Co to jest numer KRS i jak działa?

Przy zakładaniu własnej firmy należy dopełnić szeregu obowiązków rejestracyjnych. Jednym z nich jest obowiązek dokonania wpisu do Krajowego Rejestru Sądowego. Jakkolwiek nie dotyczy on każdego rodzaju działalności gospodarczej, warto wiedzieć, czym w swej zasadniczej istocie jest KRS oraz jaki jest sposób jego działania. Sytuacja na polskim rynku gospodarczym zmienia się bowiem tak dynamicznie, że zachodzi bardzo duże prawdopodobieństwo konieczności przekształcenia dotychczasowej formy własnościowej przedsiębiorstwa w inną, wymagającą załatwienia wszelkich formalności związanych z KRS. Mając to na uwadze, warto zapoznać się z procedurami dokonywania wpisu firmy do Krajowego Rejestru Sądowego.

Czym jest KRS?

Krajowy Rejestr Sądowy (KRS) w polskiej gospodarce pełni podobne funkcje jak Centralne Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej (CEIDG). Jest to zatem jeden z najbardziej znanych rejestrów firm i przedsiębiorstw funkcjonujących na terenie całego kraju. Ponadto w jego zasobach znajdują się również wykazy rozmaitych organizacji i stowarzyszeń.

Trzeba mieć świadomość, że oba rejestry – choć funkcjonują na podobnych zasadach – rejestrują nieco inne podmioty. I tak w KRS poza spisem przedsiębiorców, znajdują się również rejestry stowarzyszeń, rozmaitych fundacji, samodzielnych zakładów publicznej opieki zdrowotnej, a także organizacji społecznych i zawodowych. Osobnym rejestrem jest też spis niewypłacalnych dłużników.

Jakie dane zawarte są w rejestrze przedsiębiorców?

Do rejestru przedsiębiorców wpisuje się pewne kategorie podmiotów gospodarczych. Dotyczy to przede wszystkim różnego rodzaju spółek (jawnych, partnerskich, komandytowych, komandytowo-akcyjnych, akcyjnych oraz z ograniczoną odpowiedzialnością), jak również spółdzielni, spółek europejskich oraz europejskich zgrupowań interesów gospodarczych. Ponadto w wykazach rejestru przedsiębiorców znajdują się również państwowe firmy, jednostki badawczo-rozwojowe, towarzystwa wzajemnych ubezpieczeń, główne oddziały zagranicznych towarzystw ubezpieczeniowych, a także działające na terenie Polski filie zagranicznych przedsiębiorstw.

Rejestr przedsiębiorców to jawny wykaz, do którego swobodny dostęp mają wszystkie zainteresowane osoby i podmioty. Co do zasady, powinien on zawierać wyłącznie aktualne dane zgodne ze stanem faktycznym. Za wszelkie zaniedbania i nieścisłości w tym względzie odpowiada przedsiębiorca, na którego w takim wypadku mogą zostać nałożone określone sankcje karne. Dlatego też firmy powinny na bieżąco kontrolować odnoszące się do nich dane wpisane do KRS.

Kto jest posiadaczem numeru KRS?

Numer KRS wystawia się jedynie dla tych podmiotów, które zostały wpisane do tego rejestru. Nie dotyczy to natomiast firm i przedsiębiorstw widniejących jedynie w wykazach CEIDG. Organizacje, które dysponują numerem KRS, można bez trudu znaleźć na prowadzonej przez Ministerstwo Sprawiedliwości stronie internetowej. Do wyszukiwania jednostki gospodarczej poza samym numerem KRS można wykorzystać także REGON, NIP oraz nazwę firmy i adres jej siedziby.

Po udzieleniu zapytania wyszukiwarka wyświetla elementarne dane dotyczące danej spółki lub innej organizacji. W razie potrzeby istnieje możliwość wydrukowania tych danych. Dzięki wyszukiwarce KRS można łatwo sprawdzić numery rejestrowe poszczególnych firm, a także przekonać się, na jakich zasadach działają określone spółki. Wspomniany dokument w pewnych okolicznościach może również stanowić dowód w postępowaniach sądowych. Często dołącza się go do pozwu dotyczącego potwierdzenia autentyczności przekazanych przez podmiot danych na temat adresu lub faktycznego rodzaju prowadzonej działalności.

W jaki sposób dochodzi do dokonania wpisu do rejestru KRS?

W większości przypadków osoby rozpoczynające działalność gospodarczą w formie spółki lub innej wyszczególnionej w prawie muszą same złożyć wniosek do KRS z zawartą w nim prośbą o dokonanie wpisu do rejestru. Tylko w wyjątkowych sytuacjach taki wpis w KRS może pojawić się z urzędu, bez konieczności starania się o niego przez dany podmiot. Aby dokonać wpisu, należy najpierw zastanowić się, w jakiej formie chcemy prowadzić działalność, od tego bowiem zależy wybór odpowiedniego formularza (przy różnych typach spółek obowiązują różne dokumenty). Wzory formularzy dostępne są w urzędzie, można jednak także je wydrukować z zasobów internetowych. Wpisu trzeba dokonać w ściśle określonym terminie, wyznaczonym na 7 dni od momentu powstania spółki (określanego przez datę zawarcia umowy między wspólnikami).

Wniosek o dokonanie wpisu w KRS składa się osobiście w sądzie lub za pośrednictwem Internetu. W tym drugim wypadku wymagany jest podpis elektroniczny albo potwierdzenie swojej tożsamości za pośrednictwem profilu zaufanego ePUAP. Wniosek jest płatny, dlatego też do jego pozytywnego zweryfikowania niezbędne jest uiszczenie stosownej należności finansowej w ustalonej przez sąd wysokości. Niekiedy trzeba opłacić również ogłoszenie wpisu w Monitorze Sądowym i Gospodarczym, jeśli zachodzi konieczność takiego ogłoszenia.