Koszty zakupu kwiatów do firmy

Wydatek stanowiący koszt uzyskania przychodu obniża wysokość rocznego podatku dochodowego a w trakcie roku zaliczki na podatek dochodowy.

Wydatek, który nie stanowi kosztu uzyskania przychodu nie obniża ani zaliczki, ani podatku dochodowego. To powoduje u podatnika, więc utratę korzyści, którą mógłby uzyskać. Dlatego tak ważne jest właściwe uzasadnienie racjonalności poniesienia każdego wydatku w firmie a zwłaszcza wydatków o rzadkim charakterze, okazjonalnym czy dość nietypowym dla profilu danej działalności.

Wydatki, które stanowią koszty uzyskania przychodu

Zgodnie art. 22 ustawy z dnia 26.07.1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2025 r. poz. 163 zwanej dalej ustawą o PDOF) prawodawca wskazał, że wydatki ponoszone przez przedsiębiorcę na cele prowadzenia działalności gospodarczej będą uznane za koszty uzyskania przychodów tylko, gdy będą spełniać poniższe warunki:

• muszą być poniesione na cele prowadzonej działalności gospodarczej,
• muszą być ostateczne, czyli faktycznie poniesione przez przedsiębiorcę,
• powinny być poniesione na cele prowadzonej działalności,
• musi istnieć związek przyczynowo-skutkowy pomiędzy wydatkiem a przychodem,
• powinny być poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów,
• nie znajdują się w ustawowym katalogu wydatków wyłączonych z kosztów uzyskania przychodów,
• muszą być właściwie udokumentowane.

Wydatki na zakup kwiatów

Mali, średni czy duzi podatnicy prowadzący działalność kupują różnego rodzaju kwiaty jako żywe dekoracje do swojej firmy. Kwiaty te mogą zostać nabyte w różnej postaci. Można by rzec, że podstawowym typem kwiatów, jakie nabywają przedsiębiorcy to kwiaty doniczkowe czy kwiaty cięte. Najczęściej służą one do dekoracji wnętrza biur, ale też obszaru wokół biur czy terenu przed budynkiem siedzib firm. Niekiedy kwiaty (i wieńce) nabywane są z uwagi na zaistnienie określonej okoliczności u pracowników i współpracowników firmy.

To oczywiście nie koniec możliwości, których jest bardzo wiele.

Niektórzy podatnicy decydują się na utworzenie przy siedzibie firmy niewielkiego ogrodu z kwiatami, krzewami i innymi roślinami, które mają za zadanie stworzyć przyjazne otoczenie, w którym mieści się siedziba danej firmy. Większość zastosowań dla nabytych roślin skupia się ku stworzeniu przyjaznego, atrakcyjnego otoczenia wokół firmy po to, aby przyjeżdżający do firmy klienci odebrali ją jako firmę dbającą o środowisko, dbającą o wizerunek i o komfort klienta, w jakich warunkach jest przyjmowany.

Wszystko to jest oczywiście logiczne i zrozumiałe i jak najbardziej na gruncie biznesowym, jak najbardziej racjonalnie uzasadnione.

Pytanie tylko czy na gruncie podatkowym tego typu zakupy można racjonalnie uzasadnić? Co na to fiskus?

Wydatki na zakup kwiatów dla pracowników i kontrahentów a koszty uzyskania przychodów

Czy wydatki na zakup kwiatów mogą stanowić koszty uzyskania przychodów? Wszystko zależy od tego czy spełniają powyżej wymienione warunki. Jak na tę kwestię spogląda fiskus?

Jeden z ciekawszych przypadków dotyczy spółki, która nabywa kwiaty i wręcza je współpracownikom lub kontrahentom na okoliczność urodzin, Dnia Kobiet, jubileuszu działalności firmy w celu budowania pozytywnej atmosfery w miejscu pracy oraz wzmacniania więzi wewnętrznych a także motywowania zespołu. Zakup kwiatów stanowi także część polityki wewnętrznej spółki na gruncie zarządzania zasobami ludzkimi, przyczyniając się do zwiększenia zaangażowania pracowników. Czy tego typu wydatki stanowią koszt uzyskania przychodów?

Warto w tym miejscu przytoczyć definicję wydatków uznanych za koszty reprezentacji, które są wyłączone z kosztów uzyskania przychodów. Fiskus, bowiem często odnosi się do charakteru tego typu wydatków w wątpliwych sprawach, które to mogą być powiązane z cechami reprezentacji.

Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w wydanej interpretacji indywidualnej z dnia 17.06.2025r. o sygn. 0114-KDIP2-2.4010.200.2025.3.PK uznał, że „(…) Jeśli wyłącznym bądź dominującym celem ponoszonych kosztów jest wykreowanie takiego obrazu podatnika, to koszty te mają charakter reprezentacyjny. Wymienienie, jako przykładowych kosztów reprezentacyjnych wydatków na usługi gastronomiczne, zakup żywności oraz napojów, w tym alkoholowych, nie oznacza, że wydatki te zawsze muszą zostać wyłączone z kosztów uzyskania przychodów. Nie są one kosztami jedynie wówczas, gdy mają charakter reprezentacyjny.

Tak, więc ocena charakteru wydatku (cel reprezentacyjny czy reklamowy) możliwa jest na podstawie całokształtu działalności prowadzonej przez podatnika, rozmiarów wydatków, ich jednostkowej wartości, ustalenia kręgu osób, do których jest skierowana, okoliczności wręczania prezentów, itp.

W opisie sprawy wskazali Państwo, że Spółka nie oznacza kwiatów swoim logotypem ani innymi elementami promocyjnymi. Logo jest to znak handlowy, o charakterze graficznym, dzięki któremu podmioty reklamują swoje usługi, przy czym jednocześnie odróżniają się od innych. Logo identyfikowane jest z daną firmą i oferowanymi przez nią towarami czy usługami, które poprzez swoje działanie zwiększają ich rozpoznawalność oraz pośrednio zachęcają do ich nabycia. Tym samym przekazywane kwiaty nie spełniają funkcji reklamowej.

Mając na uwadze powyższe należy stwierdzić, że wydatki na kwiaty dla kontrahentów stanowią koszty reprezentacji, ponieważ zmierzają do wykreowania oraz utrwalenia pozytywnego wizerunku Spółki wobec innych podmiotów. Tym samym na mocy art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o CIT wydatki te nie mogą zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodów. (…)”.

Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej odrzucił uzasadnienie podatnika i uznał, że poniesione przez niego wydatki stanowią koszty reprezentacji, które z kolei ustawowo są wyłączone z kosztów uzyskania przychodów.

Natomiast w podobnym przypadku a więc zakupu m.in. kwiatów i drobnych upominków dla pracowników np. z okazji urodzin, jubileuszu pracy, ważnego wydarzenia osobistego lub zawodowego i wieńców pogrzebowych przez podatnika na estońskim CIT Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w wydanej interpretacji indywidualnej z dnia 29.11.2024r. o sygn. 0114-KDIP2-2.4010.507.2024.3.ASK uznał, iż „(…) W związku z prowadzoną działalnością gospodarczą zamierzają Państwo ponosić wydatki między innymi na celebrowanie zwyczajowo przyjętych okazji i świąt oraz budowanie relacji z pracownikami. Będą to między innymi:

• organizacja jubileuszy Spółki, w tym planowane 15-lecie Spółki,
• organizacja imprez okolicznościowych, takich jak spotkania wigilijne, spotkania integracyjne, obchody Tłustego Czwartku, Dnia Kobiet itp.
• wydatki na kwiaty i drobne upominki dla pracowników np. z okazji urodzin, jubileuszu pracy, ważnego wydarzenia osobistego lub zawodowego,
• wieńce pogrzebowe dla pracowników, byłych pracowników i ich rodzin.

Jak wskazali Państwo we wniosku wydatki poniesione na celebrowanie zwyczajowo przyjętych okazji i świąt oraz budowanie relacji z pracownikami będą się pozytywnie przekładały na wyniki finansowe osiągane przez Państwa. Zależy Państwu na tym, aby pracownicy byli zmotywowani oraz zżyci z innymi współpracownikami oraz z pracodawcą. Organizacja imprez integracyjnych i innych wydarzeń przyczyni się do zwiększenia motywacji wśród pracowników. Wydatki na imprezy i wydarzenia nie będą służyły zaspokojeniu prywatnych potrzeb pracowników, gdyż pracownicy Spółki nie ponieśliby takich wydatków we własny zakresie, gdyby nie były one sfinansowane przez Państwa. Wydatki te będą związane z realizacją celów Spółki, która dzięki swoim pracownikom osiąga przychody z działalności gospodarczej.

Biorąc pod uwagę opis sprawy oraz powołane przepisy należy stwierdzić, że poniesione przez Państwa wydatki na celebrowanie zwyczajowo przyjętych okazji i świąt oraz budowania relacji z pracownikami nie stanowią wydatków niezwiązanych z działalnością gospodarczą. Tym samym wydatki te nie podlegają opodatkowaniu ryczałtem od dochodów spółek zgodnie z art. 28m ust. 1 pkt 2 ustawy o CIT. (…)”.

Powyższe to także inna interpretacja indywidualna z dnia 10.05.2023 r. o sygn. 0111-KDIB1-1.4010.139.2023.2.BS.

Jeżeli interpretacje te dotyczyłyby podatnika, który nie stosuje opodatkowania opartego na estońskim CIT a ogólne zasady opodatkowania CIT to powyższe wydatki stanowiłyby koszty uzyskania przychodu.

Wydatki na zakup kwiatów do siedziby firmy

Drugi istotny przypadek dotyczy podatnika (podatników), którzy zakupili kwiaty cięte, doniczkowe, ale i niekiedy inne dekoracje w celu stworzenia atrakcyjnego wyglądu wnętrza.

Zakupy do firmy dotyczyły m.in. kwiatów ciętych, kwiatów doniczkowych, donic, materiałów do wystroju świątecznego biura (stroiki, lampki, choinki).

Czy tego typu wydatki podatnicy mogą zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów?

Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie w wydanej interpretacji indywidualnej z dnia 16.01.2009r. o sygn. IPPB5/423-155/08-2/MW uznał, że „(…) Z przedstawionego we wniosku stanu faktycznego wynika, iż Spółka kupuje kwiaty doniczkowe, donice, materiały do wystroju świątecznego biura (stroiki, lampki, choinki). Opisane wyżej działania Spółki nie stanowią działań o charakterze wyjątkowym, specjalnym, mającym na celu okazałe, ekskluzywne czy wytworne – odbiegające od zwyczajowo przyjętego w danej branży z okolicy – reprezentowania przedsiębiorstwa.

Wydatki ponoszone przez Wnioskodawcę na nabycie kwiatów doniczkowych, donic i artykułów dekoracyjnych należy, zatem potraktować jak koszty związane z funkcjonowaniem firmy i zaliczyć w całości do kosztów uzyskania przychodów, o ile są racjonalne i wykazują związek przyczynowo - skutkowy z przychodami oraz spełniają wymogi określone w art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

Gdyby ww. dekoracje przekraczały zwyczajowo przyjęte normy w danej branży czy okolicy, były nadzwyczaj wystawne, bardziej ekskluzywne, wytworne, odpowiednio drogie, poprawiały znacząco estetyczny wizerunek firmy oraz były umieszczane wyłącznie w pomieszczeniach, gdzie przyjmowani są zazwyczaj tylko określeni klienci (np. sala konferencyjna, biura osób reprezentujących Spółkę), wtedy zastosowanie znalazłby przepis art. 16 ust. 1 pkt 28 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych, tj. wydatki Spółki, na wystawne dekoracje, nie mogłyby zostać uznane przez Spółkę za koszty uzyskania przychodów.

Wydatki na zakup kwiatów doniczkowych, donic, dekoracji świątecznych mogą być uznane za koszty uzyskania przychodu, mając na uwadze fakt, że wystrój świąteczny jest w obecnych warunkach rynkowych wymogiem stawianym przez klientów.

W świetle powyższego uznać należy, iż wydatki te nie wyczerpują wskazanej definicji reprezentacji. Podsumowując, wydatki na zakup kwiatów doniczkowych, donic i dekoracji w postaci choinek, lampek, stroików, w celu udekorowania budynku i pomieszczeń Spółki z okazji świąt, w opisanym stanie faktycznym i prawnym, mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów w myśl art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych. (…)”.

W powyższym przykładzie podatnik nabył elementy dekoracyjne na okoliczność zbliżających się świąt natomiast czynnik ten, choć istotny to nie ma decydującego wpływu w świetle uznania ww. poniesionych wydatków w kosztach uzyskania przychodów.

Potwierdzają to inne interpretacje indywidualne takie jak:

1. interpretacja indywidualna z dnia 13.02.2008r. o sygn. ILPB3/423-235/07-2/MC wydana przez Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu,
2. interpretacja indywidualna z dnia 14.11.2007r. o sygn. ITPB3/423-46/07/AT wydana przez Dyrektora Izby Skarbowej w Bydgoszczy,

- które w tym konkretnym aspekcie wciąż zachowują aktualny status prawny.

Wydatki na zakup kwiatów i innych roślin w celu stworzenia ogrodu przy siedzibie firmy

Inny ciekawy przypadek dotyczył podatnika, który postanowił wybudować całoroczny ogród przy siedzibie firmy. Wydatki na zagospodarowanie terenów zielonych wokół powstającego budynku administracyjnego stanowią według podatnika koszt uzyskania przychodu. Teren należy do firmy.

Wątpliwość rodzi się gdzie indziej. Czy owe wydatki będą kosztem, ale poprzez odpisy amortyzacyjne od budynku administracyjnego, do którego wartości początkowej winno się je zaliczyć, czy też będą wydatkiem bezpośrednio zaliczanym do kosztów podatkowych w dacie ich poniesienia?

Wydatki na zagospodarowanie terenu wokół firmy dotyczą m.in.:

• czyszczenie terenu z gruzów i śmieci wraz z wywozem,
• system nawadniający terenów zielonych,
• usunięcie pni po wyciętych starych drzewach,
• nasadzenia drzew i krzewów wokół nowego budynku (powszechnie spotykanych),
• nowe trawniki.

Fiskus uznał, że wydatki na zbudowanie ogrodu przy nowopowstającym budynku siedziby firmy mogą stanowić koszty uzyskania przychodów.

Dyrektor Izby Skarbowej w Łodzi w wydanej interpretacji indywidualnej z dnia 17.09.2014r. o sygn.  IPTPB3/423-193/14-6/GG uznał, że „(…) Skoro wydatki poniesione przez Spółkę na zagospodarowanie terenów zielonych wokół budynku mają na celu zapewnienie terenowi normalnego (estetycznego) wyglądu, to jako koszty pośrednio związane z uzyskiwanymi przychodami stanowić będą koszty uzyskania przychodów, stosownie do postanowień przepisu art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.

Zgodnie z art. 15 ust. 4d ww. ustawy, koszty uzyskania przychodów, inne niż koszty bezpośrednio związane z przychodami, są potrącalne w dacie ich poniesienia. Jeżeli koszty te dotyczą okresu przekraczającego rok podatkowy, a nie jest możliwe określenie, jaka ich część dotyczy danego roku podatkowego, w takim przypadku stanowią koszty uzyskania przychodów proporcjonalnie do długości okresu, którego dotyczą.

W myśl art. 15 ust. 4e tej ustawy, za dzień poniesienia kosztu uzyskania przychodów, z zastrzeżeniem ust. 4a i 4f-4h, uważa się dzień, na który ujęto koszt w księgach rachunkowych (zaksięgowano) na podstawie otrzymanej faktury (rachunku), albo dzień, na który ujęto koszt na podstawie innego dowodu w przypadku braku faktury (rachunku), z wyjątkiem sytuacji, gdy dotyczyłoby to ujętych, jako koszty rezerw albo biernych rozliczeń międzyokresowych kosztów.

Biorąc pod uwagę opisane we wniosku zdarzenie przyszłe oraz treść powołanych wyżej przepisów, tutejszy Organ stoi na stanowisku, że wydatki poniesione przez Wnioskodawcę na zagospodarowanie terenów zielonych nie będą zwiększać wartości początkowej środka trwałego Wnioskodawcy, lecz po spełnieniu warunków określonych w art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych będą stanowić koszt uzyskania przychodów w dacie poniesienia na podstawie art. 16 ust. 4d i ust. 4e ww. ustawy. (…)”.

Takie same, pozytywne dla podatnika stanowisko potwierdza również interpretacja indywidualna z dnia 24.04.2012 r. sygnatura IBPBI/2/423-70/12/MO wydana przez Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach.

Wydatki na ogród pokazowy przy prywatnym domu

Ostatni wartym uwagi przypadek dotyczy dość nietypowej sytuacji a mianowicie podatniczka prowadząca jednoosobową działalność gospodarczą w zakresie zagospodarowania terenów zielonych chce wykonać przykładowy ogród przy siedzibie firmy w celach reklamowych. Natomiast siedzibę firmy zajmuje część powierzchni domu.

Oczywiście dla realizacji tzw. ogrodu pokazowego podatniczka musi dokonać wydatków m.in. na rośliny, ziemię, korę, nawodnienie, obrzeża, chodniki, oświetlenie, ławki ogrodowe. Ponadto podatniczka w przedmiotowym ogrodzie chce zamontować urządzenia takie jak balia, jacuzzi, sauna ogrodowa.

Ogród pokazowy ma być utworzony na terenie prywatnego ogrodu (przy domu), ale ogród ten będzie wydzielony z ogrodu prywatnego.

Czy tego typu wydatki mogą stanowić koszt uzyskania przychodu?

Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w wydanej interpretacji indywidualnej z dnia 21.08.2024r. o sygn. 0113-KDIPT2-1.4011.421.2024.7.MAP wskazał, że „(…) Na podstawie powołanych przepisów oraz opisu sprawy stwierdzam, że wydatków związanych z wykonaniem ogrodu pokazowego nie można uznać za koszty uzyskania przychodu w prowadzonej przez Panią działalności gospodarczej, gdyż ogród pokazowy będzie się znajdował na terenie prywatnym - ogród, który Pani posiada służy celom prywatnym. To, że pod tym adresem znajduje się siedziba firmy nie przesądza o tym, że wydatki te będą związane z prowadzoną działalnością gospodarczą. Wydatki te bowiem przyczynią się do tego, aby uatrakcyjnić ogród będący Pani prywatną własnością. Zatem wydatki te mają charakter wydatków osobistych związanych z zaspokojeniem zwykłych, normalnych potrzeb danej osoby fizycznej.

Mając powyższe na względzie stwierdzić należy, że wydatki ponoszone na wykonanie ogrodu pokazowego (zakup roślin, ziemi, kory, nawodnienia, obrzeży, jacuzzi/sauny/balii), mają związek ze składnikiem majątku wykorzystywanym dla Pani celów osobistych. Nie mają, zatem związku z uzyskaniem, zachowaniem albo zabezpieczeniem źródła przychodów. Nie mogą one, zatem zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodu prowadzonej przez Panią pozarolniczej działalności gospodarczej.

Mając na uwadze opis sprawy oraz wyżej wskazane przepisy prawa podatkowego wskazać należy, wydatki ponoszone na wykonanie ogrodu pokazowego nie mogą zostać zakwalifikowane, jako koszty uzyskania przychodów, zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. (…)”.

W takim samym tonie, negatywnym dla podatnika wypowiedział się Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej w wydanej interpretacji indywidualnej z dnia 23.02.2024r. o sygn. 0115-KDIT3.4011.32.2024.2.JS.

Autor:

Krzysztof Ulicki

Źródła:

Ustawa z dnia 23.04.1964 r. Kodeks cywilny (Dz. U. z 2024 r. poz. 1061).

Ustawa z dnia 26.07.1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz. U. z 2025 r. poz. 163).

Ustawa z dnia 15.02.1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (Dz.U. 2025 poz. 278).

Ustawa z dnia 29.08.1997 r. - Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2025 r. poz. 111).

Rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 23.12.2019 r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz. U. z 2019 r. poz. 2544).

Interpretacja indywidualna z dnia 17.06.2025r. o sygn. 0114-KDIP2-2.4010.200.2025.3.PK

Interpretacja indywidualna z dnia 10.06.2025r. o sygn. 0112-KDIL2-2.4011.292.2025.1.AG.

Interpretacja indywidualna z dnia 29.11.2024r. o sygn. 0114-KDIP2-2.4010.507.2024.3.ASK

Interpretacja indywidualna z dnia 10.05.2023 r. o sygn. 0111-KDIB1-1.4010.139.2023.2.BS.

Interpretacja indywidualna z dnia 16.01.2009r. o sygn. IPPB5/423-155/08-2/MW.

Interpretacja indywidualna z dnia 13.02.2008r. o sygn. ILPB3/423-235/07-2/MC wydana przez Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu.

Interpretacja indywidualna z dnia 17.09.2014r. o sygn.  IPTPB3/423-193/14-6/GG

Interpretacja indywidualna z dnia 14.11.2007r. o sygn. ITPB3/423-46/07/AT wydana przez Dyrektora Izby Skarbowej w Bydgoszczy.

Interpretacja indywidualna z dnia 24.04.2012 r. sygnatura IBPBI/2/423-70/12/MO.

Interpretacja indywidualna z dnia 21.08.2024r. o sygn. 0113-KDIPT2-1.4011.421.2024.7.MAP.

Interpretacja indywidualna z dnia 23.02.2024r. o sygn. 0115-KDIT3.4011.32.2024.2.JS.