Kadry i Płace w programie Systim

Program kadry i płace cz. 1 - Kadry

Program Systim pozwala firmom usprawnić procesy kadrowo-płacowe związane przede wszystkim z prowadzeniem dokumentacji pracowniczej, wyliczaniem listy płac, ewidencją umów i czasu pracy, tworzeniem rachunków do umów cywilnoprawnych, generowaniem deklaracji oraz ich wysyłaniem bezpośrednio z programu Systim do Urzędu Skarbowego. Moduł kadr i płac wspomaga kompleksowo zarządzanie płacami i danymi kadrowymi pracowników.

Kadry

W zakładce „Kadry” widoczna jest lista wszystkich zatrudnionych w firmie osób — początkowo będzie ona prawdopodobnie pusta, jednakże po dodaniu pracowników utworzy się pełna lista wszystkich dodanych pracowników do programu z możliwością ich sortowania po wybranych danych (opcja „filtruj wg” lub kliknięcie w nazwę kolumny, np. „nazwisko”). Poprzez osoby zatrudnione rozumiemy tutaj wszystkie osoby, które otrzymują od naszej firmy wynagrodzenie — w formie umowy o pracę, umów cywilnoprawnych, jako członkowie zarządu na podstawie powołania, a także właściciele firmy.


Widzimy tutaj dodatkowe menu opcji po lewej stronie. Mamy możliwość podejrzenia listy pracowników, jak również dodanie do niej nowego pracownika. Możliwość podejrzenia listy wygenerowanych dokumentów do ZUS (np. DRA) poprzez opcję „Płatnik”. Widoczna jest również opcja podglądu historii edycji, dzięki której wiemy kto utworzył danego pracownika, edytował go i kiedy (lista ta jest niezbędna aby program spełniał wymogi GIODO). Kolejne opcje to: składki ZUS właścicieli, gdzie można wprowadzać składki opłacane przez właścicieli firmy (z możliwością utworzenia nowej deklaracji poprzez opcję „utwórz deklarację ZUS”, która pozwala nam na tworzenie deklaracji za pracowników) oraz zestawienie urlopów. Poszczególne opcje będą rozpisane w dalszej części.




Lista pracowników

Na liście pracowników widzimy wszystkich dodanych pracowników, mamy tutaj możliwość korzystania z dodatkowych opcji dotyczących danych pracowników – po najechaniu myszką na danego pracownika na liście, pojawią się opcje dodatkowe w postaci ikon. Opcje dostępne przy pozycji danego pracownika to kolejno: edycja danych pracownika, pobranie kwestionariusza osobowego, pobranie karty wynagrodzeń, pobranie PIT-2 (można dodać je potem do dokumentacji pracowniczej), podgląd kalendarza pracownika (na kalendarzu pracownika można zaznaczyć, np. dni urlopu chorobowego), podgląd kalendarza czasu pracy pracownika (w kalendarzu zaznacza się czas pracy danego pracownika), pobranie ewidencji czasu pracy, możliwość utworzenia deklaracji ZUS oraz możliwość usunięcia pracownika (o ile nie ma on już umowy, rachunków czy list płac — w takim wypadku można go jedynie „ukryć” opcją „archiwalny”).





Tutaj należy przede wszystkim zwrócić uwagę na ikonę opcji „pokaż kalendarz pracownika”. W opcji tej zobaczymy kalendarz pracowniczy, w którym będziemy mogli dodawać różne zdarzenia, takie jak urlopy bezpłatne, płatne, chorobowe itd.


Automatycznie pojawią się tutaj też informacje o delegacjach wprowadzanych w zakładce „delegacje”. Wprowadzamy tu dane, które później zostaną użyte na liście płac dla obliczenia różnych kwot wynagrodzeń urlopowych, chorobowych, potrąceń za urlopy bezpłatne itd. Klikając na dowolny dzień, możemy dodać nowe zdarzenie, podając jego rodzaj, czas trwania oraz ewentualny dodatkowy opis i zatwierdzając przyciskiem „Zapisz”.

Dodane zdarzenie możemy przesuwać „chwytając” je i przeciągając w inny dzień na kalendarzu. Można je również przedłużyć na kolejne dni, „chwytając” je z prawej skrajnej strony i przeciągając dalej. Można wreszcie — po najechaniu na dany element, użyć czerwonego przycisku „usuń”, aby dane zdarzenie usunąć.




Informacje które wprowadzimy na kalendarzu będą później brane pod uwagę przy naliczaniu m.in. listy płac, wynagrodzenia urlopowego, chorobowego i urlopów.

Kolejną wartą uwagi ikoną opcji jest „pokaż kalendarz czasu pracy pracownika”. Tutaj należy dla danego miesiąca i dla danego pracownika ustalić jego czas pracy.




Aby dokładnie rozliczać czas pracy (godziny nadliczbowe, nocne itd.), na początek należy włączyć na koncie pracownika zapisywanie czasu pracy w formie godzin od-do. Domyślnie dostępna jest opcja wpisywania wyłącznie ilości przepracowanych godzin, która pozwala na wygodniejsze wprowadzanie czasu pracy, ale uniemożliwi automatyczne naliczanie godzin nadliczbowych, nocnych itd. Aby to zmienić w module „administracja” wybieramy opcję „Rodzaj kalendarza w czasie pracy” i ustawiamy na „szczegółowy”.


Informacje tu wprowadzone będą później brane pod uwagę przy naliczaniu m.in. listy płac, wynagrodzenia urlopowego, chorobowego i urlopów.

Od tej chwili każdy użytkownik programu będzie mógł wprowadzać swoje godziny pracy w trybie szczegółowym, czyli z podaniem od której, do której godziny pracował.

W tym miejscu można dla danego pracownika uzupełnić jego faktyczny czas pracy. Możemy zrobić to automatycznie na dwa sposoby. Pierwsza opcja, to zaimportowanie czasu pracy z zestawienia czasu pracy, który pracownik wprowadził w zakładce „czas pracy” - do tego służy opcja „pobierz z czasu pracy”. Po kliknięciu tej opcji kalendarz zostanie wypełniony zgodnie z tym, co wpisał pracownik. Istotne jest, aby w edycji danego pracownika (w kadrach) powiązać go z użytkownikiem (w zakładce użytkownicy, czyli z osobą która się loguje do programu). Tylko dzięki tej ustawionej opcji program wie, z którego użytkownika pobrać dane. Jeśli powiązania brak, to wyświetli się komunikat „brak konta użytkownika”.


Druga opcja, to wypełnienie kalendarza wg obowiązującego danego pracownika w danym miesiącu grafiku — to można wykonać opcję „pobierz dane z grafiku”. Wymaga to wcześniejszego wypełnienia harmonogramu pracy za dany miesiąc.

Dane można również wpisywać ręcznie, jak i edytować w późniejszym czasie, np. już po zaimportowaniu ich z grafiku czy czasu pracy.

Po wprowadzeniu wszystkich danych zatwierdzamy je przyciskiem „zapisz”.

Teraz na liście pracowników będziemy mogli pobrać ewidencję czasu pracy, klikając przy danej osobie na link „pobierz ewidencję czasu pracy”. W ewidencji tej zobaczymy naliczone pracownikowi nadgodziny, godziny pracy wg grafiku i faktyczne.




Tak będzie wyglądała ewidencja czasu pracy wybranego pracownika w pobranej wersji PDF:




Dodawanie nowego pracownika

Aby rozpocząć pracę z kadrami i płacami, zacznijmy od pierwszego etapu — przyjęcia nowego pracownika.


W tym celu wchodzimy w zakładkę „Kadry”, wybieramy opcję „dodaj nowego pracownika”, lub klikamy ikonkę „zielony plus” w prawym górnym rogu listy pracowników.


Kliknięcie na zielony znak „plus” spowoduje otwarcie nowego okna z możliwością wprowadzenia wszelkich danych dotyczących danego pracownika.


Program wymusza na nas uzupełnienie podstawowych danych oznaczonych czerwoną gwiazdką – obowiązkowe jest tutaj podanie: imienia i nazwiska danej osoby, resztę pól system pozwala uzupełnić w późniejszym czasie. Dobrze jednak wprowadzić w tym miejscu wszystkie dane, które posiadamy o pracowniku, ponieważ będą one później łatwiejsze do odszukania oraz dodatkowo ułatwią wystawianie innych dokumentów na podstawie wprowadzonych danych, np wystawienie umów czy deklaracji podatkowych i ZUS, ponieważ bez uzupełnienia tych danych opcje te mogą nie działać prawidłowo bądź nie da się później wysłać deklaracji do urzędu skarbowego czy wyeksportować do programu „Płatnik”.

Z ważnych pól w tym oknie warto zwrócić uwagę na:

    1. Status („zatrudniony” bądź „archiwalny”) - pole to określa, czy dany użytkownik jest obecnie zatrudniony, czy planuje się go zatrudnić w przyszłości lub też nie jest zatrudniony, ale trzeba go jeszcze rozliczyć, np. w kwestii zaliczek czy wysłania deklaracji PIT. Jeśli dany pracownik przestał już u nas pracować najlepiej oznaczyć go jako „archiwalny” - taki pracownik nie będzie pojawiał się na liście pracowników, chyba że specjalnie wybierze się opcję, aby program takich pracowników jednak wyświetlał.

    2. Pole

      „Data ważności badania lekarskiego” i „Data następnego szkolenia BHP”

      -

      uzupełnienie danego pola będzie skutkowało późniejszą możliwością podglądu kiedy zbliża się termin końca ważności badania lub obowiązek przeprowadzenia następnego szkolenia BHP. Przypomnienia będą pojawiały się na panelu głównym na koncie Systim (zaraz po zalogowaniu się do konta) oraz informacja widoczna będzie także w kolumnach na liście pracowników.

    3. Pole „Urząd Skarbowy”

      - po kliknięciu w dane pole pojawia się rozwijana lista wyboru z której można wybrać Urząd Skarbowy do którego ma zostać przypisany dany pracownik.

    4. Pole „Udziały w firmie” - jest istotne, jeśli dana osoba jest właścicielem firmy — pozwoli to wtedy prawidłowo wyliczyć kwoty na deklaracjach PIT.

    5. Pole „Przypisany użytkownik” - po kliknięciu w dane pole pojawia się lista wyboru zapisanych w programie użytkowników. Po wybraniu z listy danego użytkownika zostaje on przypisany do pracownika.



Poza tym warto uzupełnić resztę danych o pracowniku (imiona, nazwiska, daty urodzenia itd.) oraz wszystkie adresy w zakładce „adresy”, jak również uzupełnić zakładkę ZUS — dane te będą potrzebne do wygenerowania deklaracji ZUS i podatkowych. Warto również uzupełnić historię wykształcenia i doświadczenia, dzięki czemu program samodzielnie obliczy dla danego pracownika datę przejścia na 26-dniowy wymiar urlopu.




Po uzupełnieniu danych klikamy „zapisz”, aby dane zapisać.




Po zapisaniu trafiamy na listę pracowników. Tu zwróćmy uwagę na filtry w górnej części strony, nad listą pracowników. Dzięki nim możemy wyświetlić pracowników według: „wszystkich”, tylko „aktywnych” (zatrudnieni), lub tylko „archiwalnych”.

Dodatkowo obok listy wyboru filtrowania widoczne jest puste pole z możliwością wyszukiwania pracownika po nazwie – wystarczy uzupełnić pole o wybrane dane pracownika, np. imię, nazwisko, pesel etc. Po wpisaniu wybranego słowa wyszukiwania, należy kliknąć znajdującą się obok ikonę „lupy” - program dokona wyszukiwania i wyświetli na liście odnalezionego (poszukiwanego) pracownika.




Na liście pracowników warto zwrócić uwagę na kolumny — klikając w nazwy kolumn, możemy posortować daną listę według wybranych nazw kolumn. Jest to zwłaszcza przydatne, gdy chcemy sprawdzić, komu kończą się terminy badań lekarskich lub szkoleń BHP — wystarczy kliknąć daną kolumnę, by posortować pracowników od tych, którym termin badania/szkolenia BHP wygasają w najbliższym czasie, do tych którym wygasają najpóźniej.






Płatnik

Opcja ta zostanie opisana w kolejnym rozdziale.



Składki ZUS

Z opcji menu po lewej stronie warto zwrócić uwagę również na „składki ZUS właścicieli”. W tej opcji widzimy listę wszystkich dodanych składek ZUS właścicieli firmy z możliwością dodania nowych składek poprzez kliknięcie ikony „zielony znak plus”.


Kliknięcie w ikonę „zielony znak plus” spowoduje otworzenie się nowego okna z możliwością uzupełnienia danych dotyczących składek właścicieli. Należy pamiętać, aby składkę za Fundusz Pracy księgować bezpośrednio do KPiR - moduł „Księgowość” zakładka „KPiR”. Pozostałe składki również zalecamy księgować bezpośrednio do KPiR. W tej zakładce najlepiej wprowadzać jedynie składki zdrowotne.


Pozostałe składki ZUS można albo zaksięgować albo wpisać również w opcji „Składki ZUS”. Jednakże należy pamiętać, aby nie księgować ich w dwóch miejscach - nie można pozostałych składek zaksięgować w KPiR i w opcji „Składki ZUS”.



Wprowadzone prowadzone zapłacone składki właścicieli zaksięgowane do KPiR znajdą się tylko w KPiR, natomiast cała reszta zarejestrowanych składek (poprzez opcję „Składki ZUS”) nie pojawi się w KPiR. Tak więc uzupełnienie danych w okienku „Składki ZUS” nie powoduje przeniesienia danych do KPiR.

Wszystkie wprowadzone składki zostaną uwzględnione przy naliczaniu podatku, co będzie widoczne na deklaracjach oraz w „zestawieniu podatkowym PIT”.

Oznacza to, że wszystkie zaksięgowane zapłacone składki ZUS zostaną przeniesione do deklaracji i zestawienia podatkowego PIT. Z wprowadzonych danych będzie można utworzyć ww. dokumenty.


Istotne są tu pola „za okres” oraz „okres odliczenia”. Przykładowo jeśli składka ZUS dotyczy okresu pracy „za marzec 2017”, to pole „za okres” będzie ustawione na „2017-03” zaś pole „okres odliczenia” będzie ustawione na „2017-04”, czyli okres w którym odliczyliśmy składkę od podatku.

Podsumowując:

Po dodaniu składek ZUS dodatkowo zobaczymy tutaj opcje dostępne po najechaniu kursorem na daną pozycję dodanych składek ZUS. Są to: możliwość edycji wprowadzonych składek ZUS, dodania kolejnych składek na podstawie już dodanych oraz usunięcia.




Zestawienie urlopów

Ostatnia z dostępnych opcji w menu po lewej stronie to „zestawienie urlopów”. Możemy zaznaczyć wybranych pracowników i pobrać dla nich takie zestawienie. Pokaże nam ono informacje o wykorzystanych, należnych i zaległych urlopach dla wybranych pracowników. Opcja "historia edycji" pokaże nam wymagane przez ustawę o ochronie danych osobowych informacje o pracownikach i edycjach ich danych.




Tak będzie wyglądało pobranie zestawienie w wersji PDF:






Sprawdź wszystkie funkcjonalności programu Systim: >> KLIKNIJ <<


← Powrót do "Kadry i Płace" Przejdź dalej do "Kadry i Płace cz. 2" →




30 dni testów za darmo, bez zobowiązań

Zobacz pełny cennik

Księgowość w Systim - wideo

← Sprawdź poradnik wideo




Więcej szczegółów na:

Wykorzystujemy pliki "cookies" aby nasz serwis lepiej spełniał Państwa oczekiwania. Możesz zablokować możliwość wykorzystywania tych plików poprzez zmianę ustawień w swojej przeglądarce internetowej. ok