Podróże służbowe pracowników – podróż krajowa a podróż zagraniczna

Duże firmy i korporacje często wysyłają swoich pracowników w delegacje służbowe. Pracodawcy mają do tego oczywiście pełne prawo. Trzeba mieć jednak świadomość, że zgodnie z obowiązującym w Polsce prawem pracy podwładni wysyłani w podróż służbową – czy to krajową, czy też zagraniczną – mają prawo do skorzystania z określonych przywilejów, dotyczących np. wypłacania diet w odpowiedniej wysokości, a także zwrotu kosztów przejazdu określonymi środkami transportu, noclegów, wyżywienia i innych uzasadnionych kosztów związanych z pobytem przez określony czas poza miejscem zamieszkania i siedzibą macierzystej firmy. Rozliczeniem kosztów podróży służbowej pracownik zajmuje się osobiście na podstawie zgromadzonych w trakcie podróży faktur i rachunków. Warto dowiedzieć się, jak to wygląda w praktyce zarówno w przypadku podróży krajowej, jak i zagranicznej.

Ogólne zasady organizowania podróży służbowych

Zanim dojdzie do organizacji podróży służbowej, należy wziąć pod uwagę kilka kwestii. Pierwszą z nich jest ustalenie środka transportu. W zależności od specyfiki danego wyjazdu, może to być transport publiczny (np. samolot, autokar, statek) albo samochód służbowy lub inny, który nie należy do pracodawcy. Nie można przy tym wymagać od pracownika, aby użył w tym celu własnego auta. Istnieje jednak możliwość zawarcia specjalnej umowy za porozumieniem stron, na mocy której pracownik może zobowiązać się do wykorzystania własnego pojazdu w celu odbycia podróży służbowej przy jednoczesnym zagwarantowaniu mu przez pracodawcę zwrotu kosztów takiego transportu (np. zakupu paliwa, wykonania przeglądu technicznego itp.).

Pracownik za odbycie podróży służbowej otrzymuje dietę w określonej wysokości. Może także liczyć na zwrot kosztów przejazdu. W tym celu powinien on przedstawić dokumentację poniesionych wydatków, np. zakupu biletu na dany środek transportu, zakwaterowanie i wyżywienie. Zwrot kosztów przysługuje pracownikowi również wówczas, gdy odbywa on podróż określonym środkiem transportu w dniu wolnym od pracy w przypadku podróży służbowych do miejsca wskazanego przez pracodawcę. Dotyczy to wyjazdów, które trwają przynajmniej 10 dni.

Koszty podróży służbowej rozliczane są w terminie do dwóch tygodni od jej zakończenia. Jeśli w jej trakcie pracownik korzystał z własnego środka transportu, może liczyć na zwrot kosztów przejazdu w wysokości iloczynu przejechanych w obie strony kilometrów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu ustaloną przez pracodawcę.

Podróż krajowa – ogólne wytyczne

W przypadku podróży krajowych pracownik pobiera dietę w wysokości 30 zł za każdą dobę przebywania poza miejscem zamieszkania. Te środki finansowe przeznaczone są na pokrycie kosztów wyżywienia. Gdy podróż trwa mniej niż 8 godzin, dieta taka nie przysługuje. Wyjazdy trwające od 8 do 12 godzin honorowane są dietą w wysokości 50%, a powyżej 12 godzin dietą w pełnej wysokości. Jeśli jednak pracownikowi zostanie przyznane bezpłatne wyżywienie, dieta może ulec proporcjonalnemu zmniejszeniu.

Wyłączenia diety obowiązują także za czas delegowania do miejscowości pobytu stałego lub czasowego danego pracownika, a także za czas przejazdu do danego miejsca i z powrotem w dniu ustawowo wolnym od pracy.

Pracownik może liczyć także na pokrycie kosztów przejazdu środkami komunikacji miejskiej w danym mieście. Na ogół można liczyć na profity w wysokości 6 zł za każdą rozpoczętą dobę wyjazdu. Można także zastosować możliwość rozliczenia udokumentowanych kosztów dojazdu środkami komunikacji miejskiej.

Standardowa maksymalna wysokość zwrotu kosztów za nocleg wynosi dwudziestokrotność diety, czyli 600 zł. Bierze się tutaj jednak pod uwagę faktyczną wysokość udokumentowanych rachunków. Jeśli jednak pracownikowi nie zapewniono wcześniej noclegu i nie przedstawił on dokumentacji za poniesione na ten cel koszty, w takim przypadku maksymalna wysokość diety wynosi 450 zł za każdą dobę pobytu poza miejscem zamieszkania (z wyjątkiem dni przeznaczonych na przejazd w obie strony).

Podróż zagraniczna – ważne kwestie

Jeśli chodzi o podróże zagraniczne, ich czas liczy się w zależności od użytego środka transportu. W komunikacji lądowej jest to okres od przekroczenia granicy danego państwa do chwili jej przekroczenia w drodze powrotnej do kraju. W podróży morskiej jest to czas od chwili wyjścia statku z ostatniego polskiego portu do chwili wejścia tego środka transportu do pierwszego polskiego portu w drodze powrotnej. W transporcie lotniczym natomiast czas ten liczy się od startu samolotu z polskiego lotniska do chwili jego lądowania w Polsce w drodze powrotnej. Wysokość diety uzależniona jest od docelowego kraju podróży. W przypadku podróży trwających mniej niż 8 godzin można liczyć na 1/3 pełnej kwoty; od 8 do 12 godzin do 50%, a powyżej 12 godzin na pełną kwotę diety.

Zwrot kosztów za noclegi odbywa się na podstawie zgromadzonych rachunków i faktur. W przypadku braku takich rachunków można liczyć na dietę w wysokości 25% należnego ryczałtu. W przypadku choroby za granicą można liczyć na zwrot kosztów leczenia.

Autor: Łukasz Stachurski

Źródła:

• https://www.pip.gov.pl/pl/f/v/228127/podroze%20sluzbowe%20karajowe%20i%20zagraniczne.pdf
• https://kadry.infor.pl/kadry/wynagrodzenia/podroze_sluzbowe/758062,Rozliczenie-podrozy-krajowej-polaczonej-z-podroza-zagraniczna.html