Prezenty dla pracowników na Święta Bożego Narodzenia a koszty firmowe

Grudzień to czas mikołajek a przede wszystkim Świąt Bożego Narodzenia. Okres ten wiąże się ze wspólnym, rodzinnym spędzaniem czasu przy wigilijnym stole, składaniem życzeń czy wzajemnym obdarowywaniem prezentami. Prezenty są wręczane w rodzinie, ale i w pracy.

Pracodawca wręcza pracownikom prezenty, aby wzmocnić ich więź z firmą, zwiększyć motywację do dalszej współpracy oraz budować dobrą atmosferę w zespole. I tutaj na gruncie podatkowym powstaje podstawowe pytanie. Czy wydatki na prezenty dla pracowników pracodawca ma prawo zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów?

Wydatek firmowy stanowiący koszt uzyskania przychodów

Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy z dnia 26.07.1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2025 r. poz. 163 zwanej dalej ustawą o PDOF) oraz art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 15.02.1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz. U. z 2025 r. poz. 278) wydatki na cele prowadzonej działalności uznane za koszty uzyskania przychodów muszą wypełniać poniższe przesłanki:

1. być faktycznie poniesione i ostateczne tzn. nie mogą zostać zwrócone podatnikowi zwrócony w jakiejkolwiek formie (dotacje, subwencje, zwroty kosztów, inne dofinansowania),
2. być poniesione przez podatnika z zasobów majątkowych podatnika (nie jest kosztem uzyskania przychodu wydatek poniesiony na działalność, ale przez inne osoby niż podatnik),
3. musi występować związek pomiędzy prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą a poniesionymi wydatkami na tę działalność,
4. muszą być poniesione w celu uzyskania, zachowania lub zabezpieczenia przychodów,
5. muszą zostać właściwie udokumentowane,
6. nie mogą znajdować się w katalogu wydatków nieuznanych za koszty uzyskania przychodów.

Niezwykle ważne jest to, że to właśnie przedsiębiorca jest zobligowany do wykazania dowodów dla racjonalności poniesienia każdego wydatku w prowadzonej działalności.

Wypełnienie powyższych przesłanek jest o tyle ważne, iż decyduje o uznaniu poniesionych wydatków za koszt uzyskania przychodu. Wydatek uznany za koszt uzyskania przychodów obniża (podstawę opodatkowania) podatek dochodowy do zapłaty. Natomiast wydatek poniesiony na cele działalności niestanowiący kosztu uzyskania przychodu pozostaje bez wpływu na wysokość podatku dochodowego do zapłaty.

Prezenty dla pracowników na Święta Bożego Narodzenia a koszty firmowe

Sprawa przekazywania prezentów dla pracowników (oraz ich dzieci) z okazji Świąt Bożego Narodzenia jest od wielu lat zawiła.

Wszystko zależy od tego, w jaki sposób pracodawca zakwalifikuje przekazywane prezenty. Chodzi tutaj o dwie kwestie:

1. zaliczenie wartości przekazywanych prezentów do przychodu pracownika ze stosunku pracy,
2. zaliczenie wartości przekazywanych prezentów jako darowiznę dla pracownika.

I tutaj od razu należy wspomnieć o wyłączeniach pewnych wydatków z kosztów uzyskania przychodów.

Z kolei w podatku dochodowym od osób prawnych PDOP.

Z powyższego wynika, że wydatki na prezenty świąteczne dla pracowników oraz ich dzieci mogą stanowić koszty uzyskania przychodów, jeżeli spełniają wcześniej wymienione warunki i jednocześnie stanowią u pracownika przychód ze stosunku pracy.

Jeżeli jednak tych wydatków nie można zaliczyć do przychodu pracownika ze stosunku pracy wówczas będą stanowić dla tego pracownika darowiznę. Natomiast wydatków na przekazane dla pracowników darowizny zgodnie z powyższymi przepisami pracodawca nie może zaliczyć do swoich kosztów firmowych.

W ostatnich latach Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej objął jednak takie stanowisko, iż wydatki na prezenty świąteczne dla pracowników oraz ich dzieci stanowią dla nich darowizny z zakładu pracy. To z kolei powodowało, że pracodawcy nie mogli wartości tych wydatków zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów.

Wobec niezrozumiałego kierunku linii interpretacyjnej oraz niektórych innych stanowisk Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej, grono dziennikarzy zadało do Ministerstwa Finansów zapytanie w tej właśnie sprawie.

Ministerstwo Finansów odpowiedziało na to zapytanie i wydało informację z dnia 05.12.2024r. na temat przekazywania przez pracodawcę pracownikom/dzieciom pracowników upominków okolicznościowych, w której przedstawiło następującą odpowiedź:

„(…) W myśl art. 12 ust. 1 ustawy PIT za przychody ze stosunku pracy (i stosunków pokrewnych) uważa się wszelkiego rodzaju wypłaty pieniężne oraz wartość pieniężną świadczeń w naturze bądź ich ekwiwalenty, bez względu na źródło finansowania tych wypłat i świadczeń, w tym m.in. świadczenia pieniężne ponoszone za pracownika, jak również wartość innych nieodpłatnych świadczeń lub świadczeń częściowo odpłatnych. Jednocześnie niektóre świadczenia otrzymane w ramach stosunku pracy mogą być zwolnione z opodatkowania w przypadkach wskazanych w art. 21 ust. 1 ustawy PIT. Nie można także wykluczyć, że określone świadczenia otrzymane od pracodawcy mogą stanowić darowiznę, (która będzie opodatkowana podatkiem od spadków i darowizn, a na podstawie art. 2 ust. 1 pkt 3 ustawy PIT wyłączona z opodatkowania podatkiem dochodowym od osób fizycznych) albo świadczenia, które – w związku z uwzględnieniem przesłanek wynikających z wyroku TK z 8 lipca 2014 r. sygn. akt K 7/13 – nie stanowią przychodu w rozumieniu ustawy PIT. Dlatego dla prawidłowej oceny, jakiego rodzaju świadczenie otrzymuje pracownik i (lub) członek jego rodziny, a w konsekwencji, jakie skutki podatkowe z tego wynikają, należy za każdym razem analizować charakter czynności, ich powtarzalność, ekwiwalentność. Również w danych okolicznościach istotne jest, jakie są źródła finansowania przekazywanych rzeczy, określanych jako upominki czy prezenty. Stąd każdą sprawę Dyrektor KIS rozpatruje indywidualnie.

W przypadku świadczeń w postaci drobnych upominków rzeczowych dla pracowników z okazji, wskazanych w Pani zapytaniu, tj. świąt, Dnia Dziecka, czy okoliczności takich jak narodziny dziecka, ślub pracownika, które przede wszystkim nie stanowią dla pracowników dodatkowej formy gratyfikacji za wykonaną pracę, Dyrektor KIS uznaje (również w świetle powołanego orzeczenia TK), że ich otrzymanie nie skutkuje powstaniem przychodu z tytułu nieodpłatnych świadczeń, o którym mowa w art. 12 ust. 1 w związku z art. 11 ust. 1 ustawy PIT, lecz ich przekazanie stanowi darowiznę.

Za odmienny przypadek należy uznać otrzymywanie świadczeń, które są związane z wykonywaniem obowiązków służbowych (np. zależą od zaangażowania pracowników).

Jednocześnie należy zauważyć, że interpretacja indywidualna z 4 sierpnia 2021 r. nr 0114-KDIP3-1.4011.407.2021.2.MG, wskazana jako odmienna, została uchylona wyrokiem WSA z 12 maja 2022 r. sygn. akt I SA/Wr 1025/21, który został zaskarżony przez Dyrektora KIS. Na obecnym etapie sprawa jest przedmiotem postępowania sądowo-administracyjnego.

Natomiast możliwości zaliczenia wydatku do kosztów uzyskania przychodu decyduje treść art. 15 ustawy o CIT, który określa ogólną zasadę zaliczania wydatków do kosztów uzyskania przychodu. W myśl tego przepisu:

„kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1.”

Oznacza to, że wszystkie poniesione wydatki, po wyłączeniu wymienionych w przywołanym art. 16 ust. 1 ustawy o CIT, mogą stanowić koszty uzyskania przychodów, o ile pozostają w związku przyczynowo-skutkowym z osiągniętymi przychodami, w tym służą zachowaniu albo zabezpieczeniu funkcjonowania źródła przychodów.

Natomiast zgodnie z art. 16 ust. 1 pkt 14 ustawy o CIT, nie uważa się za koszty uzyskania:

„darowizn i ofiar wszelkiego rodzaju, z wyjątkiem dokonywanych między spółkami tworzącymi podatkową grupę kapitałową, a także wpłat na rzecz Polskiej Organizacji Turystycznej, z tym, że kosztem uzyskania przychodów są koszty wytworzenia lub cena nabycia produktów spożywczych, o których mowa w art. 43 ust. 1 pkt 16 ustawy o podatku od towarów i usług, przekazanych na rzecz organizacji pożytku publicznego w rozumieniu przepisów ustawy z dnia 24 kwietnia 2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie, z przeznaczeniem wyłącznie na cele działalności charytatywnej prowadzonej przez te organizacje.”

W konsekwencji na podstawie wskazanych przepisów, co do zasady wydatki na rzecz pracowników stanowią koszty uzyskania przychodów dla pracodawcy jako wydatki pośrednio związane z uzyskiwanymi przychodami. Jednak w przypadku zakwalifikowania danego świadczenia dla pracownika jako darowizny w myśl art. 888 kc, zastosowanie znajdzie wyłączenie z kosztów uzyskania przychodu, o którym mowa w ww. art. 16 ust. 1 pkt 14 ustawy o CIT. Przepis ten wyłącza bowiem z kosztów podatkowych m.in. darowizny przekazane na rzecz osób fizycznych.

W analogiczny sposób są kwalifikowane do kosztów uzyskania przychodów wydatki z tytułu prezentów lub upominków ponoszonych przez pracodawców na rzecz pracowników lub ich dzieci na gruncie przepisów ustawy PIT – art. 22 ust. 1 i art. 23 ust. 1 pkt 11.

Wskazana w zapytaniu interpretacja indywidualna z 18 kwietnia 2024 roku znak 0114-KDIP2-1.4010.57.2024.4.DK zostanie poddana weryfikacji przez Szefa KAS, w związku z art. 14e § 1 pkt 1 ustawy Ordynacja podatkowa. (…)”.

Prezenty dla pracowników na Święta Bożego Narodzenia w kosztach uzyskania przychodów

W tym miejscu warto zaprezentować stanowisko Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej we wspomnianej na końcu powyżej informacji, czyli interpretacji indywidualnej z dnia 18 kwietnia 2024 roku o sygn. 0114-KDIP2-1.4010.57.2024.4.DK, która miała być poddana weryfikacji.

W stanowisku tym Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej zgodził się z podatnikiem, iż wydatki na prezenty świąteczne będą stanowić u niego koszty uzyskania przychodów „(…) Spółka zamierza również kupować i wręczać upominki dla pracowników m.in. z okazji dnia kobiet, dnia mężczyzn, z okazji świąt Bożego Narodzenia, czy mikołajek, a także okoliczności takich jak narodziny dziecka, ślub, jubileusz stażu pracy czy odejście na emeryturę.

Jak wskazali Państwo w uzupełnieniu upominki są/będą przekazywane pracownikom w celu pogłębienia relacji, kreowania pozytywnego wizerunku firmy, co przekłada się na efektywność pracy i ogólne postrzeganie pracownika. Upominki nie są dodatkową formą wynagrodzenia za pracę, a ich przekazanie nie jest zależne od wyników pracy.

Przekazywane Pracownikom Prezenty są formą przekazania gratulacji, uznania, uczczenia powszechnie przyjętego święta, a nie elementem wynagrodzenia dodatkowego, do zapłaty, którego zobowiązana jest Spółka na podstawie zawartej umowy.

Dokonując, zatem oceny charakteru wydatków poniesionych przez Państwa w związku z wydatkami wskazanymi w Grupach A, C i D należy stwierdzić, że są one związane niewątpliwie z prowadzoną działalnością podatnika i mają na celu poprawę atmosfery pracy, zintegrowanie pracowników z pracodawcą, co w konsekwencji wpłynie na zwiększenie efektywności ich pracy, a tym samym wpłynie pozytywnie na przychody, czy też zachowanie lub zabezpieczenie źródła przychodów. Wydatki te są bowiem w swej istocie wyrazem dbałości pracodawcy o swoich (także byłych) pracowników.

Takie świadczenia budują pozytywne relacje pomiędzy pracownikami a pracodawcą, zwiększają zaangażowanie pracowników oraz wzmacniają ich lojalność wobec Spółki, mają również działanie motywujące i wpływające, na jakość, wydajność oraz efektywność pracy, co dalej przekładaja się na wysokość uzyskanych przychodów. (…)”.

Podatnikom pozostaje oczekiwać na dalsze losy ww. interpretacji w kwestii ich zaskarżenia i dalszego rozstrzygnięcia ich prawidłowości przez WSA bądź NSA. Natomiast podatnikom w razie wątpliwości pozostaje złożenie wniosku o wydanie interpretacji indywidualnej w zakresie możliwości zaliczenia wydatków na prezenty świąteczne dla pracowników oraz ich dzieci w kosztach uzyskania przychodów jak i kwalifikacji tych prezentów do przychodu ze stosunku pracy albo do darowizny.

Autor:

Krzysztof Ulicki

Źródła:

Ustawa z dnia 23.04.1964 r. Kodeks cywilny (Dz. U. z 2024 r. poz. 1061).

Ustawa z dnia 26.07.1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2025 r. poz. 163).

Ustawa z dnia 15.02.1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz.U. 2025 poz. 278).

Ustawa z dnia 29.08.1997 r. - Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2025 r. poz. 111).

Informacja Ministra Finansów z dnia 05.12.2024r.na temat przekazywania przez pracodawcę pracownikom/dzieciom pracowników upominków okolicznościowych

Interpretacja indywidualna z dnia 18.04.2024r. o sygn.  0114-KDIP2-1.4010.57.2024.4.DK