecz ujmując, jest to bardzo trudny moment nie tylko dla samego zwalnianego, ale także dla osoby, która z ramienia firmy musi przeprowadzić takie zwolnienie. Trzeba przy tym odnieść się zarówno do konkretnych regulacji prawnych, jak i określonych norm etycznych. Należy bezwzględnie uszanować prawa pracownicze oraz osobistą godność zatrudnionego.

 

Ogólny przebieg procedury zwalniania pracownika

Aby można było powiedzieć, że w danym przypadku proces zwalniania pracownika przebiegł z zachowaniem należytych wytycznych, musi on przebiegać w odpowiedni sposób. Zasadniczo na całą procedurę składa się kilka chronologicznie następujących po sobie etapów.  Zalicza się do nich kolejno: opracowanie stosownej dokumentacji, wręczenie pracownikowi pisemnego wypowiedzenia umowy o pracę oraz zaproponowanie mu wsparcia w postaci przekazywania potrzebnych do odnalezienia się na rynku pracy informacji lub zaproponowania udziału w szkoleniach zawodowych, dzięki którym wzrosną szanse danej osoby na znalezienie nowego zatrudnienia.

Bardzo ważne jest przy tym zachowanie w tajemnicy przed osobami postronnymi przyczyny zwolnienia oraz warunków finansowych, ze szczególnym uwzględnieniem wysokości odprawy. Ponadto należy przygotować świadectwo pracy zawierające dane pokrywające się ze stanem faktycznym. Szczególną uwagę należy przyłożyć do wypłacenia odprawy w odpowiedniej wysokości. To samo zalecenie dotyczy także innych świadczeń.

 

Sporządzanie wypowiedzenia umowy o pracę

Opracowaniem umowy o pracę powinna w imieniu firmy zająć się osoba, która doskonale orientuje się w obowiązującym w tym zakresie prawie oraz dysponuje uprawnieniami z zakresu administracji danych osobowych w środowisku firmowym. Zwykle ze zrozumiałych względów zadanie to przypada w udziale pracownikom pełniącym funkcje kadrowych. Osoby te mają bezwzględny obowiązek zachowania w tajemnicy wspomnianych danych i nieudostępniania ich nieupoważnionym do tego podmiotom.

Jeśli dochodzi do zwolnienia w spółkach powiązanych ze sobą kapitałowo, w takim przypadku menedżer ds. kadrowych jednej spółki nie może sporządzać wypowiedzeń o pracę dla pracowników drugiej spółki (chyba że otrzymał na to zgodę samego pracownika oraz upoważnienie ze strony menadżera pracującego w macierzystej spółce zwalnianego. Jeśli jednak w obu firmach funkcjonuje centrum usług wspólnych, oddelegowany do zajmowania się sprawami kadrowymi pracownik tego centrum ma prawo do przygotowywania wypowiedzeń dla pracowników obu stron. Odnosi się to również do spółek zewnętrznych odpowiedzialnych za realizację spraw z zakresu kadr i płac.

 

Zwolnienie pracownika ze świadczenia pracy

W niektórych wypadkach konieczne może okazać się zwolnienie pracownika z obowiązku świadczenia pracy w okresie wypowiedzenia. Dzieje się tak przede wszystkim w przypadku osób, które piastowały w zwalniającym je przedsiębiorstwie bardzo ważne stanowiska z dostępem do poufnych danych i dokumentów. W takim przypadku trzeba uzyskać zgodę pracownika na zwolnienie go ze zobowiązania świadczenia pracy na rzecz danej firmy, z zachowaniem jednak prawa do wypłacenia pełnego wynagrodzenia za okres wypowiedzenia. Zgoda taka – podobnie jak samo wypowiedzenie – powinna mieć formę pisemną.

 

Proces wręczania wypowiedzenia umowy o pracę

Co do zasady, zaleca się, aby podczas wręczania pracownikowi wypowiedzenia w imieniu pracodawcy występowały dwie osoby, będące świadkami całej procedury. Najlepiej aby jedną z nich był szanowany w miejscu pracy i obdarzany ogólnym zaufaniem menedżer ds. personalnych. Świadków zwolnienia nie powinno być więcej niż dwóch. Pracownik powinien na miejscu zapoznać się z treścią wypowiedzenia. Zaleca się, aby zostało ono przez niego podpisane, jakkolwiek nie jest to wymóg formalny. Zwolnienie staje się bowiem ważne w momencie zapoznania się osoby zwalnianej z tekstem wypowiedzenia.

 

Informowanie pracownika o przyczynach zwolnienia

W przypadku, gdy zwolnienie jest wynikiem trudności finansowych pracodawcy lub zmian w strukturze organizacyjnej firmy, nie ma powodu, aby ukrywać przed pracownikami powody zwolnienia. Warto jednak przekazywać prawdziwe informacje na ten temat, uzasadniając, dlaczego akurat dana osoba została zwolniona. Można zaproponować zwalnianemu pracownikowi wsparcie w postaci szkoleń, kursów itp.

 

Świadectwo pracy

W dniu ustania pracy (lub 7 dni po upływie tego terminu) osoba zwolniona z pracy powinna otrzymać świadectwo pracy. Dokument można przesłać pocztą, preferuje się jednak jego osobiste wręczenie (o ile jest ono możliwe). Na świadectwie pracy muszą znaleźć się takie informacje, jak: data wystawienia, dane osobowe pracownika, czas zatrudnienia, stanowisko, rodzaj pracy i jej wymiar, podstawa prawna zwolnienia, informacje o różnego rodzaju urlopach i zwolnieniach lekarskich, okresy nieskładkowe, ewentualne informacje o zajęciach komorniczych itp.

 

Autor: Łukasz Stachurski

 

Źródła:

 

Wersja DEMO - przetestuj za darmo! Załóż konto Systim w 15 sekund!


Wykorzystujemy pliki "cookies" aby nasz serwis lepiej spełniał Państwa oczekiwania. Możesz zablokować możliwość wykorzystywania tych plików poprzez zmianę ustawień w swojej przeglądarce internetowej. ok