Automatycznie pojawią się tutaj też informacje o delegacjach wprowadzanych w zakładce „delegacje”. Wprowadzamy tu dane, które później zostaną użyte na liście płac dla obliczenia różnych kwot wynagrodzeń urlopowych, chorobowych, potrąceń za urlopy bezpłatne itd.

W podzakładce "Nieobecności", klikając na dowolny dzień, możemy dodać nowe zdarzenie, podając jego rodzaj, czas trwania oraz ewentualny dodatkowy opis i zatwierdzając przyciskiem „Zapisz”.

Dodane zdarzenie możemy przesuwać „chwytając” je i przeciągając w inny dzień na kalendarzu. Można je również przedłużyć na kolejne dni, „chwytając” je z prawej skrajnej strony i przeciągając dalej. Można wreszcie — po najechaniu na dany element, użyć czerwonego przycisku „usuń”, aby dane zdarzenie usunąć.

Informacje które wprowadzimy na kalendarzu będą później brane pod uwagę przy naliczaniu m.in. listy płac, wynagrodzenia urlopowego, chorobowego i urlopów.

Pierwsza zakładka "Czas pracy" umożliwia dla danego miesiąca i dla danego pracownika ustalić jego faktyczny czas pracy.

Aby dokładnie rozliczać czas pracy (godziny nadliczbowe, nocne itd.), na początek należy włączyć na koncie pracownika zapisywanie czasu pracy w formie godzin od-do. Domyślnie dostępna jest opcja wpisywania wyłącznie ilości przepracowanych godzin, która pozwala na wygodniejsze wprowadzanie czasu pracy, ale uniemożliwi automatyczne naliczanie godzin nadliczbowych, nocnych itd. Aby to zmienić w module „administracja” wybieramy opcję „Rodzaj kalendarza w czasie pracy” i ustawiamy na „szczegółowy”. Ta opcja znajduje się w zakładce „Konfiguracja” → opcja „ dane konfiguracyjne” → pole „Rodzaj kalendarza czasu pracy pracownika”.

Informacje tu wprowadzone również będą później brane pod uwagę przy naliczaniu m.in. listy płac, wynagrodzenia urlopowego, chorobowego i urlopów.

Od tej chwili każdy użytkownik programu będzie mógł wprowadzać swoje godziny pracy w trybie szczegółowym, czyli z podaniem od której, do której godziny pracował.

W tym miejscu można dla danego pracownika uzupełnić jego faktyczny czas pracy. Możemy zrobić to automatycznie na dwa sposoby:

• Pierwsza opcja, to zaimportowanie czasu pracy z zestawienia czasu pracy, który pracownik wprowadził w zakładce „czas pracy” - do tego służy opcja „pobierz z czasu pracy”. Po kliknięciu tej opcji kalendarz zostanie wypełniony zgodnie z tym, co wpisał pracownik. Istotne jest, aby w edycji danego pracownika (w kadrach) powiązać go z użytkownikiem (w zakładce użytkownicy, czyli z osobą, która się loguje do programu). Tylko dzięki tej ustawionej opcji program wie, z którego użytkownika pobrać dane. Jeśli powiązania brak, to wyświetli się komunikat w nawiasie „(Brak konta użytkownika)”.
• Druga opcja, to wypełnienie kalendarza wg obowiązującego danego pracownika w danym miesiącu grafiku — to można wykonać opcją „pobierz dane z grafiku”. Wymaga to wcześniejszego wypełnienia harmonogramu pracy za dany miesiąc. Dane można również wpisywać ręcznie, jak i edytować w późniejszym czasie, np. już po zaimportowaniu ich z grafiku czy czasu pracy. Jeżeli nie posiadamy harmonogramu, to widoczna będzie opcja w nawiasie „(Brak harmonogramu)”.

Po wprowadzeniu wszystkich danych zatwierdzamy je przyciskiem „zapisz”. Tworzenie grafików czasu pracy omówimy w dalszej części.

Następnie na liście pracowników będziemy mogli pobrać ewidencję czasu pracy, klikając ikonę „opcje” i wybierając „pobierz ewidencję czasu pracy”. Pamiętając jednak przy tym, iż należy przed wygenerowaniem ewidencji dodać w konfiguracji okresy rozliczeniowe (opcja „okresy rozliczeniowe” i przycisk „dodaj okres rozliczeniowy”) oraz o dodaniu umowy dla danego pracownika (zakładka umowy i przycisk „dodaj umowę”). Teraz możemy wygenerować ewidencję.

W ewidencji tej zobaczymy naliczone pracownikowi nadgodziny, godziny pracy wg grafiku i faktyczne. Tak będzie wyglądała ewidencja czasu pracy wybranego pracownika w pobranej wersji PDF:

Dodawanie nowych pracowników

Aby rozpocząć pracę z kadrami i płacami, zacznijmy od pierwszego etapu — przyjęcia nowego pracownika. W tym celu wchodzimy do zakładki Kadry i klikamy przycisk „dodaj nowego pracownika”, lub klikamy ikonkę „zielony plus” w prawym górnym rogu listy pracowników.

Kliknięcie na zielony znak „plus” spowoduje otwarcie nowego okna z możliwością wprowadzenia wszelkich danych dotyczących danego pracownika.

W nowym oknie należy wprowadzić dane dotyczące pracownika. Program wymusza na nas uzupełnienie podstawowych danych oznaczonych czerwoną gwiazdką – obowiązkowe jest tutaj tylko pole z imieniem i nazwiskiem danej osoby, resztę pól system pozwala uzupełnić w późniejszym czasie. Jednakże warto wprowadzić w tym miejscu wszystkie dane, które posiadamy o pracowniku, ponieważ będą one później łatwiejsze do odszukania oraz dodatkowo ułatwią wystawianie innych dokumentów na podstawie wprowadzonych danych.

W formularzu są również widoczne pola oznaczone zieloną gwiazdką i są one wymagane do uzupełnienia w celu poprawnego generowania deklaracji ZUS (np. DRA, ZUA). W związku z czym warto uzupełnić dane takie jak: drugie imię, płeć, pesel, data urodzenia, miasto, gmina, kod tytułu ubezpieczenia, kasa chorych itd., ponieważ bez uzupełnienia tych danych niektóre opcje mogą działać nieprawidłowo oraz spowodują niepoprawne zaimportowanie (wygenerowanych w Systim) deklaracji do programu „Płatnik” - pojawi się komunikat z błędem krytycznym.

Z ważnych pól w tym oknie warto zwrócić uwagę na:

1. Status („zatrudniony” bądź „archiwalny”) - pole to określa, czy dany użytkownik jest obecnie zatrudniony, czy planuje się go zatrudnić w przyszłości lub też nie jest zatrudniony, ale trzeba go jeszcze rozliczyć, np. w kwestii zaliczek czy wysłania deklaracji PIT. Jeśli dany pracownik przestał już u nas pracować najlepiej oznaczyć go jako „archiwalny” - taki pracownik nie będzie pojawiał się na liście pracowników, chyba że specjalnie wybierze się opcję, aby program takich pracowników jednak wyświetlał.
2. Pole „Data ważności badania lekarskiego” i „Data następnego szkolenia BHP” -uzupełnienie danego pola będzie skutkowało późniejszą możliwością podglądu kiedy zbliża się termin końca ważności badania lub obowiązek przeprowadzenia następnego szkolenia BHP. Przypomnienia będą pojawiały się na panelu głównym na koncie Systim (zaraz po zalogowaniu się do konta) oraz informacja widoczna będzie także w kolumnach na liście pracowników.
3. Pole „Urząd Skarbowy” -po kliknięciu w dane pole pojawia się rozwijana lista wyboru z której można wybrać Urząd Skarbowy do którego ma zostać przypisany dany pracownik.
4. Pole „Udziały w firmie” - jest istotne, jeśli dana osoba jest właścicielem firmy — pozwoli to wtedy prawidłowo wyliczyć kwoty na deklaracjach PIT.
5. Pole „Przypisany użytkownik” - po kliknięciu w dane pole pojawia się lista wyboru zapisanych w programie użytkowników. Po wybraniu z listy danego użytkownika zostaje on przypisany do pracownika.

Poza tym warto uzupełnić resztę danych o pracowniku oraz wszystkie adresy w zakładce „adresy”, jak również uzupełnić zakładkę „ZUS” — dane te będą potrzebne do wygenerowania deklaracji ZUS i podatkowych. Warto również uzupełnić historię wykształcenia i doświadczenia, dzięki czemu program samodzielnie obliczy dla danego pracownika datę przejścia na 26-dniowy wymiar urlopu (wybierając opcję „przelicz urlop”).

W zakładce parametry dodatkowe możemy wprowadzić różne informacje dodatkowe o pracowniku. Przykładowo w module administracja → parametry dodatkowe możemy zdefiniować taki parametr dla pracowników jak „rozmiar obuwia”, jeśli potrzebujemy ten parametr aby zapewnić np. pracownikom budowlanym służbowe obuwie.

Następnie w zakładce „parametry dodatkowe” pojawi się okienko „Rozmiar obuwia”, gdzie możemy wpisać jego rozmiar. Można w ten sposób utworzyć dowolną ilość parametrów dodatkowych. Parametry te można również zamieszczać na umowach i rachunkach.

W zakładce „historia zmian” będziemy mogli w przyszłości obserwować, jakie zmiany były wprowadzane do danych dotyczących pracowników.

Po uzupełnieniu danych klikamy „zapisz”, aby dane zapisać a po zapisaniu trafiamy z powrotem na listę pracowników.

Po zapisaniu trafiamy na listę pracowników. Tu zwróćmy uwagę na filtry w górnej części strony, nad listą pracowników. Dzięki nim możemy wyświetlić pracowników według: „wszystkich”, tylko „aktywnych” (zatrudnieni), lub tylko „archiwalnych”.

Dodatkowo obok listy wyboru filtrowania widoczne jest puste pole z możliwością wyszukiwania pracownika po nazwie – wystarczy uzupełnić pole o wybrane dane pracownika, np. imię, nazwisko, pesel etc. Po wpisaniu wybranego słowa wyszukiwania, należy kliknąć znajdującą się obok ikonę „lupy” - program dokona wyszukiwania i wyświetli na liście odnalezionego (poszukiwanego) pracownika.

Na liście pracowników warto zwrócić uwagę na kolumny — klikając w nazwy kolumn, możemy posortować daną listę według wybranych nazw kolumn. Jest to zwłaszcza przydatne, gdy chcemy sprawdzić, komu kończą się terminy badań lekarskich lub szkoleń BHP — wystarczy kliknąć daną kolumnę, by posortować pracowników od tych, którym termin badania/szkolenia BHP wygasają w najbliższym czasie, do tych którym wygasają najpóźniej.

Płatnik

W zakładce „Płatnik” mamy możliwość podejrzenia listy wygenerowanych dokumentów do ZUS (np. DRA, ZUA). Widoczna jest ikona „opcje”, która umożliwia pobranie deklaracji do formatu XML (i następnie zaimportowanie dokumentu do programu Płatnik. Zaimportowaną do Płatnika deklarację można następnie w Płatniku przesłać do ZUS lub wydrukować) oraz możliwość usunięcia utworzonej deklaracji.

Ta opcja zostanie opisana bardziej szczegółowo w kolejnych częściach (stronach).

Historia edycji

Na koniec warto jeszcze wspomnieć o opcji „historia edycji” - opcja podglądu historii edycji, dzięki której wiemy kto utworzył danego pracownika, kto go edytował i kiedy (lista ta jest niezbędna, aby program spełniał wymogi dotyczące ochrony danych osobowych).

Tak więc, dana opcja pokaże nam wymagane przez ustawę o ochronie danych osobowych informacje o pracownikach i edycjach ich danych. Listę tą można także wydrukować z poziomu przeglądarki.

Składki ZUS właścicieli

Z opcji menu warto zwrócić uwagę również na podzakładkę „składki ZUS właścicieli”, dzięki której można wprowadzać składki opłacane przez właścicieli firmy.

W tej opcji widzimy listę wszystkich dodanych składek ZUS właścicieli firmy z możliwością dodania nowych składek poprzez kliknięcie przycisku „dodaj składki ZUS”.

W nowym oknie należy uzupełnić dane dotyczące składek właścicieli. Należy pamiętać, aby składkę za Fundusz Pracy księgować bezpośrednio do KPiR - moduł „Księgowość” zakładka „KPiR”. Składki zdrowotne można wpisać jedynie w tę zakładkę. Pozostałe składki również zalecamy księgować bezpośrednio do KPiR. W tej zakładce najlepiej wprowadzać jedynie składki zdrowotne.

Pozostałe składki ZUS można albo zaksięgować albo wpisać również w opcji „Składki ZUS”. Jednakże należy pamiętać, aby nie księgować ich w dwóch miejscach - nie można pozostałych składek zaksięgować w KPiR i w opcji „Składki ZUS”.

Wprowadzone zapłacone składki właścicieli zaksięgowane do KPiR znajdą się tylko w KPiR, natomiast cała reszta zarejestrowanych składek (poprzez opcję „Składki ZUS”) nie pojawi się w KPiR. Tak więc uzupełnienie danych w okienku „Składki ZUS” nie powoduje zaksięgowania danych do KPiR, ale będą one uwzględnione przy obliczaniu zaliczki na podatek i w deklaracjach.

Wszystkie wprowadzone składki zostaną uwzględnione przy naliczaniu podatku, co będzie widoczne na deklaracjach oraz w „zestawieniu podatkowym PIT”.

Oznacza to, że wszystkie zaksięgowane zapłacone składki ZUS zostaną przeniesione do deklaracji i zestawienia podatkowego PIT. Z wprowadzonych danych będzie można utworzyć ww. dokumenty.

Istotne są tu pola „za okres” oraz „okres odliczenia”. Przykładowo jeśli składka ZUS dotyczy okresu pracy „za luty 2018”, to pole „za okres” będzie ustawione na „2017-02” zaś pole „okres odliczenia” będzie ustawione na „2017-03”, czyli okres w którym odliczyliśmy składkę od podatku.

Warto jeszcze wspomnieć o opcji „WYBIERZ RODZAJ”, która umożliwia wybranie rodzaju składek wg standardowych lub obniżonych (preferencyjnych_ oraz możliwości zaznaczenia składek chorobowych. Dzięki danej opcji, wszystkie pola w formularzu zostaną automatycznie uzupełnione wg obowiązujących stawek ZUS.

Po dodaniu składek ZUS dodatkowo zobaczymy tutaj opcje dostępne po najechaniu kursorem na daną pozycję dodanych składek ZUS. Są to opcje: edycji wprowadzonych składek ZUS, dodanie kolejnych składek na podstawie już dodanych oraz możliwość usunięcia wprowadzonych składek.

Składek ZUS nie trzeba więc wpisywać za każdy okres oddzielnie. Pozostałe składki w danym roku wystarczy przekopiować używając opcji „dodaj składki na podstawie tego okresu”.

Zestawienie urlopów

Na dole znajduje się jeszcze dodatkowa opcja pobrania zestawienia urlopów – przycisk „zestawienie urlopów” w dolnej belce przeglądarki. Wystarczy zaznaczyć wybranych pracowników, aby wygenerować dla nich raport urlopów w formacie PDF – kolumny z danymi imię i nazwisko pracownika, rok oraz urlopy zaległe, niewykorzystane, przeniesione itd.

Tak będzie wyglądało pobranie zestawienie w wersji PDF:

Sprawdź wszystkie funkcjonalności programu Systim: >> KLIKNIJ <<



← Powrót do "Kadry i Płace" Przejdź dalej do "Kadry i Płace cz. 2" →