1. Automatyczne księgowanie wystawionych faktur
2. Automatyczne naliczanie list płac i rachunków
3. Ryczałt, KPiR i pełna księgowość
4. Integracja z KSeF
5. Wsparcie księgowych
Opublikowano: 22.07.2021
W maju 2018 roku weszły w życie nowe regulacje prawne dotyczące kwestii ochrony danych osobowych. Dokument znany pod nazwą RODO zmienił wiele przepisów dotyczących tego zagadnienia, usprawniając ochronę najbardziej wrażliwych danych. Zanim wszedł on jednak w życie wiele osób, w tym przedsiębiorców, zastanawiało się, czy dokona on jakichś zmian w kwestii obowiązku wydawania upoważnień np. dla pracowników do przetwarzania danych osobowych, a także prowadzenia ewidencji osób upoważnionych. Praktyka życia codziennego pokazała, że wszelkie regulacje prawne w tym zakresie zostały utrzymane w mocy i nie wprowadzono w nich żadnych drastycznych zmian. Warto dowiedzieć się, jak w praktyce wygląda procedura udzielania upoważnień pracownikom odnośnie do przetwarzania danych osobowych w świetle konieczności szczególnej ochrony poufności tych wrażliwych informacji.
Zasadniczo w świetle obowiązującego prawa najważniejszym podmiotem, który ma prawo do udzielania zgody na przetwarzanie danych osobowych w określonych sytuacjach, jest administrator danych osobowych. Jedynym wyjątkiem są szczególne sytuacje, o których wspomina prawo unijne albo prawo określonego państwa członkowskiego. W praktyce istnieje jednak wymóg ograniczenia zakresu wydawanego upoważnienia do minimum. Najlepiej, aby wspomniany zakres dotyczył jedynie sytuacji, gdy ewentualny brak dostępu do możliwości przetwarzania danych osobowych w praktyce uniemożliwiałby danemu pracownikowi sprawne wykonywanie przypisanych mu obowiązków służbowych.
O zakresie upoważnienia pracownika do przetwarzania danych osobowych decyduje kierownik firmy, który działa w porozumieniu z przełożonym danej osoby. Często zadanie określenia konkretnego zakresu upoważnienia powierza się kierownikowi działu albo innej jednostki organizacyjnej, w której jest zatrudniona dana osoba. Jeśli w przedsiębiorstwie ktoś pełni funkcję Inspektora Danych, należy również poprosić go o zdanie w tej sprawie. Generalnie jednak zakres jego obowiązków ogranicza się tylko do ustalania zakresu upoważnienia. Nie zajmuje się on natomiast jego wydawaniem.
Właściwie w każdym z firmowych działów przy różnych sytuacjach niezbędne może okazać się przetwarzanie danych osobowych. To oznacza, że stosownego upoważnienia w tej sprawie można udzielić na przykład pracownikom działu kadr, marketingu, handlu itp. Co więcej, konkretne pełnomocnictwo można wydać nie tylko na rzecz pracownika etatowego. W określonych sytuacjach z uprawnienia tego mogą korzystać także zleceniobiorcy, osoby wykonujące pracę w oparciu o umowę o dzieło, a nawet stażyści i praktykanci.
Upoważnienie dla pracownika w kwestii dotyczącej przetwarzania danych osobowych wydaje zawsze administrator danych osobowych lub reprezentująca go osoba. W firmach jednoosobowych jest to zazwyczaj sam przedsiębiorca, natomiast w spółkach z ograniczoną odpowiedzialnością członek zarządu. Kierownik działu, w którym pracuje dana osoba, ma prawo wglądu w przyznawane uprawnienia. Jest to związane z jego faktycznym zaznajomieniem z określonymi obowiązkami przypadającymi w udziale danej osobie.
Zdarza się, że pewne usługi są wykonywane przez przedstawicieli firm outsourcingowych współpracujących z danym podmiotem. W takiej sytuacji zaleca się, aby administratorem danych w dalszym ciągu pozostała ta sama osoba, z zewnętrzną firmą należy jednak zawrzeć osobną umowę, zwaną też umową powierzenia. W praktyce nadaje się upoważnienie przedstawicielowi danego podmiotu do nadawania upoważnień innym osobom w imieniu pierwotnego administratora zgromadzonych danych osobowych.
W firmach często dochodzi do rotacji na określonych stanowiskach pracy. Zgodnie z zasadami tzw. dobrych praktyk trzeba zatem na bieżąco sprawdzać, czy dana osoba może jeszcze dysponować upoważnieniem do przetwarzania określonych danych osobowych, czy też nie. Weryfikację tych spraw należy przeprowadzać regularnie. O jej częstotliwości decydują jednak w głównej mierze kwestie indywidualne, np. wielkość przedsiębiorstwa, charakter prowadzonej przez nie działalności, liczba zatrudnianych pracowników itp.
Do obowiązków administratora danych po udzieleniu upoważnienia zalicza się ewidencjonowanie osób upoważnionych do przetwarzania danych osobowych. W specjalnie prowadzonej w tym celu dokumentacji powinny znaleźć się imię i nazwisko osoby upoważnionej wraz z loginem wykorzystywanym do przetwarzania danych (loginy pozwalają na skontrolowanie, kto dokładnie ma prawo do przetwarzania danych osobowych), a także zakres upoważnienia i datę jego nadania oraz ustania.
W ewidencji warto zaznaczyć też, jakie stanowisko piastuje dana osoba. Dzięki temu można łatwo zweryfikować, czy przyznany zakres upoważnienia rzeczywiście odpowiada zakresowi wykonywanych obowiązków służbowych.
Autor: Łukasz Stachurski
Źródła:
... to dokładnie to czego szukałam [...] a w momencie, gdy zabrakło mi ważnej funkcji, szybko wprowadzono ją na zamówienie ...
Obsługa pełnej księgowości, dzięki Systim jest niewiarygodnie prosta. Polecam.
... myśląc o rozwoju firmy potrzebujemy nie programu komputerowego, ale partnera, który rozumie potrzeby firmy z sektora MSP ...
... Bardzo, bardzo dziękuję! udało się dodać zwolnienie - wszystko jak Państwo piszą, przepraszam, że byłam taka uciążliwa, ale to pierwsza lista płac, którą tworzę (u Was) i stąd wiele pytań... system jest ogólnie świetny a wsparcie techniczne chyba najlepsze na jakie trafiłam :):) ...
Niemalże codziennie widzę zmiany w systemie, ostatnio nawet ulepszona została szata graficzna. Oby tak dalej, cieszę się że mogę z Wami współpracować, bo widać, że zarówno pracownicy obsługi klienta jak i dbający o jakość produktu nie spoczywają na laurach.
... to jedyny program do wystawiania faktur online z którego mogę bez problemu wydrukować kilkanaście faktur na raz, bez żadnych problemów z marginesami czy ustawieniami przeglądarki ...
Program nie jest doskonały, natomiast jest najpełniejszy ze wszystkich, jakie testowaliśmy. Nikt inny nie proponuje tyle rozwiązań co Systim.
Dziękuję serdecznie za szybkie rozwiązanie problemu. Od początku naszej współpracy macie nastawienie pro-klient, stąd zawsze polecam i dalej będę Wasze usługi.
Nowości prawne wdrażane są błyskawicznie, a obsługa klienta rozwiąże każdy problem.
Systim to nie tylko program do faktur, ale też księgowość internetowa, magazyn i płatności - dlatego jego wybór jest czymś oczywistym dla każdej rozwijającej się firmy.
Cieszę się zmianami jakie ciągle wprowadzacie. Program zrobił ogromny postęp wizualny i funkcjonalny względem samego początku i duży plus za ciągły rozwój. Ciesze się, że śledzicie Państwo na bieżąco przepisy prawa i wymagane obowiązki, dzięki czemu program ciągle jest aktualny z zobowiązującymi przepisami, a zmiany trafiają do systemu dużo szybciej i mogę się z nimi zapoznać. Szacunek do klienta i indywidualne podejście, to Was bardzo wyróżnia.
Gdy zakładałam firmę nawet nie wiedziałam jak wystawić fakturę. Z Systim okazało się to wręcz śmiesznie proste.
Po przejściu przez wszystkie funkcjonalności programu - jest to nieporównywalny mechanizm we wszystkim.
Świetny program, bardzo przyjazny i czytelny dla użytkownika. Poleciłam program paru znajomym firmom w Warszawie. Filmy instruktażowe bardzo pomocne. Dziękujemy.
Systim to doskonały program do faktur online, pozwalający na komunikację między naszymi biurami w całej Polsce i za granicą.
... porównanie cenników mówi samo za siebie [...] przeszliśmy na program do faktur Systim bo po prostu jest taniej ...
Zaufałem Wam i nie żałuje, dobra robota! Program ciągle doskonalony, wszystkie wątpliwości lub braki - rozwiązywane przez Państwa w kilkaście minut, pomoc techniczna - natychmiastowa. Nie znam lepszego programu za taką cenę, to dobrze o Was świadczy.
Zaufałem Wam i nie żałuje, dobra robota! Program ciągle doskonalony, wszystkie wątpliwości lub braki - rozwiązywane przez Państwa w kilkaście minut, pomoc techniczna - natychmiastowa. Nie znam lepszego programu za taką cenę i tak dobrej obsługi technicznej, to dobrze o Was świadczy.
Na rynku są różne programy magazynowe, ale wśród nich Systim wyróżnia się wygodą obsługi, szybkością działania i niezawodnością. Polecam.
Dziękuję za możliwość założenia własnego sklepu internetowego wraz z pełną obsługą programu Systim. Dziękuję również za wprowadzenie możliwości zmiany wizualnej sklepu - kody CSS i JavaScript. Jesteście najlepsi w swojej branży :)
Good job! Program niezastąpiony w naszej firmie od lat. Wystawianie faktur to jedno kliknięcie myszką.
Szybka faktura dla klienta? Z Systim to nic prostszego, dlatego wybrałem właśnie ten program. Dużą zaletą jest też to, że jest to również program do KPiR i wystawiania umów.
... w końcu znalazłem narzędzie które pozwoliło zinformatyzować moją firmę, i to tak niewielkim kosztem ...
Ja przy Systimie zostaję na stałe, ze względu na funkcjonalność i bardzo dobry kontakt z obsługą techniczną.
Systim to ciągle rozwijające się narzędzie, a dodatkowo na zamówienie wprowadzono bardzo ważną dla mnie funkcję, to niesamowite. Polecam testować, program jest niezawodny.
Ludzkie podejście, miła obsługa, dopracowany program.
Obsługa drukarki fiskalnej i integracja Allegro z Systim - czysta bajka. Polecam i dziękuję.
W końcu program, w którym mogę zarządzać kilkunastoma magazynami w całej Polsce. Dziękuję.
Bardzo dziękuję za wprowadzenie obsługi drukarek fiskalnych - w końcu mogę wszystko robić w jednym programie, a nie w trzech jak dotychczas.
Dołącz do naszych subskrybentów i otrzymuj najświeższe informacje na temat Systim.
