Zwrot VAT od zakupów w UE

Wielu podatników decyduje się na zakup towarów na terenie Unii Europejskiej. Osoby te powinny mieć świadomość, że w takiej sytuacji przysługuje im prawo do uzyskania zwrotu zapłaconego podatku VAT w sytuacji, gdy zakupione za granicą dobra i usługi zostały wykorzystane w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą. Do wspomnianych wydatków można zaliczyć np. koszty zakupionego paliwa, opłaty za bilet na targi czy za przejazd autostradą. Duża część przedsiębiorców nie zdaje sobie jednak sprawy z przysługujących im w tym aspekcie uprawnień. Pewnych problemem dla nich może okazać się również proces starania się o odzyskanie zapłaconego uprzednio VAT. Warto zatem dowiedzieć się, jak wygląda procedura starania się o odzyskanie VAT zapłaconego na terenie innego kraju członkowskiego UE.

Zwrot zagranicznego VAT – komu przysługuje to prawo?

Przedsiębiorcy, którzy chcą ubiegać się o zwrot podatku VAT zapłaconego za granicą przy okazji nabywania różnego rodzaju towarów i usług, powinny najpierw sprawdzić, czy rzeczywiście przysługuje im takie uprawnienie.

Zgodnie z obowiązującymi w Polsce przepisami prawnymi wspomniane uprawnienie dotyczy tych podmiotów, które zaliczają się do kategorii czynnych podatników VAT. Ponadto nie mogą mieć one siedziby, stałego miejsca zamieszkania lub pobytu, ani miejsca prowadzenia działalności gospodarczej w kraju, gdzie dokonano zakupu określonych dóbr czy usług. Z możliwości skorzystania ze zwrotu VAT wyłączeni są przedsiębiorcy zwolnieni podmiotowo z podatku VAT i dokonujący wyłącznie sprzedaży zwolnionej z tego podatku. W tym ostatnim przypadku zasadniczo nie ma żadnego znaczenia przyczyna zwolnienia.

Jak starać się o zwrot zagranicznego VAT?

W celu starania się o zwrot podatku VAT od wartości dodanej trzeba koniecznie załatwić kilka formalności. Przede wszystkim należy liczyć się z koniecznością złożenia stosownego wniosku przy wykorzystaniu odpowiednich środków komunikacji elektronicznej. W przypadku polskich podatników obowiązującym dokumentem jest formularz VAT-REF. Do jego wysłania używa się dostępnego na stronie internetowej Ministerstwa Finansów systemu e-Deklaracje. W realizacji omówionej procedury aktywny udział bierze także właściwy dla danego podatnika naczelnik urzędu skarbowego.

Może się zdarzyć, że czynności objęte opodatkowaniem VAT zostały zrealizowane na terenie podlegającym pod jeden lub więcej urzędów skarbowych. Przyjmuje się, że w takiej sytuacji właściwym urzędem skarbowym w przypadku osób fizycznych jest urząd działający w miejscu zamieszkania podatnika, a w przypadku osób prawnych i jednostek organizacyjnych niedysponujących osobowością prawną urząd działający tam, gdzie znajduje się adres siedziby takiego podmiotu.

Zwrot zagranicznego VAT od wartości dodanej – przebieg procedury

Jak już było wspomniane, pierwszym krokiem do odzyskania zapłaconego za granicą podatku VAT, jest złożenie prawidłowo wypełnionego wniosku VAT-REF. W dalszej kolejności dokument w postaci elektronicznej zostaje przekazany do systemu VAT-REFUND. W niektórych przypadkach do złożonego wniosku VAT-REF trzeba dołączyć jeszcze faktury dokumentujące fakt rzeczywistego poniesienia wydatków na określony cel. Wniosek ze wszystkimi niezbędnymi załącznikami zostaje przekazany do państwa członkowskiego zwrotu. Z chwilą realizacji tego kroku wnioskodawca otrzymuje stosowne powiadomienie na podany w piśmie adres mailowy.

Czasem zdarza się, że naczelnik urzędu skarbowego po rozpatrzeniu złożonego dokumentu stwierdza brak podstaw do ubiegania się o zwrot zagranicznego VAT. W tych okolicznościach rezygnuje się z wysłania wniosku do państwa członkowskiego zwrotu. O podjęciu takiej decyzji wnioskodawca zostaje poinformowany za pomocą wiadomości mailowej, a także powiadomienia wysłanego tradycyjną pocztą.

Warto pamiętać o obowiązujących terminach. W tym przypadku na załatwienie wszystkich formalności związanych z ubieganiem się o zwrot zagranicznego VAT podatnik ma czas najpóźniej do 30 września roku podatkowego następującego bezpośrednio po roku, w którym transakcja została zrealizowana.

Na rozpatrzenie dokumentu VAT-REF przez państwo członkowskie zwrotu czeka się zwykle od 4 do 8 miesięcy. Po podjęciu decyzji przez urząd skarbowy danego kraju podatnik zostaje powiadomiony o szczegółach. Zwrot następuje w ciągu 10 dni roboczych od momentu otrzymania stosownej decyzji. Potencjalne opóźnienie skutkuje zwiększeniem należnej kwoty zwrotu o odsetki w odpowiedniej wysokości.

Jakie towary i usługi objęte są zwrotem podatku VAT?

Warto mieć świadomość, że zwrot VAT z innego państwa UE możliwy jest w przypadku określonych grup towarów i usług. Zalicza się do nich głównie paliwo oraz różne wydatki związane ze środkami transportu, ich wynajmem, opłaceniem taksówki itp. Dotyczy to również opłat drogowych i związanych z użytkowaniem dróg oraz autostrad. O zwrot VAT z zagranicy można także ubiegać się w przypadku kosztów żywności i napojów kupionych w lokalach gastronomicznych, należności za nocleg w podróży służbowej i biletów wstępu na targi i wystawy. To samo dotyczy artykułów luksusowych i biurowych.

Źródła:

https://www.biznes.gov.pl/pl/portal/001276

https://www.prawo.pl/podatki/zwrot-vat-dla-unijnych-instytucji-w-polsce,512302.html

Autor: Łukasz Stachurski