Kadry i Płace w programie Systim

Program kadry i płace cz. 4 - zakładka "Płace"

Płace

Zakładka „Płace” umożliwia tworzenie listy płac, harmonogramów pracy, generowanie deklaracji oraz dodawanie premii i potrąceń dla wybranych pracowników.

Lista płac

Na liście płac widzimy wszystkie wystawione listy płac z podziałem na miesiące.



Po kliknięciu ikony „opcje” przy danej liście płac ukażą się dodatkowe opcje: edycja listy płac, wydruk, pobranie listy płac do PDF, pobranie listy wypłat, zaksięgowanie płac brutto, zaksięgowanie składek ZUS pracodawcy, wykonanie przelewów do banku, usunięcie listy płac.

Konfiguracja

Na początek przejdźmy do opcji „konfiguracja” widocznej w zakładce menu.



W nowym oknie widoczne będą kolejne opcje podzielone na sekcje: dane konfiguracyjne, składniki płacowe brutto, wypłacanie zasiłków i okresy rozliczeniowe.

Deklaracje podatkowe

Kolejna zakładka opcji - „Deklaracje” umożliwia wygenerowanie deklaracji podatkowych dla pracowników.

Dostępne są do wygenerowania takie deklaracje jak: PIT-11, PIT-37, PIT-40 PIT-4R, PIT-8AR, IFT-1/-1R. Program automatycznie uzupełnia pola deklaracji na podstawie rachunków i list płac wprowadzonych w programie, ale daje też możliwość modyfikacji niektórych danych.

Deklaracje generujemy poprzez przycisk „pobierz”. Natomiast po utworzeniu wybranej deklaracji ukaże się ona na liście, a w ikonie „opcje” będziemy mogli wybrać opcję dotyczącą danej deklaracji, np. edycja deklaracji, usunięcie deklaracji, wygenerowanie do formatu PDF, pobranie deklaracji w formie XML oraz możliwość wysłania elektronicznie z użyciem danych autoryzujących lub podpisu elektronicznego.

Aby utworzone deklaracje wysłać elektronicznie bezpośrednio do urzędu skarbowego przy wykorzystaniu podpisu elektronicznego lub danych uwierzytelniających, należy zainstalować bezpłatny dodatkowy program SystimPlus . Pamiętając jednak przy tym, że aby móc wysłać daną deklarację podpisem należy dany podpis zakupić i zainstalować na komputerze.

Premie pracownicze

Przejdźmy teraz do widocznej po lewej stronie opcji „premie pracowników”. W tym miejscu możemy wprowadzać premie pracowników.

W tym celu użyjemy przycisku „dodaj premię”. Następnie wybieramy pracownika, jego umowę, składnik, do którego premie mają być naliczane, kwota oraz okres, za który premia jest przyznana („miesiąc od” i „miesiąc do” - premia w określonej wysokości przyznawana będzie co miesiąc). Po wprowadzeniu danych zapisujemy przyciskiem „zapisz”.






Premia pojawi się na liście premii, gdzie możemy ją edytować lub usunąć – ikona „opcje”. Dodana premia będzie automatycznie dodawała się podczas tworzenia listy płac i rachunku do wybranej umowy tego pracownika.




Potrącenia pracownicze

Podobnie wygląda zakładka opcji „potrącenia pracownicze”. Nowe „potrącenie pracownicze” dodajemy przy pomocy opcji „dodaj potrącenie”.



Należy tu wybrać pracownika, następnie rodzaj potrąceń (np. komornicze), kwotę łączną, która ma zostać potrącona (łączną całkowitą kwotę, nie chodzi tu o kwotę miesięczną!) i ewentualny dodatkowy opis. Program na liście płac umożliwi dobranie i wyliczenie kwoty potrącenia odpowiednio do możliwości finansowych pracownika.


W momencie tworzenia rachunku czy list płac program wyświetli informację o istniejących potrąceniach i pozwoli na odliczenie ich od wypłaty pracownika. Omówimy to jeszcze przy tworzeniu listy płac.

Po naliczeniu potrącenia do danego rachunku/listy płac będzie można w edycji danego potrącenia zobaczyć szczegóły — co zostało naliczone, gdzie i w jakiej kwocie. Aby przejść do edycji (lub usunąć dodane potrącenie) klikamy ikonę „opcję”.




Harmonogramy czasu pracy

Następnie przejdźmy do zakładki opcji „harmonogramy pracy”. W tym miejscu możemy określić harmonogramy pracy dla danych grup pracowników. Harmonogramów możemy utworzyć dowolną ilość. Dzięki tworzeniu harmonogramów pracy program będzie mógł samodzielnie i automatycznie naliczać wynagrodzenia chorobowe, urlopowe, potrącać za urlop bezpłatne, obliczać ekwiwalenty i wykonywać inne istotne dla kadr i płac obliczenia.

Klikając na „harmonogramy pracy” przejdziemy do listy utworzonych harmonogramów. Klikając w ikonę „opcję” przy danym harmonogramie widzimy dostępne opcje – edycja grafiku czasu pracy, wypełnij grafik czasu pracy i możliwość usunięcia grafiku pracy.


Aby edytować już dodany harmonogram, należy kliknąć ikonę "opcje" i wybrać "wypełnij harmonogram czasu pracy"




Aby dodać harmonogram musimy kliknąć przycisk „dodaj nowy harmonogram”. Otworzy się małe okienko z możliwością uzupełnienia wybranych pól. Obowiązkowo musimy podać nazwę harmonogramu, wybrać jaki dzień będzie dniem wolnym wg tego harmonogramu oraz opcjonalnie powinniśmy podać normę dobową, oraz jakie godziny będą godzinami nocnymi. Następnie klikamy „zapisz”, aby utworzyć harmonogram.


Po dodaniu harmonogramu musimy wypełnić go jeszcze planowanymi godzinami pracy. W tym celu wybierzemy drugą opcję „wypełnij grafik czasu pracy” i tam będziemy mogli ustalić, w jakie dni i po ile godzin pracować mają pracownicy zatrudnieni wg danego harmonogramu. Dodatkowo zobaczymy informacje zaczytane z dodanego harmonogramu pracy, takie jak: ustalony dzień wolny, norma dobowa i zakres godzin nocnych. U góry widzimy jeszcze możliwość wyboru harmonogramu dla danego roku – po kliknięciu rozwinie się lista z wyborem.




Następnie wybierzmy, czy chcemy edytować harmonogram w trybie uproszczonym — gdzie podajemy tylko czas pracy w godzinach — czy w trybie szczegółowym, gdzie podajemy dodatkowo również dokładne godziny rozpoczęcia i zakończenia czasu pracy. Drugi tryb będzie miał dla nas znaczenie, jeśli chcemy w naszym zakładzie pracy rozliczać nadgodziny i pracę w nocy. Wówczas istotne jest dla programu podawanie dokładnego czasu pracy w godzinach, aby program mógł odpowiednio wyliczyć nadgodziny. W przeciwnym wypadku będzie to niemożliwe.




Harmonogram czasu pracy możemy wypełniać ręcznie lub automatycznie. Aby wypełniać go ręcznie, wystarczy, że wybierzemy dany dzień i wpiszemy w niego odpowiednie godziny pracy. Aby wypełnić automatycznie, wybierzmy opcję „wypełnij”.


Po wybraniu opcji pojawi się okno, w którym możemy automatycznie wypełnić cały kalendarz za dany rok trybem tygodniowym (po 5 dni pracy) – podajemy, ile godzin dziennie pracownik ma do przepracowania i wybieramy w jakich godzinach. Dodatkowo możemy odhaczyć także opcję „pomiń święta” oraz „pomiń niedzielę”.

Możemy również wybrać tryb „mieszany”, tutaj wypełniamy w okienkach wzór, według którego program ma wypełnić harmonogram. Np. wpisując tutaj 12 12 0 0 - i pozostawiając pozostałe okna puste, kalendarz wypełni się w sposób charakterystyczny dla zrównoważonego czasu pracy — najpierw dwa dni po 12 godzin, następnie dwa dni wolne. Ponieważ kolejne pola pozostawiliśmy puste, to kolejne dni będą wypełniane znów od początku — najpierw dwa dni po 12 godzin, potem dwa dni wolne. Poniżej możemy również wybrać, aby w tym trybie program pomijał święta i/lub niedzielę. W tym trybie program będzie ignorował dzień wolny.


Następnie wybieramy jeszcze, od kiedy program ma wypełnić harmonogram i klikamy „wypełnij”. Po wypełnieniu możemy zamknąć to okienko, wprowadzić ewentualne ręczne zmiany do harmonogramu i kliknąć „zapisz”.

Opcja „wypełnij” wygląda prawie identycznie również przy trybie harmonogramu „szczegółowy”.

Po wypełnieniu danego roku zapisujemy i przechodzimy do wypełniania kolejnego roku harmonogramu. Kolejny rok możemy wypełnić też później.

Jeden harmonogram czasu pracy przeznaczony jest do użytku przez wiele lat, nie należy więc tworzyć harmonogramów czasu pracy oddzielnie w kolejnych latach.

Gdy dodamy już harmonogram czasu pracy, musimy przejść do umowy danego pracownika i w umowie wybrać jeden z harmonogramów, którego umowa dotyczy. Jest to niezbędne aby program mógł prawidłowo powiązać umowę z harmonogramem pracy i dzięki temu poprawnie naliczać składniki płacowe. W tym celu przechodzimy do zakładki umowy, wchodzimy w edycję jednej z umów i uzupełniamy pole „harmonogram”.

Dodawanie nowej listy płac

Powróćmy teraz do zakładki „płace”. Tu wybierzmy opcję „listy płac”. Zobaczymy tutaj zestawienie list płac za poszczególne miesiące i lata.


Warto zwrócić tutaj uwagę na kolumnę „wypłacono”, gdzie pokazuje się informacja o dacie wypłaty danej listy płac. Data ta ma bardzo duże znaczenie dla poprawności działania programu, zarówno w listach płac, jak i w rachunkach. Początkowo data ta jest pusta, ale powinniśmy ją uzupełnić, gdy tylko będziemy wiedzieli, że wynagrodzenia zostały wypłacone.

Przykładowo, jeśli wypłaciliśmy wynagrodzenia za grudzień w styczniu (załóżmy, że 11 stycznia), to wpisujemy tam datę styczniową. Wówczas za styczeń wyślemy deklarację ZUS. Również kwoty zaliczek na podatek uwzględnimy w deklaracjach PIT11 i PIT4 za styczeń. Płatne zaś będą — zarówno składki ZUS, jak i zaliczki — dopiero w lutym.

Kliknijmy przycisk „dodaj nową listę płac”, aby dodać nową listę, wybierzmy tutaj dowolny rok i miesiąc. Po kliknięciu „Zapisz”, program utworzy listę płac za dany miesiąc.

Taka właśnie dodana lista płac powinna się wówczas pojawić na liście na ekranie. Przy każdym z pracowników na liście płac dostępne są ikony „opcje” umożliwiające edycję danych płacowych (składników), edycję danych pracownika oraz usunięcie pracownika z danej listy płac.

Następnie możliwe jest pobranie listy płac do PDF oraz listy płac w formie podzielonej na strony, aby można wykorzystać jako tzw. paski wypłat dla pracowników, jest tu również możliwość wydrukowania listy płac.

Ostatnią z opcji jest edycja, po kliknięciu tej opcji przejdziemy do edycji danej listy płac. Program automatycznie po dodaniu nowej listy płac wypełni ją pracownikami, którzy w danym miesiącu mają umowy o pracę. Jeśli w danym miesiącu pracownik ma dwie lub więcej umów, lub aneksem zmieniono istotny parametr tejże umowy (np. wymiar czasu pracy), to na liście płac wystąpi taka osoba dwukrotnie. Jeśli później dodamy nowego pracownika i nową umowę, to trzeba go będzie jeszcze ręcznie dodać na listę płac — w dolnej jej części będą wyświetlone wszystkie osoby, które w danym momencie mają zawarte umowy.

Zwróćmy uwagę, że po wejściu w daną listę płac po lewej stronie pojawi się opcja „lista płac nr .......” - opcja ta pozwoli nam szybko wrócić do edycji ostatnio przeglądanej listy płac.

Przy każdym z pracowników na liście płac dostępne są ikony umożliwiające usunięcie danego pracownika, przejście do edycji jego danych, oraz edycję jego składników płacowych.


Po kliknięciu w pierwszą opcję przejdziemy bezpośrednio do edycji danych płacowych danego pracownika.


Program automatycznie po pierwszym wejściu w edycję płac danej osoby uzupełni je o dane właściwe dla jego umowy — wpisze takie składniki płacowe jak na umowie. Następnie naszym zadaniem jest ewentualna korekta podstawowych składników płacowych, takich jak podstawa wynagrodzenia, premie i inne. Program umożliwia zarówno przeliczanie z kwoty netto do kwot brutto, jak i w odwrotną stronę, a także przeliczanie z kwoty brutto pracodawcy do kwoty brutto i następnie netto.

Po wejściu w płace danego pracownika program najpierw automatycznie obliczy kwotę wynagrodzenia proporcjonalnie do okresu zatrudnienia danego pracownika (jeśli pracownik zakończył pracę w połowie miesiąca, to program obliczy wynagrodzenie, proporcjonalnie uwzględniając jego harmonogram płac).

Aby naliczyć płace dla danego pracownika, musimy zastosować kilka opcji — najpierw musimy obliczyć wynagrodzenie, odejmując od niego czas nieprzepracowany (np. urlopy bezpłatne). Po kliknięciu przycisku „oblicz” przy wynagrodzeniu podstawowym program automatycznie zliczy ten czas na podstawie harmonogramu i kalendarza pracowniczego, ale da nam możliwość skorygowania obliczonych w ten sposób godzin.

Po kliknięciu „przelicz wynagrodzenie” kwoty zostaną automatycznie przeliczone. Warto zwrócić uwagę, że proporcjonalnie zostaną zmniejszone tylko te składniki płacowe, które w „konfiguracji” -> „składniki płacowe” oznaczone zostały jako „obliczaj proporcjonalnie przy urlopie bezpłatnym”. Jeśli dany składnik nie jest zależny od urlopu bezpłatnego, to można tam oznaczyć, aby nie był w ten sposób obliczany. Wówczas na liście płac pojawi się on w pełnej, miesięcznej kwocie. Warto jeszcze zwrócić uwagę, że jeśli program ma informacje o urlopach bezpłatnych danego pracownika, to przy przycisku „oblicz” pojawi się ikonka „wykrzyknik” to sygnalizująca.

Następnie możemy obliczyć wynagrodzenie urlopowe, podobnie jak powyżej użyjemy do tego przycisku „oblicz” znajdującego się przy polu „wynagrodzenie urlopowe”. Jeśli dany pracownik w miesiącu miał urlop, to również przy przycisku pojawi się ikonka „wykrzyknik”. Program automatycznie zliczy ilość godzin urlopu wypoczynkowego, godziny pracy, oraz kwoty wypłat z 3 ostatnich miesięcy na podstawie archiwalnych list płac, harmonogramów i kalendarzy pracowniczych, ale pozwoli na dowolną modyfikację tego wyliczenia, jeśli będzie to niezbędne, np. gdy chcemy zwiększyć ilość miesięcy do ustalenia podstawy, zmienić składniki wynagrodzeń, lub zmienić ilość godzin do wyliczenia urlopu. Jest to zwłaszcza przydatne, gdy w programie nie mamy jeszcze wprowadzonych danych archiwalnych z poprzednich okresów.

Do obliczania wynagrodzenia urlopowego program uwzględni tylko te składniki płacowe, które zostały oznaczone w „konfiguracji” -> „składniki brutto” jako „uwzględnij w obliczaniu wynagrodzenia urlopowego”, dlatego warto wpierw skonfigurować dane w tej zakładce. Po sprawdzeniu danych klikamy „zastosuj”, aby zapisać obliczenia.

Poniżej następnie klikamy opcję „oblicz” przy wynagrodzeniu chorobowym, aby obliczyć to wynagrodzenie za dany miesiąc. Program automatycznie obliczy wynagrodzenie chorobowe, zasiłek i potrącenie na podstawie wprowadzonych do programu danych i przedstawia wyniki w formie kalkulatora. Możemy na tym etapie zmodyfikować wprowadzone tam dane, jeśli nie są prawidłowe, np. ze względu na brak danych archiwalnych. Do obliczania wynagrodzenia chorobowego program uwzględni tylko te składniki płacowe, które zostały oznaczone w "konfiguracji -> składniki płacowe" jako „uwzględnij w obliczaniu wynagrodzenia chorobowego”, dlatego warto wpierw skonfigurować dane w tej zakładce. Po sprawdzeniu danych klikamy „zastosuj”, aby zapisać obliczenia.

W składnikach płacowych dostępna jest też opcja „dodaj składniki płacowe”, która umożliwia przejście do edycji składników płacowych, pamiętajmy jednak, że jej wybranie spowoduje zamknięcie tego okienka. Poniżej znajdują się składniki ZUS i koszty uzyskania przychodu, które automatycznie zostaną przeniesione z umowy, można je jednak również na tym etapie edytować.

Ważnym elementem są wyliczane przez program podstawy ubezpieczeń z ubiegłych miesięcy tego roku, kwoty do opodatkowania z ubiegłych miesięcy tego roku oraz kwoty odliczone za prawa autorskie. Kwoty te obliczone zostaną proporcjonalnie na podstawie archiwalnych list płac (i odpowiednio rachunków), ale możemy je tu zmienić, jeśli w programie brak danych archiwalnych. Kwoty te używane są do obliczania momentów, kiedy pracownik przekroczy określone progi, np. próg odliczania autorskich kosztów uzyskania przychodu, próg opłacania składek emerytalnych i rentowych czy próg podatkowy (32%).

Na koniec danego miesiąca pamiętajmy o terminowej wypłacie wynagrodzeń, uzupełnieniu pól „data wypłaty” w rachunkach i listach płac, wydrukowaniu zestawień płac i rachunków dla celów archiwalnych, wysłaniem deklaracji ZUS (ZUA, ZZA, DRA i innych). Na koniec roku pamiętać należy o przesłaniu deklaracji PIT-4R i PIT-11 do urzędu skarbowego.

Eksport do banku

Opcja pozwala na eksport listy płac w formie przelewów do banku. Po zaznaczeniu list płac klikamy opcję”eksportuj do banku” i odznaczamy opcję „zaznacz jako wypłacone”, następnie klikamy przycisk „eksportuj”.

Zestawienie podatkowe

Opcja opisana została we wcześniejszych częściach (stronach).




Sprawdź wszystkie funkcjonalności programu Systim: >> KLIKNIJ <<


← Powrót do "Kadry i Płace cz. 3"




30 dni testów za darmo, bez zobowiązań

Zobacz pełny cennik

Księgowość w Systim - wideo

← Sprawdź poradnik wideo