Wydatki pracodawcy na firmowe spotkanie wigilijne a koszty firmowe

Zbliżające się Święta Bożego Narodzenia sprawiają, że w wielu przedsiębiorstwach organizowane są firmowe spotkania wigilijne. Wydarzenia te mają zazwyczaj uroczysty charakter i stanowią okazję do integracji pracowników, rozmów o pracy oraz wymiany świątecznych życzeń.

Pracodawcy, decydując się na organizację takiego spotkania, dążą do wzmocnienia relacji w zespole, zwiększenia zaangażowania pracowników oraz budowania ich pozytywnej identyfikacji z miejscem pracy. Po zakończeniu wydarzenia przedsiębiorca otrzymuje fakturę lub rachunek dokumentujący poniesione wydatki. Pojawia się zatem pytanie: czy koszt organizacji firmowego spotkania wigilijnego można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów?

Spotkanie wigilijne w firmie sfinansowane przez pracodawcę

W wielu zakładach pracy przed Świętami Bożego Narodzenia organizowane są firmowe spotkania wigilijne. Choć często odbywają się one w siedzibie przedsiębiorstwa, pracodawcy nierzadko decydują się również na organizację takiego wydarzenia poza firmą, na przykład w wynajętej restauracji.

Koszty związane ze spotkaniem wigilijnym ponosi pracodawca. Celem organizacji tego typu wydarzeń jest integracja pracowników oraz wzmocnienie relacji w zespole. Spotkania te sprzyjają budowaniu pozytywnej atmosfery pracy, tworzeniu poczucia przynależności do zespołu oraz zwiększeniu zaangażowania zatrudnionych. Pracodawcy postrzegają spotkania wigilijne również jako element działań sprzyjających stabilizacji zatrudnienia. Dobre relacje w zespole oraz pozytywny wizerunek firmy mogą wpływać na zmniejszenie rotacji pracowników i wspierać ich dalszą współpracę z pracodawcą.

Spotkania o charakterze firmowym mają zatem na celu poprawę komunikacji, integrację pracowników oraz budowanie trwałych relacji, co może przełożyć się na efektywniejszą współpracę w przyszłości.

Wydatek stanowiący koszt uzyskania przychodu

Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 26.07.1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2025 r. poz. 163 zwanej dalej ustawą o PDOF) oraz w analogicznych przepisach ustawy z dnia 15.02.1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz. U. z 2025 r. poz. 278 zwanej dalej ustawą o PDOP), wydatki stanowiące koszty uzyskania przychodów muszą wypełnić poniższe warunki:

• muszą być poniesione na cele działalności gospodarczej,
• pomiędzy wydatkami a uzyskiwanymi przychodami z działalności musi istnieć związek przyczynowo – skutkowy,
• podatnik nie może otrzymać zwrotu poniesionych wydatków np. w postaci dotacji, subwencji lub innego typu zwrotów,
• muszą być poniesione przez podatnika ze środków obrotowych podatnika,
• muszą zostać poniesione w celu zachowania, osiągania lub zabezpieczenia przychodów z działalności,
• zostaną odpowiednio udokumentowane,
• nie mogą występować w grupie wydatków, których nie uważa się za koszty uzyskania przychodów.

Spełnienie powyższych cech jest o tyle ważne, że wydatek uznany za koszt uzyskania przychodów obniża podatek dochodowy a nieuznany pozostaje bez wpływu na wysokość tego podatku. Należy wspomnieć, iż podatnik ponoszący wydatki jest zobligowany do uzasadnienia racjonalności jego poniesienia w firmie, a więc uwzględnienia specyfiki prowadzonej działalności jak i okoliczności realizacji sprzedaży w konfrontacji do poniesienia danego wydatku.

W tym momencie należałoby odnieść się jeszcze do interpretacji ogólnej wydanej przez Ministra Finansów w dniu 25.11.2013 r. o sygn. Nr DD6/033/127/SOH/2013/RD-120521 w której to Minister Finansów wyjaśnia, iż „[…] Analiza tez wyroku NSA z dnia 17 czerwca 2013 r., sygn. akt II FSK 702/11 prowadzi do wniosku, iż nie podlegają wykluczeniu z kosztów uzyskania przychodów na podstawie art. 16 ust. 1 pkt 28 updop i art. 23 ust. 1 pkt 23 updof ponoszone przez podatników wydatki na drobne poczęstunki (np. ciastka, paluszki, kanapki), napoje (np. kawa, herbata, woda mineralna, soki), a także posiłki (np. obiady, lunche), niezależnie od miejsca ich podawania (w siedzibie podatnika, czy też poza nią), podawane podczas prowadzenia rozmów z kontrahentami, inwestorami, wykonawcami etc. dotyczących zakresu prowadzonej przez podatników działalności gospodarczej. […]”.

Wydaje się, więc, że nie ma przeszkód, aby wydatki na firmowe spotkanie wigilijne dla pracowników pracodawca mógł ująć u siebie w kosztach uzyskania przychodów pod warunkiem, iż wielkość, wystawność kolacji wigilijnej nie przekracza ogólnie przyjętych standardów w tym zakresie.

Wydatki na spotkanie wigilijne a stanowiska fiskusa

Czy wydatki na firmowe spotkanie wigilijne pracodawca może zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów? W większości przypadków tak, ale powinien pamiętać o kilku istotnych cechach, które powinny wystąpić przy okazji ponoszenia tego typu wydatków.

Jakie to cechy?

Przykłady przesłanek sprzyjających zakwalifikowaniu wydatków na firmowe spotkanie wigilijne w kosztach uzyskania przychodów przedstawiono poniżej:

• budowanie lepszych relacji z przełożonymi, innymi pracownikami czy współpracownikami,
• stworzenie lepszej płaszczyzny porozumienia młodego pokolenia w kulturze biznesowej firmy,
• uwzględnienie oferty i zagrożenia ze strony konkurencji na gruncie pozyskania przez nich pracowników zatrudnionych w danej firmie,
• zatrzymanie pracowników w firmie a przez to brak konieczności poszukiwania nowych,
• utrzymanie korzystnej atmosfery w firmie,
• wzrost stopnia lojalności względem spółki,
• zmieniające się oczekiwania pracowników,
• przyciąganie nowych pracowników,
• rozwój spółki oraz utrzymanie, zwiększenie i zabezpieczenie przychodów.

Powyższe potwierdzają poniżej wspomniane stanowiska fiskusa.

W interpretacji indywidualnej z dnia 07.06.2024r. o sygn. 0114-KDIP2-1.4010.167.2024.3.MR1 Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej zgodził się z podatnikiem, iż m.in. wydatki na firmowe spotkanie wigilijne może on ująć w swoich kosztach uzyskania przychodów - „(…)  Przenosząc powyższe rozważania na grunt rozpoznawanej sprawy zauważyć należy, że opisane w zdarzeniu przyszłym wydatki poniesione na pracowników /współpracowników/outsourcerów m.in. na poczęstunki świąteczne (kawa, herbata, ciastka, pączki) stanowią koszt uzyskania przychodów u pracodawcy.

W efekcie, ponoszone wydatki mają na celu utrwalenie stabilności współpracy, co przy bardzo wysokiej rotacji Personelu w branży IT, pozwoli Spółce na utrzymanie kluczowego Personelu, od którego kompetencji i zaangażowania uzależniona jest pozycja Spółki na rynku. Ograniczenie rotacji Personelu wpływa także na obniżenie kosztów związanych z rekrutacją i wdrożeniem nowych członków Personelu.

Ponadto, zapewnienie personelowi tego rodzaju świadczeń stanowi powszechny standard w branży IT. Biorąc pod uwagę wysoce konkurencyjny charakter rynku pracy w branży IT, brak takich świadczeń obniżyłby atrakcyjność Spółki dla aktualnych i potencjalnych nowych członków Personelu.

Wszystkie ww. wydatki będą udokumentowane dowodem księgowym (faktura, rachunek, umowa lub zamówienie), wystawionym na rzecz Spółki.

Wszystkie wydatki, o których mowa we wniosku Spółka będzie pokrywała ze środków własnych i nie będą one zwracane Spółce w jakiejkolwiek formie i nie zostaną odliczone (jak darowizny) od podstawy opodatkowania podatkiem dochodowym.

Celem ww. wydatków nie będzie kreowanie pozytywnego wizerunku Spółki w perspektywie jego klientów.

Ponadto jak wskazują Państwo w uzupełnieniu wniosku wszystkie wydatki i wydarzenia będą stanowić element strategii nakierowanej na wzrost wydajności i mogą wpłynąć na zwiększenie albo nieobniżenie obrotów opodatkowanych. Mają one na celu pozyskanie i utrzymanie Personelu. Gdyż bez Personelu nie można skutecznie prowadzić działalności zarobkowej w branży IT.

Bez poniesienia opisanych wydatków Spółka może stracić konkurencyjność na rynku pracy, a bez wystarczającego, wykwalifikowanego personelu nie mógłby właściwie/prawidłowo wykonywać zadań zleconych przez kontrahentów. Wykonywanie prac wymaga personelu. Przy brakach wykwalifikowanego personelu na rynku pracy, wykonywanie działalności byłoby utrudnione. Spółka podkreśla, że celem wydatków nie jest to, że personel nie może się obyć bez tych elementów lecz fakt, że Personel mógłby wybrać konkurencyjne firmy, które poza wynagrodzeniem pieniężnym oferują swoim zespołom takie i inne im podobne udogodnienia.

Ponadto wskazali Państwo, że wszystkie wymienione w opisie stanu faktycznego wydatki mają na celu przyciągnięcie i utrzymanie personelu w Spółce. Spółka działa w branży IT, która cierpi na niedobór specjalistów. Spółka musi konkurować o personel. W ocenie Spółki konkurencja udostępnia tego typu i podobne udogodnienia, więc Spółka musi dostosować się do aktualnych realiów rynkowych.

Realia są takie, że aby utrzymać personel i zapobiec odpływowi do konkurencji lub żeby przyciągnąć nowych kandydatów Spółka musi, poza typowymi formami wynagradzania, proponować także takie udogodnienia.

Wydatki wskazane we wniosku nie są wydatkami wyłączonymi z kosztów podatkowych a także nie można ich uznać za koszty reprezentacji, bowiem przy ocenie wydatków pod kątem ich reprezentacyjnego charakteru należy mieć na względzie ich cel, który musi polegać na wykreowaniu pozytywnego obrazu podatnika (w tym wypadku Spółki) jako celu wyłącznego bądź dominującego, co w omawianej sytuacji nie ma miejsca.

Odnosząc powyższe rozważania do opisu zdarzenia przyszłego przedstawionego we wniosku stwierdzić należy, że Spółka ma prawo zaliczyć wskazane w opisie zdarzenia przyszłego wydatki do kosztów uzyskania przychodów (za wyjątkiem wydatków na wino oraz piwo krajowe). (…)”.

Takie same, pozytywne stanowisko jednakże u podatnika na estońskim CIT wyraził Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w wydanej interpretacji indywidualnej z dnia 29.11.2024r. o sygn. 0114-KDIP2-2.4010.507.2024.3.ASK.

Dyrektor potwierdził, że wydatki poniesione na celebrowanie zwyczajowo przyjętych okazji i świąt oraz budowania relacji z pracownikami nie powinny zostać zakwalifikowane jako wydatki niezwiązane z działalnością gospodarczą czy też wydatki należące do ukrytych zysków - „(…) Jak wskazali Państwo we wniosku wydatki poniesione na celebrowanie zwyczajowo przyjętych okazji i świąt oraz budowanie relacji z pracownikami będą się pozytywnie przekładały na wyniki finansowe osiągane przez Państwa. Zależy Państwu na tym, aby pracownicy byli zmotywowani oraz zżyci z innymi współpracownikami oraz z pracodawcą. Organizacja imprez integracyjnych i innych wydarzeń przyczyni się do zwiększenia motywacji wśród pracowników. Wydatki na imprezy i wydarzenia nie będą służyły zaspokojeniu prywatnych potrzeb pracowników, gdyż pracownicy Spółki nie ponieśliby takich wydatków we własny zakresie, gdyby nie były one sfinansowane przez Państwa. Wydatki te będą związane z realizacją celów Spółki, która dzięki swoim pracownikom osiąga przychody z działalności gospodarczej.

Biorąc pod uwagę opis sprawy oraz powołane przepisy należy stwierdzić, że poniesione przez Państwa wydatki na celebrowanie zwyczajowo przyjętych okazji i świąt oraz budowania relacji z pracownikami nie stanowią wydatków niezwiązanych z działalnością gospodarczą. Tym samym wydatki te nie podlegają opodatkowaniu ryczałtem od dochodów spółek zgodnie z art. 28m ust. 1 pkt 2 ustawy o CIT.

We wniosku wskazali Państwo, że udziałowcy Spółki będą korzystać ze świadczeń i atrakcji podczas wydarzeń wyłącznie w takim zakresie, w jakim będą one dostępne dla pozostałych uczestników Wydarzeń. Wydatki na te Wydarzenia nie będą służyły zaspokojeniu prywatnych potrzeb udziałowców Spółki, gdyż nie ponieśliby takich wydatków we własnym zakresie, gdyby nie były one zorganizowane i sfinansowane przez Państwa. Wydatki te będą związane z realizacją celów Spółki. Ponoszone wydatki są niezbędne w celu prowadzenia przez Spółkę podstawowej działalności oraz spełniają jej faktyczne potrzeby biznesowe. Wydatków tych nie można powiązać w żaden sposób z redystrybucją zysków.

Mając na uwadze powyższe oraz powołane przepisy należy stwierdzić, że wydatki ponoszone przez Państwa na organizację Wydarzeń, w których udział będą brać udziałowcy Spółki, w tym udziałowcy zatrudnieni w Spółce na umowie o pracę i pełniący funkcje zarządcze w Spółce, nie stanowią ukrytych zysków zgodnie z art. 28m ust. 1 pkt 2 ustawy o CIT.

Świadczenie, o którym mowa we wniosku nie jest wykonywane bezpośrednio bądź pośrednio na rzecz udziałowców Spółki. Nie jest ono także wykonywane w związku z prawem do udziału w zysku. (…)”.

Wydatki na spotkanie wigilijne kosztem uzyskania przychodów, ale tylko w części dla pracowników

Na koniec warto jeszcze zaznaczyć, iż wydatków dotyczących spotkania wigilijnego w części przypadającej dla osób współpracujących na podstawie umów cywilnoprawnych oraz kontrahentów w świetle aktualnej linii interpretacyjnej nie można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów, bowiem wydatki te uznawane są na koszty reprezentacji, które są wyłączone z kosztów uzyskania przychodów. Natomiast wydatki na spotkanie wigilijne w części przypadającej dla pracowników można w większości przypadków zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów.

Potwierdza to stanowisko Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej w wydanej interpretacji indywidualnej z dnia 21.03.2024r. o sygn.  0114-KDIP2-1.4010.25.2024.2.PP w której to wyjaśnia, że „(…) Z opisu sprawy wynika, że Spółka organizuje szkolenia oraz imprezy/spotkania integracyjne dla Pracowników oraz Współpracowników. Pracownikami są osoby zatrudnione na umowę o pracę, a Współpracownikami osoby współpracujące ze Spółką w ramach stosunku b2b oraz umów cywilnoprawnych. Spotkania/imprezy integracyjne jakie Państwo organizują to imprezy okolicznościowe (np. spotkania wigilijne) oraz innego rodzaju spotkania integracyjne takie jak wyjścia do kina, teatru, na bilard czy kręgle. Wskazują Państwo, że wydarzenia te mają pozytywnie wpływać na atmosferę wśród załogi Spółki oraz w efekcie skutkować polepszeniem współpracy całego zespołu, co końcowo rzutować ma na efektywność wykonywanych obowiązków.

Dodatkowo spotkania te jak wskazali Państwo we wniosku pozwalają na lepszą wymianę wiedzy i doświadczeń pomiędzy Pracownikami i Współpracownikami firmy, a także na usprawnienie poziomu komunikacji pomiędzy nimi. Z kolei organizowane przez Państwa szkolenia to szkolenia sprzedażowe oraz inne związane z przedmiotem prowadzonej przez Państwa działalności. Wskazują Państwo, że wydarzenia te mają na celu poprawę i zwiększenie posiadanych przez Pracowników oraz Współpracowników umiejętności niezbędnych do realizacji zadań związanych z zakresem prowadzonej przez Spółkę działalności, a także służą one także wymianie wiedzy pomiędzy poszczególnymi osobami wchodzącymi w skład Państwa zespołu.

Ponadto wskazują Państwo, że udział Pracowników oraz Współpracowników w imprezach/spotkaniach integracyjnych oraz szkoleniach jest dobrowolny. Uczestnicy imprez/spotkań integracyjnych oraz szkoleń organizowanych przez Spółkę nie są jej akcjonariuszami. Wydatki na organizację imprez/spotkań dla Pracowników oraz Współpracowników nie są i nie będą finansowane z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych, związane z nimi wydatki pokrywane są ze środków obrotowych Spółki oraz każdorazowo są odpowiednio udokumentowane – wystawionymi na rzecz Spółki fakturami.

Mając zatem powyższe na względzie stwierdzić należy, że wydatki dotyczące organizacji imprez, wyjść integracyjnych w zakresie dotyczącym Współpracowników (osoby współpracujące ze Spółką w ramach stosunku b2b oraz w ramach umowy cywilnoprawnej) noszą znamiona reprezentacji, mają na celu wykreowanie pozytywnego wizerunku firmy w oczach Współpracowników, uwypuklenie zasobności i profesjonalizmu Spółki, czyli stworzenie oczekiwanego wizerunku Wnioskodawcy. Tym samym wydatki poniesione z tego tytułu, na podstawie art. 16 ust. 1 pkt 28 updop, nie mogą zostać uznane za koszty uzyskania przychodów.

Podkreślić należy, że Organ nie neguje Państwa twierdzeń, że spotkania, wyjścia integracyjne mają pozytywnie wpływać na atmosferę wśród załogi Spółki oraz w efekcie skutkować polepszeniem współpracy całego zespołu co końcowo rzutować ma na efektywność wykonywanych obowiązków oraz, że spotkania te pozwalają na lepszą wymianę wiedzy i doświadczeń pomiędzy Pracownikami i Współpracownikami firmy, a także na usprawnienie poziomu komunikacji pomiędzy nimi. Niemniej jednak przy ocenie, czy dane wydatki mogą stanowić koszty uzyskania przychodów należy mieć na względzie przepisy art. 16 ust. 1 updop. W niniejszej sprawie właśnie przepis art. 16 ust. 1 pkt 28 ma zastosowanie, dlatego też opisane we wniosku wydatki w części dotyczącej spotkań integracyjnych dla Współpracowników nie mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów. (…)”.

Autor:

Krzysztof Ulicki

Źródła:

Ustawa z dnia 23.04.1964 r. Kodeks cywilny (Dz. U. z 2024 r. poz. 1061).

Ustawa z dnia 26.07.1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2025 r. poz. 163).

Ustawa z dnia 15.02.1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz.U. 2025 poz. 278).

Ustawa z dnia 29.08.1997 r. - Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2025 r. poz. 111).

Interpretacja ogólna wydana przez Ministra Finansów w dniu 25.11.2013 r. o sygn. Nr DD6/033/127/SOH/2013/RD-120521.

Interpretacja indywidualna z dnia 07.06.2024r. o sygn. 0114-KDIP2-1.4010.167.2024.3.MR1.

Interpretacja indywidualna z dnia 29.11.2024r. o sygn. 0114-KDIP2-2.4010.507.2024.3.ASK.

Interpretacja indywidualna z dnia 21.03.2024r. o sygn.  0114-KDIP2-1.4010.25.2024.2.PP.