Przedsiębiorcy w określonych sytuacjach na wniosek nabywcy mają obowiązek wystawić duplikat faktury. Okoliczności tych może być wiele. Instytucja duplikatu faktury jest dość powszechnie znana w aktualnej praktyce podatkowej. Czy wejście w życie obowiązku wystawiania faktur ustrukturyzowanych coś zmieni w tym zakresie?
|
Spis treści:
- Jakie zadania wykonuje Krajowy System e-Faktur
- Co to jest duplikat faktury
- Duplikat faktury a KSEF
- Duplikat faktury przesłany do KSEF
|
Jakie zadania wykonuje Krajowy System e-Faktur
Krajowy System e-Faktur to system dostępny wyłącznie w formie elektronicznej przeznaczony do wytworzenia i zarządzania fakturami o określonym ustrukturyzowanym formacie. Mówi o tym art. 106nd ust. 2 ustawy z dnia 11.03.2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2025 r. poz. 775 zwanej dalej ustawą o VAT).
Obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych za pomocą Krajowego Systemu e-Faktur nastąpi od:
- 1 lutego 2026 r. dla dużych firm, u których wartość sprzedaży za 2024r. wyniosła 200 000 000 zł (razem z podatkiem VAT), oraz
- 1 kwietnia 2026 r. dla pozostałych podatników.
Krajowy System e-Faktur ma obowiązek wykonywać poniżej wyszczególnione zadania.
Zadania
Krajowego Systemu e-Faktur |
Nadawanie, zmiana lub odbieranie uprawnień do korzystania z KSEF |
|
Powiadamianie niektórych podmiotów, o nadanych uprawnieniach do korzystania z KSEF lub ich odebraniu
|
| Uwierzytelnienie oraz weryfikacja uprawnień do korzystania z KSEF, posiadanych przez niektóre podmioty |
| Wystawianie faktur ustrukturyzowanych przy pomocy KSEF |
| Odbiór faktur ustrukturyzowanych przy pomocy KSEF |
| Archiwizacja faktur ustrukturyzowanych w KSEF |
| Oznaczanie faktur ustrukturyzowanych numerem identyfikującym przydzielonym w KSEF |
| Analiza i kontrola prawidłowości danych z faktur ustrukturyzowanych wystawionych przy pomocy KSEF |
Co to jest duplikat faktury
Duplikat faktury jest to ponownie wygenerowana faktura sprzedaży. Duplikat faktury wystawia sprzedawca na wystosowaną przez nabywcę prośbę. Duplikat faktury zawiera dokładnie tę samą operację gospodarczą (sprzedaż towarów lub usług), co faktura pierwotna.
Zgodnie z art. 106l ustawy o VAT w przypadku, gdy faktura ulegnie zniszczeniu albo zaginie podatnik lub upoważniona przez niego do wystawiania faktur osoba trzecia (albo nabywca lub inny upoważniony podmiot), wystawia ponownie tę fakturę na wniosek nabywcy. Faktura wystawiona ponownie określana jest mianem duplikatu.
Duplikat faktury musi zawierać wszystkie dane w niezmienionej postaci, które widniały na fakturze pierwotnej. Tak więc powodem wystawienia duplikatu faktury jest zaginięcie faktury pierwotnej albo jej zniszczenie.
|
UWAGA!
Faktura wystawiona ponownie:
- zawiera datę wystawienia,
- może zawierać wyraz "DUPLIKAT".
|
Warto w tym miejscu podkreślić, iż duplikat faktury może być wystawiony w formie papierowej albo elektronicznej.
Duplikat w świetle prawa podatkowego podlega rozliczeniu na gruncie VAT na takich samych zasadach jak faktura pierwotna. Mówi o tym ustawa z dnia 11.03.2004 r. o podatku od towarów i usług ( Dz. U. z 2024 r. poz. 361 zwana dalej ustawą o VAT).
Duplikat faktury a KSEF
Krajowy System e-Faktur ma za zadanie umożliwienie wystawiania faktur ustrukturyzowanych oraz przekazywanie ich do odbiorców zarejestrowanych w systemie. Wszystko odbywa się elektronicznie właśnie przy pomocy systemu KSEF.
Ponadto KSEF ma za zadanie przechowywać wszystkie:
- wystawione faktury ustrukturyzowane przy pomocy KSEF.
- wystawione faktury poza KSEF a następnie przesłane do KSEF
- przez okres 10 lat licząc od końca roku, w którym zostały one wystawione
Jeden raz wystawiona faktura w KSEF (przesłana faktura do KSEF) zostaje zapisana w systemie i nie ma możliwości jej usunięcia z systemu. To oznacza, że przez okres 10 lat sprzedawca może wrócić do tej faktury, tzn. wyszukać ją w systemie KSEF i ponownie odczytać dane w niej zawarte.
Co więcej może ponownie ją przesłać do odbiorcy. W KSEF sprzedawca będzie miał, zatem możliwość (ponownego) dostępu do raz wystawionej (przesłanej do KSEF) w KSEF faktury. To z kolei powoduje, że w każdym momencie może udostępnić tę fakturę nabywcy.
Faktury archiwizowane w KSEF:
- nie ulegną uszkodzeniu,
- nie zaginą (wyjątkiem może być włamanie do systemu).
|
UWAGA!
KSEF nie wyeliminuje jednak do końca kwestii wystawiania duplikatu faktur. Nie wszyscy przedsiębiorcy będą zobligowani przecież do wystawiania faktur ustrukturyzowanych.
Natomiast ci, którzy będą zobligowani do wystawiania faktur ustrukturyzowanych także nie w każdym przypadku będą musieli wystawiać faktur ustrukturyzowanych np. w przypadku sprzedaży na rzecz konsumentów.
W takich sytuacjach wystawienie duplikatu faktury odbędzie się na dotychczasowych zasadach. |
Jednocześnie, jeżeli przedsiębiorca zobowiązany do wystawiania faktur ustrukturyzowanych natrafi np. na awarię KSEF albo inną niedostępność KSEF, wówczas będzie zmuszony wystawić fakturę poza KSEF. Jeżeli przed przesłaniem jej do KSEF nastąpi konieczność wystawienia duplikatu takiej faktury (faktura pierwotna zaginie albo ulegnie zniszczeniu) to powinien zostać on wystawiony na dotychczasowych zasadach.
Duplikat faktury przesłany do KSEF
W Krajowym Systemie e-Faktur nie przewidziano możliwości dosłania duplikatu faktury wystawionej poza KSEF.
To oznacza, że KSEF najwyraźniej będzie posiadał filtry analizujące czy przesłana faktura (dane widniejące na tej fakturze) już występuje w KSEF. Jeżeli tak to KSEF uniemożliwi przesłanie takiego duplikatu faktury wystawionej poza KSEF do KSEF.
Natomiast przedsiębiorcy powinni pamiętać, iż gdy wystawią poza KSEF duplikat faktury wystawionej również poza KSEF i prześlą go do KSEF a w systemie KSEF nie ma tej faktury wówczas KSEF ją zidentyfikuje jako fakturę pierwotną. Na koniec warto więc przypomnieć, iż KSEF nie wyeliminuje całkowicie konieczności wystawiania duplikatów faktur. W wyżej wymienionych okolicznościach, ale i w niektórych wyjątkowych sytuacjach przedsiębiorcy wciąż będą zobligowani do wystawiania duplikatów faktur na obowiązujących zasadach.
Autor:
Krzysztof Ulicki
Źródła:
Ustawa z dnia 29.08.1997 r. - Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2025 r. poz. 111).
Ustawa z dnia 11.03.2004 r. o podatku od towarów i usług (Dz. U. z 2025 r. poz. 775).
Ustawa z dnia 26 maja 2023 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. 2023 poz. 1059).
Ustawa z dnia 6.03.2018 r. Prawo przedsiębiorców (Dz. U. z 2024 r. poz. 236).
https://KSEF.podatki.gov.pl/
